小会计工作手册

决定在愚人节这天开个日记写工作心得吧。本篇将会持续更新。
目前兼职是在一间私立学校（pre-k到grade school）做accounting assitant。
4/1/16
       今天临时被女老板叫去帮她弄个年中开销报告（mid-year expenditure report），因为学校加入了纽约市Universal Pre-k（UPK）program，所以说拿了人家的钱就要跟人家报告是怎样花掉的。加入后首先要交一份预算，然后就有一笔start up fund（启动资金），过了半年之后又要报告一下这半年用了多少钱，这就是我要做的报告了。话说这公司连一个会计出身的职员都没有，可以说是便宜我了，给我很多机会练练手。
       因为学校有两个upk site，基本上各种支出都要按比例拆分。可以说因为是小公司加上是家族事业，所以说比较不系统：女老板order各种教学器材，但是都是一次给两个site来order，然而卖家从银行扣钱都是根据发货顺序分开几次来扣，所以很难按真实情况来把划分支出，只能约莫估计个比例。Ed director主管买各种教学书和办公室用品等，Account manager负责买电脑类的东西。如果他们等invoice到再写check来支付还好，因为check上有memo就比较容易知道是哪个invoice，然后再找invoice出来看看买了什么就好了。然而大部分upk的教学器材都是用信用卡买的，bank statement显示出来的就只有卖家和金额，没有任何细节。所以难以categorize的都要问这个问那个。
       然而我这次做的报告时之前我和女老板一起figure out的report的基础上弄了detail breakdown。所以每个数据都要有收据作为凭证。最好弄得是facilities cost-租金，电费，网费，因为都是根据不同的site收费的。最有难度的是教学器材和工资分配。教学器材就是我上面说的情况，就只好女老板划分好以1：2的比例分配（因为A site有两个upk班，B site只有一个upk班）。有一张invoice是划分好用具和器材的，只有所有加起来的总金额和税。然后卖家给老板16% off（八四折）。我就先算用具的总金额和税，然后算折扣后的金额，然后再以1：2分配，然后再按同方法算器材的。至于工资，因为部分员工的工资由公司和upk支付，然而在学期刚开始的时候，upk支付还没设立好，所以所有工资用公司支付，所以我要算upk支付之前，公司支付的那部分中upk应当支付的那部分（budget上都有预算好%），在加上之后的upk支付，就是upk的工资支出。