论信息化时代的档案信息资源开发

当今时代，我国正处在通过信息化推动工业化的现代化建设进程中，社会对包括档案信息在内的信息工作提出了新的要求。顺应这种要求，对档案工作，尤其是档案信息资源开发工作进行相应的改革，是档案界面临的严峻挑战。

一、目前，档案信息的存在方式有背于信息化社会信息存在方式的客观要求

1、信息化社会中，信息的价值在运动中实现

以计算机和网络技术为平台的现代信息技术的广泛应用，客观上改变了信息的存在方式。信息化社会中，一切价值均体现在运动中，信息尤其如此。只有身处运动中的信息，才能被人随时捕捉到，进而进入发挥作用的阶段。处于静态中的信息，即使蕴含再大的价值，由于无法为人及时或充分感知和实际利用，客观上无法有效发挥作用。对于生活在网络社会的人来说，信息的运动主要体现在信息在线上，即信息处在人们即时可见、可用之处，运动的信息不仅凸现了信息的价值，更重要的是运动的信息改变了社会的运行方式和生存质量，并进一步促进了社会对运动着的信息的依赖。

2、档案信息主体上仍以传统的静态方式存在着。

档案蕴含的深层次的有价值的信息没有得到提炼和传播，档案信息主体上仍以传统的静态方式存在着。档案信息与档案物质形态、档案管理部门处于未分离状态，这客观上背离了信息化社会档案信息存在方式的内在要求，档案信息的价值无法被人及时感知和利用，导致社会对档案信息的进一步远离。可见，实现档案信息存在方式和传播方式的转变是信息社会有效发挥档案信息作用的关键。

二、信息化时代加强档案信息资源开发亟待解决的问题

1、 解决传统思维定势的影响

尽管档案信息化建设已经讲了好多年，但是，在档案界人士的潜意识里还是认同传统的利用方式，即借阅者的借阅主体是凭证性的档案原件、复制品，提供者的提供方式是传统手工调卷。这种根深蒂固的思维定式已经构成档案工作顺应信息化社会发展的严重障碍。

2、合理调整档案信息资源开发中的两个职责

从档案信息资源开发意义上讲，长期以来档案工作者奉行的基本思想是：肩负两个职责—为社会进行档案价值鉴定、信息筛选职责；维护档案的物质安全的职责。

在信息化社会程度处于较低阶段，尤其是社会信息技术不发达时期，无论是利用者还是档案工作者在单位时间内可以处理的文献是有限的，处于完成工作的考虑，人们必须做出取舍，需要档案工作者对档案价值进行鉴定和筛选，以节省利用者的时间。在档案信息时代档案部门的主要职责在于在不涉及党和国家秘密的前提下促进档案信息的传播与社会的利用。

3、加强档案信息技术建设，实现档案信息资源与档案物质形态的分离

由于受历史和现实诸多因素的影响，档案行业在社会大环境中一直处于弱势群体行列，从社会获得的人力和财力相对有限。所以目前档案信息处理与传输技术现状还比较落后。除极少数档案信息管理部门外，大部分档案部门可用于进行信息处理与传输的技术装备条件十分差。这一切导致了档案信息管理部门现代办公技术的应用程度明显偏低，发展速度缓慢，工作效率长期得不到明显提高，档案工作的社会贡献率一直没有达到自我满意的逞度，档案工作的社会吸引率长期处于工作正常发展要求之下。

4、 档案信息适时公开问题

信息公开问题一直是档案信息资源开发面临的核心问题之一。在计划经济社会，受社会管理体制和社会民主化程度的影响，公务信息的社会披露数量较少，时间上明显滞后。伴随市场经济体制的日趋完善，社会信息化程度明显提高，与之相适应，相当一部分公务信息随着公务管理实践的开展而有所公开。对反映此类活动的公务信息，除个别的确有进一步保密的以外，绝大多数应作为公开信息供大众自由查询。对其他公务信息，应区别情形，在总体缩短封闭期的基础上，适时向社会公众开放。

三、信息时代，有效开发档案信息资源的保障措施

1、加大人才培养力度

“人才是发展之基，兴档之本”。受历史和现实诸多因素的影响，档案部门知识型、复合型人才缺口很大。长期以来，档案部门在社会中的认知度、影响力不足以吸引较高层次的人才加盟。档案人员自身对自己的工作也没有足够的认识，认为自己从事的工作与其它热门部门不一样，是不被领导重视的工作，自觉低人一等，有一种随遇而安、得过且过的思想，忽视了自身素质的培养，没有进行足够的知识储备，面对信息化时代的到来感到力不从心，致使人才问题已成为制约档案事业发展的瓶颈问题。所以必须加强档案人才队伍的培训和再教育工作。

2、从体制上为档案信息资源的开发提供保证

其一，建立统一的信息化工作体制。目前，在大多数部门中，信息工作呈明显的分离状态，这种分离状态已成为科学管理的严重障碍。必须建立有效的制度，做到信息集中处理。具体地讲，信息化工作体制的建立应做到：单位最高层领导中有人分工负责信息工作，并确定专职的单位信息工作部门统一负责单位信息化建设的组织与协调工作，保证与单位发展有关的信息能做到集中处理。其他部门则从自身工作职责出发，按照单位信息化建设的要求，做好自身的信息生成、传播和利用工作。

其二，建立完善的档案信息生成机制。丰富的档案资源是档案信息开发的物质基础，没有档案资源就无从谈起档案信息的开发。目前，档案部门库存档案资源大部分是现成的公文、图纸资料，而非公文的工作实践的档案反映呈现明显的先天不足，这部分资料恰恰是员工隐性知识的反映，凭借这部分资料既可以对工作实践的合理性进行分析，不断提升合理性的程度，又可以解决管理中出现的各种问题。

其三，建立信息利用机制。档案价值是在利用中实现的，不利用，档案的价值无从谈起。信息利用机制的建立，一方面可以用制度的形式增强人们的档案意识，进一步提升理性化管理色彩，减少工作中的想当然，并对工作进行相应的事前审核与过程监控，避免工作中的盲目性，减少不应有的损失，提高工作效率。这样的良性循环可以使档案人员的内在潜能得到进一步发挥，档案资源蕴含的价值得到充分挖掘，人们的档案意识会进一步加强。所以建立相应的信息利用机制与监督机制有明显的现实意义和深远的历史意义。