掌控你的时间｜理论篇

（温馨提示：阅读本文约需要消耗您4分钟。） 一、GTD 说到时间管理，GTD是绕不开的话题。实际上，目前时间管理的一系列方法其实都是以GTD为核心建立起来的，只不过不同的人对它的称呼有所不同。 这就说明一个问题，GTD并不是一项创新理论，它本来就存在于我们的日常生活和工作当中，但是却很少有人意识到它的存在。 直到David Allen把它重新梳理一遍，形成一套流程化的、可操作的效率系统，并称之为“Getting Things Done”，GTD这才引起人们的广泛关注和追捧。  David提出的GTD模型，包括横向和纵向两个组成部分。 横向的五个步骤：收集（Capture）、整理（Clarify）、组织（Organize）、回顾（Reflect）和执行（Engage），是一套行之有效的事务管理方法。  简单地说，就是把所有分散你注意力的事项都集中到一起（收集），然后从中梳理出真正需要去做的事情（整理），并按照事件的场景、用时、类别等特点分门别类地安排到日程和清单里（组织），每隔一段时间重新检视一下这些日程和清单（回顾），选取合适的事项去完成（执行）。 而纵向的六个层面：行动（目前正在做的事）、项目（短时间内的一项任务）、责任（根据身份担负的责任范围）、目标（近1年要达成的目标）、愿景（3到5年想要达成的目标）、宗旨及原则（个人的价值追求和人生准则），则是建立在横向事务管理基础上的人生规划方法，正是因为有这么一套纵向的人生管理方法，才使得GTD成为一套入门简单、精通困难的时间管理系统。  David在他的书中说，他尽量把GTD的框架和模型简单化，好让更多的人能够理解和运用。但是，同时他也强调，GTD的方法虽然简单易行，可是其中的门道还是很深的，值得不断地去实践和研究，所以GTD才能够在不同的时代背景下有不同的实现方式，并成为长盛不衰的时间管理方法。 二、要事第一 要事第一的理念，是很多成功人士倍加推崇的行为准则之一。 对这一观点进行全面论述的，是美国管理学大师Stephen Covey，他在畅销书《高效能人士的七个习惯》中讲到了要事第一的个人事务管理原则，还专门出了一本书，就叫做《要事第一》，更加系统地研究这一理论。 值得一提的是，GTD的提出者David并不是太赞同要事第一的原则，他认为对待所有的事情都应当一视同仁，而不应当按照轻重缓急的程度去人为地设定优先级。 而Stephen在谈要事第一的原则时，同样也提出了管理个人事务的五个步骤：确定角色、选择目标、安排进度、逐日调整和付诸实践。  我们其实并不用去管他们俩谁的观点对，谁的观点错，我们只在乎哪个更管用。 事实证明，GTD和要事第一并不是相互冲突的，相反，如果能够把这两个理论融会贯通，绝对可以达到1+1>2的效果。 另外，要事第一还有一个很著名的说法，叫“吃青蛙”。 这是由美国职业发展培训大师Brian Tracy提出的概念：如果你每天早晨第一件事就是吃掉一只青蛙的话，那么你会发现今天就没有什么比这更糟糕的事情了（先解决重要的、困难的任务）。 有人将上面的GTD称之为土豆（To Do），结合下面马上要讲到的“番茄工作法”，编了一个口诀：番茄土豆炖青蛙。 虽然画面感有些不友好，但是却说明了提高办事效率的一套核心方法：用番茄工作法把日程表和清单中重要的事情做完。用好这个口诀，事半功倍绝不是随便说说而已。 三、番茄工作法 番茄工作法大家应该都比较熟悉了，你可能没听过时间管理，但是你不太可能没听过鼎鼎有名的番茄工作法。 番茄工作法之所以出名，是因为它足够简单，简单到根本就不需要解释：25分钟工作+5分钟休息，有谁看不明白吗？  更为重要的是，这么简单的一个方法，却能够极大地提高工作效率，这才是番茄工作法流行这么久的原因。 前面提到了“番茄土豆炖青蛙”，这说明番茄工作法的主要用途，就是用来处理比较重要的事情。它能够让人在一段时间内集中精力，尽情发挥自己的潜能和创造力。 所以，你如果把番茄工作法用在休闲娱乐或者是简单的、不重要的事情上，那就是适得其反了。 实际上，番茄工作法看起来简单，它的背后也有很多原则和使用技巧，需要不断底摸索和实践。 记住，善用番茄钟，提高效率不是梦。 四、时间四象限 时间四象限的概念，也是出自Stephen Covey“要事第一”的观点，之所以要把它单拎出来说一说，是因为它足够重要，重要到能在时间管理的范畴中独占一席之地。 根据时间四象限理论，我们生活中的事情按照重要性和紧急程度，大致可以划分为四类。 第一象限，重要且紧急：需要立即去做，耽误不得，比如去看医生。 第二象限，重要但不紧急：有计划地去做，而且是越早去做越好，比如为一个月后的演讲准备一篇演讲稿。 第三象限，不重要也不紧急：尽量少做，比如看一个大家都说烂的电影。 第四象限，不重要但紧急：尽量不做，不要让它耽误你的要事，比如接一个无关紧要的电话。  时间四象限法则是要事第一原则的延伸和扩展，它的独特之处在于，能够帮助我们直观地看到自己“忙盲茫”的原因所在。 它就像一道X射线，你把自己工作生活中大大小小的事情摆出来，用它一照就能发现问题。 同样，在管理个人事务的时候，如果能够按照时间四象限法则来进行安排，将会使自己的效率极大地提升，从而达到掌控时间的目的，而不是总是被时间赶着走。 五、时间统计法 我们经常说“时间就是金钱”，你可能会把每天花的每一笔钱都记个账，可是你有想过去把你每天花的时间也记个账吗？  有个人就是这么做的，而且一做就是一辈子。 这个人就是前苏联的昆虫学家、哲学家、数学家柳比歇夫。 一个昆虫学家为什么会在时间管理的领域出名？就是因为他一生都在坚持记录自己的时间消耗。 他会把每天在每件事情上花费的时间都记录下来，并且每隔一段时间进行统计和分析，找出优势所在和不合理的地方，以此来不断改进工作方法。 靠着这个时间统计的方法，他一生之中发表了70余部学术著作，这还不包括他写过的不少科学研究论文和回忆录。一个昆虫学家，著作比专业的作家还要多，不得不令人佩服。 所以，时间统计法常常会被冠上他的名字：柳比歇夫时间统计法。就这样，一个昆虫学家成了时间管理的大师。 时间统计法目的，是找出无端消耗个人精力的“时间黑洞”，把每一分每一秒都用在刀刃上。 同时，坚持长时间运用时间统计法，也可以获得精确感知时间的能力，也就是说，遇到一件事情，你就能够很精确地预计需要花多少时间去完成它，然后你就可以根据自己现有的时间去安排事务。 这就好比你买东西买的多了，就能预估一件商品的价格，然后根据自己的财务状况选择合理的消费。 以上就是时间管理经常用到的五大理论，理解并学会运用这些理论，是掌控时间的基本功。