【分享】我的个人信息管理系统（二月总结+第5版图解）
来自: 正念心师赵全宇(做个会讲故事的人)
【看这里】本人最近在写一部青春校园心理学科普长篇小说《心理系》，讲述大一新生沈凝怀揣着对心理学的热爱和理想，在本硕七年的大学生活中不断学习和实践心理学智慧的故事。已在豆瓣阅读连载，欢迎大家订阅（http://read.douban.com/column/1008555/）。 --------------------------------------------------------------------------------------- 2.28更新 距离上次发帖又过了4周，这4周我坚持再用记事本这个方法，通过记录，我完成了以下任务：（1）论文初稿100%；（2）读书计划220%；（3）听TED演讲65%；（4）健身减肥50%。 通过这一个月的实践，我对“记录”有了新的认识：一是记录的流程，将APP和记事本完美结合起来，各取所长，提高效率；二是记录的内容，针对“梦想日记录”v4版本的一些弊端，重新设计了v5版本，更简洁、更直观、更当下、更高效。好了，让我逐一介绍。 1. 记录流程 首先，记事本和手机要随身带，这是前提。我的记录主要有三个方面： ①事件-时间记录。这个是记事本圆梦的核心，记录你在梦想实践上花了多长时间有利于你坚持下去。不过，这里存在一个问题，某个活动并不能一直做下去，经常被别的事情打断，这就形成了一个任务好几个时间段的问题。而记事本空间有限，每个时间段都记录不仅浪费页面，还不现实。于是，我找到了一个记录时间的手机APP，叫Time Recording，可以设定任务，然后自动chick in 和chick out来记录时间，非常方便。比如我2.22那天的日程，如下图。这样就可以把同一个活动的时间加起来（软件自动综合），然后记录到记事本上，方便整体回顾和分析。
②云端笔记。这个主要是用手机看电子书时或在外拍摄照片时，用记事本来记就不太可能了。我用的是Ynote（Wiz笔记我的手机同步不了），设置个总收集箱（见下图），每次都迅速的存到这个目录下，晚上统一整理。而用记事本记录的信息，定期也会整理到Ynote上，方便存档。
③思想记录。对于一些创意、思想、点子等，我非常喜欢用草稿本来记录，因为草稿本可以不受拘束的随便乱画（我的记事本最后一栏就是这个功能）。对于比较成熟的想法，会整理成MindManager，以便后续继续添枝加叶。 最后，所有记录过的页面我都不会扔，分好类，用塑胶装订夹打包，放在一个盒子里，完成归档。
对于工作方面，我倾向使用八页小书来记录日常事务，A5或B5记事本来做会议记录，然后重要的项目则用Office管理。 2. 记录内容 这里主要说两个，一是月计划v1.1；二是梦想日记录v5。 2.1 月计划v1.1 这个月计划和之前那个没什么区别，就是背面简化了时间统计。
2.2 梦想日记录v5（这个是重点！！） 对于如何有效战胜拖延、实现目标，我觉得记事本不能仅仅作为“记事”这么简单，而应该为自己的成长做出贡献。于是我探索、研究怎样发挥记事本的这个方法的潜力。经过一个多月实践，我的“梦想日记录”第5版终于出炉了。个人认为，这是我经过“简单-复杂-再简单”这个过程得到的认识。不多说，下面图解。
①将“Dream Item”换成了“Personal Target”，这样更具体、更当下、更实际。 ②将“1W hrs left”换成了“Hours Left”，并且根据每天自由支配时间的70%设定了该目标计划用时，这样时间短，一来容易完成，二来更有紧迫感。 ③按0.5小时为单位记录该活动用时。 ④Memo处写当日执行心得。 ⑤将“English Learning”单独拿出来，不作为Personal Target，表示重视。（那个图是我自己设计的学习流程图，详见：http://www.douban.com/note/263359339/） ⑥当日感悟。写下激励自己、安慰自己的话，让自己走得更远。 这个版本是我最满意的版本，而我也一再强调，自己的设计可以符合自己的生活状态、理想要求和记录风格。我也希望这个帖子能给大家带来思考，实现自己的计划。也不枉我写了这么多啊，呵呵~~ 附：我的记事本分类
分别是：梦想·日程、英语·摘抄、活动·研讨、家庭·财务、收集·备忘。 ------------------------------------华丽的分割线-------------------------------------- 1.30原帖： 从1月8号接触“记事本圆梦计划”到现在3周的时间，初步的建立起了一个“个人信息管理系统”的框架，尽管还需要完善很多细节，但先把最近的成果总结一下，发上来与各位共勉！！ 1. 原则 （先唱些高调，不喜欢看的可以直接跳到图片部分。） 1.1 简单原则 无论是方法，还是工具，一定要选择在1小时内能看懂、1天内能上手的，如果达不到这个要求，那就说明它对你来说有些难，也不适合你用来进行自我管理。不论这个方法或工具在某人那里用的多么HIGH。 1.2 适度原则 就拿记事本记录表格来说，理论上，我们可以设计出几十种表格来管理我们生活的方方面面。这看似遵循了这个方法，但实际记录起来就会发现，光是选择用什么颜色的笔就能消磨掉你的耐心了，更别说还有一丝不苟的全部记录完毕。所以，只需要最重要的几种（5±2）即可。 1.3 5±2原则 我们短时记忆的容量一般为7±2个，也就是5~9个。但短时记忆只能持续最多2分钟的，所以才需要记事本来帮助我们清空大脑。如果把这个数字套用在每天完成的任务数量上时，我仍然觉得有些多。所以，我改成了5±2，也就是3~7个。大任务3个足矣，小任务最多7个。如果每天按这个数量完成任务，你的人生不成功都难啊。 1.4 系统原则 个人信息管理（也叫知识管理）不是只用一个记事本就能完成的。要想发挥记事本的最大功效，必须建立一个适合自己的信息管理系统。这个系统除了前期准备以外，主要包括： ①信息采集，就是记录各种信息； ②分析信息，记录不是目的，目的是分析哪里可以加强、哪里需要改进； ③总结分析，把分析的结果再记录下来，以便以后回顾； ④存档总结，一旦信息多了起来，就需要建立档案，将以前的记录都存起来，还要建立检索系统，方便以后查找。（这方面我还没建立起来） 1.5 整合原则 一个系统不可能只用记事本就能实现，我们需要选择多种工具来完成这项系统工程。其中包括： ①纸质本，方便随时记录和视觉化，一般要选择2-3种不同规格的本子； ②电子文档，包括文件夹、云端笔记本、手机APP等，主要要用存档和检索； ③草稿本，其实这个也是纸质本，把它单列出来是因为草稿本是前期准备、头脑风暴、临时事务记录等绝佳工具，它不受任何限制，使用完毕将有用信息转移到其他工具上即可扔掉了。 1.6 流程化原则 GTD的一个重要理念就是流程化，简单的理解，就是规划先做什么、后做什么到达一种高效的习惯。记录的流程化需要个人不断的摸索和总结，一旦建立起来，就会感觉很轻松，事半功倍。 1.7 本质原则 思考一件事要从“为什么”开始，明白了“为什么”，再去想“是什么”和“怎么办”。如果采用这样的一种思维模式，就不会为记录而记录，就会把每个任务都当作是为了实现某一个终极目的而进行的。但是想明白本质也不容易，这也需要不断的自我探索和分析，不管时间长短，终会有所发现的。 1.8 坚持原则 这个是最简单易懂的，没有坚持，一切都是空谈。 2. 我的系统 我的记事本信息管理系统也是参考了一些书籍和豆友的文章慢慢形成的，不过还处于初级阶段，需要经过实践来调整。我的系统里包含这样几个要素： 2.1 工具 2.1.1 A6活页本 这个本子是系统的核心，主要的功能有： ①终极目标和年目标检视； ②月计划和日时间事件记录（后面详述）； ③名言、训诫、知识、灵感、财务、英语等随看随想随记； ④各种小工具的携带。 2.1.2 A4活页本 一开始我的各种记录表都用A4制作，后来发现不光携带不便，记录起来也不太方便。于是买了A6大小的活页本，几乎把所有原本A4大小的表格都整合进了A6本子里。目前A4活页本只做以下之用： ①记录读书笔记和听课笔记； ②梦想可视化清单； ③存档。 2.1.3 Wiz笔记 这是我目前发现的最好用、最便宜的云端笔记本。之前一直用evernote，可树形目录用不习惯，经过对比，最后确认使用Wiz笔记作为自己电子化记录、存档的载体了。有文章将这种云端笔记本（比如evernote）变成了GTD的工具，我是没学会，觉得太复杂不适合我。而我用Wiz也没建立多复杂的文件系统，只是把它当作一个可以保存在云端的文件夹罢了。 2.1.4 手机 我用的是安卓系统，除了可以同步Wiz笔记外，最常使用的就是用GO桌面的TO DO List插件来当“生活收集箱”使用。顾名思义，这个TO DO List里面基本都是跟生活有关的临时事件，处理完了一打对勾即可，不需存档。 2.1.5 八页小书 时间管理专家张永锡开创的八页小书是个神器。正如他所说，GTD的理念是简单、高效，而八页小书也正以此为原则诞生。首先它很小，放在A6本的票据袋里即可；其次它可以分类、信息容量大，如果作为一天的量使用，绰绰有余；最后，方便存档，打开还是A4的纸，直接打孔放入A4活页夹即可，便于以后查阅。这个工具我主要用于工作记录。 2.2 模式和流程 2.2.1 模式 之前发的那篇介绍自己本子的日志（http://www.douban.com/group/topic/36200678/）里面罗列了N多分类，每个分类下其实还有2-4种表格。这样看似“强大”，实则苦了自己——不是忘了记录A，就是记录太多而烦。于是我开始简化、整合这些表格，能在一张表里实现的，绝不放入两张表。经过一周左右的实践-修改-再实践-再修改，最终确定了记录的模式： ①以梦想为核心，多种方法（时间事件记录法+番茄工作法+10000小时训练法+九宫格日志法）组合运用； ②用数字说话； ③多种颜色区分不同主题； ④日、月、年三层检视。 2.2.2 流程 就像我之前说的，流程就是先做什么、后做什么以达到高效目的的做事顺序。由于我现在还是学生，一天的时间基本上都自由支配，所以这个流程仅供参考。我的记事本使用流程如下（配图看）： 先把梦想、终极目标、年目标，各种大于一天的计划都写好；
列计划： ①翻到日梦想记录那页，写上日期、天气、心情； ②规划这一天要完成的梦想训练任务，从最重要的开始，列3-5个； ③列出准备工作（即非梦想任务）； ④列出要做的生活事件； 开始执行： ⑤每开始一项任务先估计完成的番茄时间，然后把开始时间写上（黑色）； ⑥执行番茄时间，若被打断，记录上关键词（红色）； ⑦完成后记录实际所用番茄时间（小于等于估计值用蓝色，大于估计值用红色），再写上结束时间（颜色同上），再在任务前打勾； 统计： ⑧任务都结束后统计每个梦想的训练任务所用时间，进行记录（三个梦想三种颜色）； ⑨睡前写九宫格日志和总结； （注：因为已经决定了自己的梦想，所以在最上面的Dream Item里是打印出来的，不用每天写了，下面的Discipline Subject是由梦想而分解的训练任务。）
有些同学这里看的还不是很懂，我再介绍下： ①绿色的框里是梦想项目以及分接下来的任务； ②紫色的框是番茄工作法，P是Plan的缩写，表示预计用几个番茄数，A是Actual的缩写，表示实际使用的番茄数，Break表示被打断的事情； ③黄色的框是时间事件记录法，主要用于记录每个事件所用的时间，以及和之前的番茄数进行对比，以便提高时间使用效率； ④红色的框就是10000小时倒计时，每日统计每个梦想训练的时间，并且记录还剩多少时间，以激励自己。 至于九宫格日志法，那就是这页的背面了，看上图即可。
其他： ⑩名言、训诫、知识、灵感、财务、英语等随看随想随记。
3. 后记 这个记事本信息管理系统还处于雏形阶段，还需要不断的更新和完善，就像我制作“日梦想记录”这个表一样，其实是把4-5种表格整合在了一起，这个过程我一共打废了30多张A6纸、20多张A4纸（下图就是之前的版本）。交了如此少的学费，就换回了如此满意的工具，很值。我想告诉大家的是，这种表格，最好自己设计，拿来的模版虽然方便，但毕竟不符合自己的习惯和要求。自己动手，不但能更深入的理解了“记事本圆梦计划”的本质，还能因为这个工具出自自己之手而感到价值倍增，进而充满行动力呢。
本文虽是“个人信息管理系统”的标题，但重点介绍的是我A6活页记事本的使用心得，至于其他工具的使用，很多人都大同小异，我也没什么出奇的地方，就不再介绍了。由于本人只挂Q不聊Q，就不建群了，有什么问题就跟帖、留言、发豆油吧，我每天定时上网会回复的。 最后再次感谢您的不厌阅读。祝大家都能在自我管理方面取得突破和成就！ 附：一些关于梦想的stuff
------------------------------------------------------------- 电梯1：http://www.douban.com/group/topic/36389253/?start=100 电梯2：http://www.douban.com/group/topic/36389253/?start=200
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