提升工作效率的一些小技巧
工作十多年，通过上司言传身教，自己读书学习、观察积累，慢慢攒了一些提升效率的小技巧。这些小技巧，有些用的好，得心应手，有些自己也用得不好，但对工作质量和效率提升似乎还是有帮助的，所以一直在沿用着。今天得空，拉个流水账，总结一下，当做备忘。读到的朋友，如果也有好的小技巧，欢迎交流。
001 文件尽量采用电子版保存，主要是便于携带和查询。过去我存文件名称的方式是：项目名称+文件名＋日期。但我发现电脑在自动排序时，难以辨识日期，无法做到按照时间先后排序。于是最近我改为：日期+项目名称+文件名 ，便于电脑自动按照时间排序，且易于在电脑中搜索。例如：20130430 XXX厂接单及交货统计
002 过去出差，我总是携带很多书面文件和资料，又重又累，特别是与客户见面和沟通时，现在则是携带一个数据U盘，里面有所有我需要的文件和数据。一般我都是发送电子版给客户。如必需准备书面资料，我则在下榻酒店的商务中心打印。这样便捷又轻松。
003 工作邮箱与订阅电子杂志邮箱分开，上班时，只看工作邮箱，从不开私人邮箱，这样，订阅邮件来时，不干扰工作。晚上再集中处理私人邮件，查阅订阅的电子杂志，分类和摘录资料极其高效。这样留给同事的印象也好：不在工作时间阅读与工作无关的邮件，显得专业。
004 写邮件和做报表时，需要调用和插入特殊符号时，常常要移动鼠标到电脑右下角输入法语言栏点击软键盘，麻烦又别扭，总觉得不顺。后来我把输入法语言栏移到电脑顶部中间，操作和看状态都更、都变得方便了。而且，效率明显变得比过去高了。
005 文件和文档采用云端存储方式（我现在的文件存在新浪微盘里，付费版有120G，工作文件和参考资料都足够存），可在台式电脑、 笔记本电脑、手机、Pad上快速读取。
006 会议记录尽可能在现场用电脑记录，会议结束，记录完成发送。
007 写在白板上的会议记录，直接用手机拍摄，发送。快，准确。
008 电脑记录的的项目，用一些自己习惯的符号标识：如：■开始 ○结束 ●保留 ★ 记录（自己发现的问题和一些忽然冒出来的灵感）▲ 提问（或存疑）。
009 邮件处理：1）严格执行处理不过夜的原则；2)邮件只读一遍，不拖沓，立即回复，防止浪费更多时间;3)不能立即处理的邮件，马上移到未处理专用文件夹中，防止第二天混在新邮件中漏处理；4)为了便于追踪、关闭和建立TO DO清单，一封邮件只谈一个主题或一件事情。5）为了防止邮件漏掉附件，写邮件时，先添加附件，再写主题和正文，最后再添加收件人。6）一些只是知会信息和看过觉得没有价值回的邮件，立即删掉。
010 会议记录和相关邮件保存在TO DO条目里，方便查询。TO DO清单，每周过滤一遍，之前觉得有价值，但几天后又觉得无价值或价值不大的，删掉。
011一定对自己的工作项目评价，分为：A-超过目标完成； B-达到或者接近目标 C-实施但远离 目标；D-基 本未做。我每周会统计一下自己所有工作项目的评价，若A+B过半，则会奖励自己吃大餐、看电影、买书中的某一项。若D+C过半，则立即将下周支出预算减半，并取消一些休闲计划，读书和训练技能来填补取消计划所空出来的时间。没有上司监督时，我们一定要自己给自己建立监督机制，督促自己提升和持续进步。
012 不仅要定期整理文件，也要定期整理时间。
013 写邮件和用电子版发送的文字类文件，每段之间都多一空行，这样便于高效阅读。
014 老板和上司拿来的一些别家的打印稿和文件，需要重打成文字的，可采用扫描或者直接用手机拍摄，而后用Microsoft Office Document Imaging 组件的ORC功能提取文字，重新在Word中编辑即可。
015 办公桌上电话放在左手边，且定位；笔筒和便签则放右手边，如此以来，听电话时记录东西会很方便。
016 我所有办公文件和资料，以及自己需要阅读的电子书籍，都使用能自动同步到云端的文件夹，这样可减少拷贝数据和文件的时间。
017 车间和现场工作太忙，实在没有时间坐在电脑前处理邮件（一天我的邮箱里大约会进来200封左右邮件），干脆自己买了个128G的iPad，配上网卡。无论走哪里，我都拿着iPad，有一两分钟空闲，可处理三五封邮件。有些问题，干脆在哪里碰到需要处理的人，立即从iPad上调出来，面对面解决。快捷，明了。稍后打算换掉诺基亚手机，改用iPhone5，因为我的电脑、iPad都是苹果的，这样信息和效率可高效整合。能提升效率，应立即投资，即使是自己掏腰包也无所谓。不要斤斤计较办公设备一定要公司买，这样的人，难以成长和超越。
018 所有阅读过的书籍，立即用豆瓣读书功能标识，建立数据库，便于以后查询。
019 报纸内容信息大多没有价值，惟其提到的数字必经过编辑严格校订，是准确、有价值的。因此，我看报纸，一目半版，只记数字和关键词，其余的大多是垃圾信息，看完直接丢掉。
019 需要存和给别人阅读的多页文件，用订书机订，效率高，不要用回形针，容易散、丢、漏。
020 曾有一上司，工作、学习笔记、逸闻趣事、灵感心得，分四个笔记本记录，便于查找非常佩服，努力模仿和学习了很久，总觉太麻烦费事。后来自己用懒人方式处理。无论公私事，还是学习心得、逸闻趣事，都用一个笔记本，流水账式记录。在此之外，另建一较大的中央笔记本，一天或者一周结束后，把零星记录的信息分门别类，剪贴粘到中央笔记本上，方便日后查找。
021 职场类书籍，读过后舍不得扔掉，积了很多，携带不易，查资料更麻烦，后来采用三法解决：1）有价值的内容基本都浓缩在目录中，每次读完干脆缩印书目录粘贴到笔记本上待查或备忘即可。2）若书经典，对工作有极大帮助，值得反复读，则干脆买两本，一本切掉书脊，把有价值的部分单独挑选出来装册。3）有电子版，干脆直接购买电子版。
022 用金字塔原理写邮件，节省自己思考的时间和别人阅读的时间。
023 有灵感，马上记在笔记本后面，向前记，积累到一定程度再整理。笔记本页面若太大，对折成两半用，页面会漂亮，写得东西也整齐，不会东倒西歪。这是9年前从一上司处学来的，一直用到现在。
024 公司没有我需要型号和颜色的易事贴以及笔，我自己购买我喜欢的易事帖，一些临时需要跟踪的项目，或者只是起提醒作用的数字和信息，直接贴在电脑屏幕上，完成扔掉。有种铅笔我用惯了，手感非常好，用它甚至都会出灵感，所以到哪里，我都自己买自己喜欢的笔。
025 手机、iPad充电器，我都买四个，家里一个，办公室一个，车上一个，随时充电，防止因为没电而影响工作。
026 背包里永远背着笔记本电脑，充电器、USB线、刮胡刀。人走哪里，包背哪里。好处：1）紧急出差，不会因为拷贝资料、找充电器之类浪费时间；2）即使没有携带手机和iPad充电器，USB连接电脑，就是万能充，可以给手机、iPad充电；3）早上太忙来不及刮胡子，可以在车上完成。
027 利用琐碎的时间，整理一些未成系统的思路、想法，聚沙成塔，慢慢就变得系统和有价值了。犹如这篇日记，是在等公司盘点结束时的一点琐碎时间，信笔写的。但堆积起来，似乎也可以当一篇不错的提升效率的文章来看。
001 文件尽量采用电子版保存，主要是便于携带和查询。过去我存文件名称的方式是：项目名称+文件名＋日期。但我发现电脑在自动排序时，难以辨识日期，无法做到按照时间先后排序。于是最近我改为：日期+项目名称+文件名 ，便于电脑自动按照时间排序，且易于在电脑中搜索。例如：20130430 XXX厂接单及交货统计
002 过去出差，我总是携带很多书面文件和资料，又重又累，特别是与客户见面和沟通时，现在则是携带一个数据U盘，里面有所有我需要的文件和数据。一般我都是发送电子版给客户。如必需准备书面资料，我则在下榻酒店的商务中心打印。这样便捷又轻松。
003 工作邮箱与订阅电子杂志邮箱分开，上班时，只看工作邮箱，从不开私人邮箱，这样，订阅邮件来时，不干扰工作。晚上再集中处理私人邮件，查阅订阅的电子杂志，分类和摘录资料极其高效。这样留给同事的印象也好：不在工作时间阅读与工作无关的邮件，显得专业。
004 写邮件和做报表时，需要调用和插入特殊符号时，常常要移动鼠标到电脑右下角输入法语言栏点击软键盘，麻烦又别扭，总觉得不顺。后来我把输入法语言栏移到电脑顶部中间，操作和看状态都更、都变得方便了。而且，效率明显变得比过去高了。
005 文件和文档采用云端存储方式（我现在的文件存在新浪微盘里，付费版有120G，工作文件和参考资料都足够存），可在台式电脑、 笔记本电脑、手机、Pad上快速读取。
006 会议记录尽可能在现场用电脑记录，会议结束，记录完成发送。
007 写在白板上的会议记录，直接用手机拍摄，发送。快，准确。
008 电脑记录的的项目，用一些自己习惯的符号标识：如：■开始 ○结束 ●保留 ★ 记录（自己发现的问题和一些忽然冒出来的灵感）▲ 提问（或存疑）。
009 邮件处理：1）严格执行处理不过夜的原则；2)邮件只读一遍，不拖沓，立即回复，防止浪费更多时间;3)不能立即处理的邮件，马上移到未处理专用文件夹中，防止第二天混在新邮件中漏处理；4)为了便于追踪、关闭和建立TO DO清单，一封邮件只谈一个主题或一件事情。5）为了防止邮件漏掉附件，写邮件时，先添加附件，再写主题和正文，最后再添加收件人。6）一些只是知会信息和看过觉得没有价值回的邮件，立即删掉。
010 会议记录和相关邮件保存在TO DO条目里，方便查询。TO DO清单，每周过滤一遍，之前觉得有价值，但几天后又觉得无价值或价值不大的，删掉。
011一定对自己的工作项目评价，分为：A-超过目标完成； B-达到或者接近目标 C-实施但远离 目标；D-基 本未做。我每周会统计一下自己所有工作项目的评价，若A+B过半，则会奖励自己吃大餐、看电影、买书中的某一项。若D+C过半，则立即将下周支出预算减半，并取消一些休闲计划，读书和训练技能来填补取消计划所空出来的时间。没有上司监督时，我们一定要自己给自己建立监督机制，督促自己提升和持续进步。
012 不仅要定期整理文件，也要定期整理时间。
013 写邮件和用电子版发送的文字类文件，每段之间都多一空行，这样便于高效阅读。
014 老板和上司拿来的一些别家的打印稿和文件，需要重打成文字的，可采用扫描或者直接用手机拍摄，而后用Microsoft Office Document Imaging 组件的ORC功能提取文字，重新在Word中编辑即可。
015 办公桌上电话放在左手边，且定位；笔筒和便签则放右手边，如此以来，听电话时记录东西会很方便。
016 我所有办公文件和资料，以及自己需要阅读的电子书籍，都使用能自动同步到云端的文件夹，这样可减少拷贝数据和文件的时间。
017 车间和现场工作太忙，实在没有时间坐在电脑前处理邮件（一天我的邮箱里大约会进来200封左右邮件），干脆自己买了个128G的iPad，配上网卡。无论走哪里，我都拿着iPad，有一两分钟空闲，可处理三五封邮件。有些问题，干脆在哪里碰到需要处理的人，立即从iPad上调出来，面对面解决。快捷，明了。稍后打算换掉诺基亚手机，改用iPhone5，因为我的电脑、iPad都是苹果的，这样信息和效率可高效整合。能提升效率，应立即投资，即使是自己掏腰包也无所谓。不要斤斤计较办公设备一定要公司买，这样的人，难以成长和超越。
018 所有阅读过的书籍，立即用豆瓣读书功能标识，建立数据库，便于以后查询。
019 报纸内容信息大多没有价值，惟其提到的数字必经过编辑严格校订，是准确、有价值的。因此，我看报纸，一目半版，只记数字和关键词，其余的大多是垃圾信息，看完直接丢掉。
019 需要存和给别人阅读的多页文件，用订书机订，效率高，不要用回形针，容易散、丢、漏。
020 曾有一上司，工作、学习笔记、逸闻趣事、灵感心得，分四个笔记本记录，便于查找非常佩服，努力模仿和学习了很久，总觉太麻烦费事。后来自己用懒人方式处理。无论公私事，还是学习心得、逸闻趣事，都用一个笔记本，流水账式记录。在此之外，另建一较大的中央笔记本，一天或者一周结束后，把零星记录的信息分门别类，剪贴粘到中央笔记本上，方便日后查找。
021 职场类书籍，读过后舍不得扔掉，积了很多，携带不易，查资料更麻烦，后来采用三法解决：1）有价值的内容基本都浓缩在目录中，每次读完干脆缩印书目录粘贴到笔记本上待查或备忘即可。2）若书经典，对工作有极大帮助，值得反复读，则干脆买两本，一本切掉书脊，把有价值的部分单独挑选出来装册。3）有电子版，干脆直接购买电子版。
022 用金字塔原理写邮件，节省自己思考的时间和别人阅读的时间。
023 有灵感，马上记在笔记本后面，向前记，积累到一定程度再整理。笔记本页面若太大，对折成两半用，页面会漂亮，写得东西也整齐，不会东倒西歪。这是9年前从一上司处学来的，一直用到现在。
024 公司没有我需要型号和颜色的易事贴以及笔，我自己购买我喜欢的易事帖，一些临时需要跟踪的项目，或者只是起提醒作用的数字和信息，直接贴在电脑屏幕上，完成扔掉。有种铅笔我用惯了，手感非常好，用它甚至都会出灵感，所以到哪里，我都自己买自己喜欢的笔。
025 手机、iPad充电器，我都买四个，家里一个，办公室一个，车上一个，随时充电，防止因为没电而影响工作。
026 背包里永远背着笔记本电脑，充电器、USB线、刮胡刀。人走哪里，包背哪里。好处：1）紧急出差，不会因为拷贝资料、找充电器之类浪费时间；2）即使没有携带手机和iPad充电器，USB连接电脑，就是万能充，可以给手机、iPad充电；3）早上太忙来不及刮胡子，可以在车上完成。
027 利用琐碎的时间，整理一些未成系统的思路、想法，聚沙成塔，慢慢就变得系统和有价值了。犹如这篇日记，是在等公司盘点结束时的一点琐碎时间，信笔写的。但堆积起来，似乎也可以当一篇不错的提升效率的文章来看。
