一些英文邮件写作误区

由于工作关系，我经常收到祖国同胞写来的英文邮件。我发现这些邮件在格式和用词方面经常出现一些不规范的写法，有时会导致沟通交流方面出现问题，所以我在这里总结一下以供有需要的朋友们参考。

此处加粗防杠：我这里说的“误区”和“不规范写法”，指的是英语母语使用者们都不用的或者是忌讳的写法。你要是觉得哪来那么多规矩，老子就是想怎么写怎么写只要意思差不多就行，那没问题，请随意。没有你写的错哪能显得我们写的对呢🤷🏻‍♀️

现在国内学生学英语好像都不怎么重视信件这一类的应用文体写作，可能因为雅思托福之类的考试都不考吧。但实际上信件书写能力非常重要，不管是电子邮件还是更加正式的纸质信件，因为外国人（至少英国人吧）还是将书面信件视为最常用也是很正式的一种沟通方式，工作上的事项也是以邮件沟通为主。不管是工作还是留学，都少不了要写很多邮件。而邮件是自有一套写法的，写得合不合规矩直接反映写邮件的人是否professional。现在国内可能工作上更多使用微信之类的即时通讯软件，所以这一点上有很大不同，很多人把邮件当成即时通讯软件来用，我认为这也是导致误区存在的一大原因。

有些问题真的是非常非常基础，可是我隔三差五就会看到有人犯同类错误，所以下面某些点不是我啰嗦，是真的有这样的问题。

下面正式开始。

1. 开头的客套话

错误示范：

❌Dear xxx, Hello!

❌Dear xxx, Good morning!

❌Hello dear xxx, Good morning!

这种错误很常见，原因也很简单，就是在写的时候把中文的“亲爱的xxx，你好！”“早上好，亲爱的xxx”给硬翻成英文，但英文里是没有这种写法的，所以会显得很奇怪。

正确示范：

Dear xxx,（然后直接开始说正事）

如果你非要加两句问候语做发语词的话，可以写：

Dear xxx, I hope you are well. （然后开始说正事）说正事的发语词可以用I am writing to do sth. / in relation to sth. 类似的礼貌表达还有很多，在此不赘述了。

2. 收件人的头衔和名字要写对

我觉得这一点非常基础，但是总能遇到搞不明白的人……以留学生举例，给老师写邮件的话，一般频繁直接对接学生的老师不会介意学生直呼其名，比如你的班主任，这样的情况直呼其名就好（只是first name，不要用人家的姓氏或者全名来称呼！！），也就是不用加title。如果是比较有距离感的老师，或者年纪特别大特别德高望重你不好意思直呼其名那种，就称呼其“头衔. 姓氏”，如Dr. Smith，或Professor Smith。这里需要注意的是，一定要搞清楚人家到底是Doctor，还是Professor，还是其实什么都不是，否则1.搞错了很不礼貌，不管是写高了还是写低了，2.我见过逮谁都喊Professor的，你喊教课的老师Professor也就算了（好像在美国可以这样？），管教务人员也叫Professor，他们不会觉得你特别礼貌，只觉得你脑子秀逗🙃

比如给头衔为Doctor的Mary Smith老师发邮件——

错误示范：

❌Dear Smith,

❌Dear Mary Smith,（像广告邮件开头，日常通信不要这样写）

❌Dear Professor Smith,

正确示范：

✅Dear Mary,

✅Dear Dr. Smith,

再多说一点，关于老外的名字，很多人在通讯录里有一个正式的大名，但日常交流中使用的是缩略版的名字。比如Catherine ➡️ Cathy，Nicolas ➡️ Nick等等；还有一些人并不使用自己大名里的first name，而是用middle name（比如英国演员Jude Law全名David Jude Law）。所以在老外回复你邮件时，请留意ta在邮件最后的落款写的是什么名字，如果跟你之前写的不一样，再一次写信时请一定改过来。而且注意不要拼错。

3. 大小写要规范

很简单，就是该大写大写，该小写小写，不要搞花样。全部用大写字母确实有强调作用，但是很不礼貌，如果收件人不是你的下级，那还是别用了。我曾经收到过连标题带正文全都用大写字母来写的邮件，大概是”I NEED AN OFFER LETTER NOW”这样，简直可怕。但是该大写的地方请一定不要不好意思大写，尤其是表示“我”的字母I，可能有些人聊天打字打习惯了就是不大写，发邮件的时候请不要偷懒一定要好好大写。

可能有人会说，可是我们平时看到的出现在各种媒体上的文案经常就是大小写混乱啊，这怎么解释？那些文案多数是用于广告宣传目的，为了传播效果脱离规范进行一定的艺术加工是可以的，和书信这种正式文体的语言环境不同。就好比，你办文件需要上传证件照，你不能传一张毕加索风格的自画像上去吧？

4. 不要乱用感叹号和emoji，不要写波浪号

英文的工作邮件当中一般很少用到感叹号，尤其你和对方并不太熟的时候，完全没有必要用感叹号，否则显得不太礼貌。包括一些问候祝福的套话，用句号就可以了，不需要用感叹号来表现你多么真诚。emoji同理，如果你已经和对方很熟，并且邮件的内容比较随意的时候，可以适当使用，但一般不要用。

错误示范（在正式的工作邮件中）：

❌I hope you are well!

❌I hope you are well😄

正确示范：

✅I hope you are well.

如果你真的因为有求于人等等原因想缓和气氛，可以在措辞上下功夫，比如想道谢的话，可以多写几句别人帮的忙到底给你带来了什么好处之类。

下面这一条真的是大雷，就是写波浪号，在任何情况下都不要写波浪号！！

错误示范：

❌❌❌I hope you are well~

这是把中文网络语言的习惯带到了英语里，但英语的网络语言没这习惯，别人根本不懂你什么意思。所以，不要写！退一步讲，在工作邮件当中这也不合适。

5. 不要使用口语中才有的表达

曾经收过一个博士生的邮件，说个正事，通篇”I wanna”，”I gonna”……太尴尬了。以前流行看美剧学英语，这很正常，但不是学到的所有的表达都适合不分场合地使用，如果不确定，最保险的做法是在剧中什么语境下学到的表达就只在什么语境中使用。不是一味地使用各种口语俚语就显得自己英语地道的……

我感觉也许现在一部分人流行文化接触得太多，正经书读得太少，写作训练也做得太少。就考试之前为了应试突击一下，到了真实应用的时候就很成问题。除了把邮件当微信用以外，还有一个毛病就是写东西的时候总是习惯从中文硬翻成英文，而不是直接写英文，导致最后出来的语句非常不自然，不符合英文的语言习惯。其实写邮件是非常好练习的，因为有很多常用句型可以套用，工作上的交流来来回回就那么几种语境，每一种都有大家广为接受的表达方式。最实用的练习方法就是模仿，看native speaker怎么写的，然后自己在理解的基础上举一反三即可。