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都快2021年了，你还不知道如何提高工作效率？

The 2020-12-03 12:12:31

想要提高自己的工作效率抛不开几个要素：工具、方法、技巧。不管是工具也好、方法也好、技巧也好重点在于能够如何提高工作效率。

关于如何提高工作效率的工具和方法，我看其他答主已经推荐了非常非常多了，那我只能结合工作场景来让题主可以更加灵活的使用这些方法或者工具。希望通过阅读完我的这篇文章，可以给你带来意想不到的收获。

我平常的工作是新媒体运营，每天都有无穷无尽的数据需要分析，也经常需要在开会前极短的时间内编写出优质的PPT。所以我将结合自己的工作经验，主要从以下这四个日常工作应用场景再结合详细的使用方法去着手去分享我所了解并且经常使用的几个工具。

1、提升工作效率，从理清电脑文件开始

2、提升工作效率，少不了如何制作PPT

3、学会制作工作日程，100%提高工作效率

4、学会编写会议纪要，100%提高工作效率

无论在日常生活还是工作中，解决问题都脱不开How，也就是方法论。利用工具来提高自己的工作效率的方法论是什么呢？相信看了我这篇回答，你会发出：“oh！原来就是这样的！”的感叹。

一、提升工作效率，从理清电脑文件开始

我记得在我刚出社会参加工作的时候，不管什么文件都往一个盘里塞，甚至按照电脑的默认储存路径保存文件。

刚开始的一段时间还能通过搜索文件名称的方式去检索文件，可时间一长连文件名称都忘记了，再想用一下之前的文件可真的难于上青天了。

更恐怖的是，日积月累之下，自己的文件与系统文件混在一起，没用多久的电脑也开始变得卡顿起来。那时的自己真的不知道浪费多少时间在查找文件和清理电脑上了。

在工作一年多之后对于整理电脑文件也有了一点自己的心得，我把这些方法总结为三步：

1、利用思维导图，归纳电脑文件结构

首先，自上而下的归纳出电脑文件的基础分类，然后利用思维导图延伸整理出一个整体结构。

有关于思维导图的制作，有一个我从大学用到现在的软件：幕布。

整个软件的界面非常简洁，但是麻雀虽小五脏俱全，可以通过树形结构来组织内容和笔记的条理性。内容清晰深刻，方便分享，放大笔记价值。也可以进行思维整理与内容创作，最让人可以体验到爽感的是可以一键将文档转成思维导图。

当然这一类的分类不能像俄罗斯套娃一样文件夹套文件夹，如果套的太多检索时的难度依旧会很大。

因此，归纳整理时可以更加扁平化，不要文件夹套文件夹，一般2层就够了，最多不要超过3层，以此来提高寻找文件效率。

举个栗子，我归纳了这几个基础类别，「媒体」、「素材」、「软件」、「学习」等等以及一些细分。

2、及时命名文件，按照类型结构命名

这里就要给大家推荐一款非常好用的文件了：DropIt 。

Droplt是一款经典老牌且开源免费的文件批量整理软件，或者说是一个强大的「文件分拣+加工处理工具」。

你只需将一大堆文件拖放到它的悬浮窗口上，点击开始按钮，它就能按你预设好的“协议”(一组规则和操作)，自动化地将文件分门别类放进对应文件夹，瞬间就能帮你整理归类好堆积如山的杂乱文件和文档，可谓超级的高效好用！

但是在使用Droplt之前必须做好文件的命名，文件的命名一定要关联起文件内容，越详细越好。

比如“001.mp4”看到这个文件名根本不知道其中的内容是什么，但是如果是“权力的游戏第一季001.mp4”一眼就能看出这是美剧《权力的游戏》第一季的第一集，当然可以再详细一点，比如加上上映时间、豆瓣评分等等信息。

3、做好维护保养，定期复盘整理文件

最后一个方法就是经常的去做到维护保养自己一手构建出来的电脑文件。

好的系统需要通过定期的维护才能保持最佳的状态。同样的，整齐的电脑文件也是需要定期保养的，我们可以每隔一段时间进行一次复盘，将没用的文件删除，将短期不用的文件存入云端，再看一下常用的一些文件是否因为自己的需求改变要进行重新分类。

二、提升工作效率，少不了如何制作PPT

不知道大家有没有遇到临时赶PPT的情况，我在工作的时候就经常遇到这种事情，从一开始的手忙脚乱，到后面的从容不迫，这期间我发现原来制作PPT可以有这么多的工具作为辅助。

在制作PPT时总是逃不脱这几个词：排版、素材、逻辑。做好了这几点的PPT绝对可以在80分以上，可是好的排版怎么制作呢？优质的图片素材又在哪里可以快速找到呢？内容怎么才能又快有好的编写出来呢？带着这几个问题，看看我是通过什么方法与工具来解决的。

1、PPT排版

PPT排版其实就是在进行平面设计，所以可以将平面设计的四个原则利用在PPT的排版当中。这四个原则分别是：亲密、对齐、重复、对比。通常在排版设计过程中最好将这四个原则通通用上，共同创造出最佳的排版效果。

亲密原则：在现实生活中，物理位置的接近就意味着关联，PPT也是一样。把有关联的信息放到一起，告诉观众这些信息是同一类的或者是有关联的。

对齐原则：PPT页面可以不出彩，但至少要不出错。而对齐，保持整洁就是最基本的要求之一。

重复原则：让页面中的某种元素（字体、配色、符号等）在整个作品中重复出现，以统一作品风格。

对比原则：排版过程中可以试着让标题更突出一点，让某个元素更大一点，让颜色对比更强烈一点，引导读者注意某些重点信息。

2、PPT素材

PPT素材有很多种，比如背景素材、图标素材、免抠素材等等。找寻合适自己PPT的素材是一种技能，而拥有几个可商用、无水印的素材网站无疑是如虎添翼。我们该去哪里获得这些素材呢？推荐大家几个我经常使用的几个素材网站。

Pixabay：拥有超过180w+的高清图片，支持中英文搜索。最重要的是：该网站图片均可免费商用！！！

pngimg：拥有8W+的PNG免扣素材，直接下载就可以插入到PPT当中，网站还贴心的做了非常详细的分类，方便检索查找。

iconstore：该网站图标素材的特点是风格统一，而且可以自行修改图标颜色，这对于统一风格PPT的制作，简直就是神器。

3、PPT逻辑

终于来到了最后一part，这也是整个PPT制作的灵魂所在，也就是内容，或者说是逻辑。有一个好的内容逻辑就好像导演在拍摄电影前拥有一个好的分镜脚本一样，在制作PPT之前先思考整一个PPT的制作逻辑无疑会让后面的制作变得异常的轻松。

那么PPT的内容逻辑怎么去建立呢？根据我制作PPT的经验，我总结了一个CCSS原则，也就是：

明确任务（Clarify the task）：接到一个PPT任务，脑中第一时间应该刨析六个W。也就是这个PPT在什么时间（When）什么地方（Where）通过什么方式（How）讲解什么（What）给谁（Who）看，以此来达到什么目的（Why）只有搞清楚了这6W，才能确定PPT的风格以及内容。

内容划分（Content division）：在PPT的内容框架上有一套万能的公式：背景、材料方法、结果、讨论分析。比如在开会时的工作提案PPT套用这个公式就可以这样写：在日常工作中发现了某问题，于是进行了调研（背景）提出了数个解决该问题的策略并且应该如何执行下去（材料方法），预期可以达到怎样的结果，帮助公司带来什么好处（结果），策略难点分析与寻求支持（讨论分析）

观点总结（Summary of views）：可以利用麦肯锡的金字塔原则也就是结论先行拓展论据来制作观点总结：任何一件事情都可以归纳出一个中心论点，而这个中心论点可以由3到7个论据进行支撑；每一个论据本身又可以成为一个论点，同样，也可以被3到7个论据支撑……如此重复，就形成了金字塔一样的结构。利用该原则对于PPT逐页进行观点总结，每页必须有一到两个观点或结论。