邮件为什么要邮件归档

       邮件为什么要邮件归档，从公司策略层面来解释：邮件作为公司最重要的通讯手段，公司有必要了解所有内部员工电子邮件沟通的情况。特别是一些对信息安全敏感的公司，保存每个员工的往来邮件备查显得尤其重要。
     如果从公司知识库管理层面来解释：邮件使用的便利性，让很多公司选择邮件作为主要的沟通工具，邮件不仅仅是公司内部的沟通工具，更重要的是和客户沟通的工具，所以电子邮件无疑是公司的宝贵财富。而每日的沟通，邮件的数量就会日渐增多，这个时候一些重要的工作文档的查找，可以通过邮件检索获得，当然更具有现场感和更加准确的上下文参考。
     存储节省考虑：一些较旧的邮件，虽然很少使用，但为了今后能够查询，不得不保留在服务器上，导致大量的空间浪费。如果能有一套相对于在线服务器来说的离线归档设备，将可以大大降低对邮件系统存储的需求。
      遵从法律法规：邮件归档一方面可以降低企业的法律诉讼风险和成本，另一方面可以为企业活动提供必要的法规遵从保证。在美国和欧洲一些国家颁布了一系列法规，要求那些上市公司、金融服务、医疗保健、电信运营商、社会公共服务机构等，必须将各种档案，包括电子邮件保存3－5年以上，并且必须以不同的媒体类型保存两个以上拷贝。美国一些知名的金融服务公司，由于无法提供所要求的邮件资料，被处以上千万美元的重罚。 国内也开始制订一系列法规，对一些企业的归档做出明确的规定。而大多数跨国企业或者外资公司，由于和国外企业有密切的联系，因此欧美相关法规也是他们必须遵从的。而目前主流的法规遵从归档，正是为了同时遵从公司内部策略和国家相关法规而设计的。因此邮件归档本身，已经超越了简单的数据备案概念。
    以上原因，便是邮件为什么要邮件归档。邮件归档对公司而言也是有很多便利。