年会活动中的备份计划

年会活动中的备份计划
在年会活动中，无论你已经作出多么细致的计划和安排，但总是有一些出人意料的情况会发生，令你手足无措。尤其是环节众多的年会活动，策划者需要关注的地方更多。因此更容易出现遗漏。
下面的案例就是一个年会策划者通过严密的活动管理程序，以及及时启动备份计划以应对突如其来的状况。
David已经从事年会活动策划多年，他的原则是，在年会活动举办前一两天打电话给供应商最好确认到达时间，并消除他们最后的疑虑。在管理一个600人的年会活动时，David提前两天致电给乐队，对方的电话一直不能拨通——直到活动举办的前一天，电话才打通，然而找不到乐队负责人。于是，David马上预订了另一支乐队，以作为备份计划。
举办年会活动当晚，一切都准备就绪——布景和灯光配合得恰到好处，食物也很诱人；但是，两支预订的乐队都没有出现——1小时后年会活动就要开始了！
David马上跑到附近的唱片商店，挑选了一大堆乐队经常演奏的音乐CD……
不久，第二支预订的乐队领队打电话来了，说他们因为交通堵塞会迟到半小时，但一定会到场。又过了一会，第一支预订的乐队带了。当David问领队为什么联系不上时，领队回答说，他们在外地连续表演了半年，之前我们已经合作多次，你们应该信任我们的！“
当乐队开始为迎接第一波客人而开始暖场时，David也松了口气。
在这个案例中，虽然预订了两支乐队和买了一大堆音乐CD，导致了超出预算，但David成功地用这样的备份原则和方案确保了年会活动的顺利开展，没有辜负客户的信任。
悦野团队认为，年会策划者应该尽一切可能，力保活动万无一失。为每件可能发生的事准备备份计划，能让自己在压力下保持镇静，从而提升整个年会活动管理的效果。
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