采购人须知的发票管理与采购结算
采购发票管理
相关税法规定在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得符合规定的发票；不符合规定的发票，不得作为财务凭证入账。
(一)检查采购发票的形式与内容
发票项目填写齐全，内容真实，字迹清楚；全部联次一次性填写，不得出现大头小尾现象。发票要加盖财务印章或者发票专用章，否则无效。
(二)采购货物一定索要发票
从财务角度略加分析，如果采购货物不能取得发票，就意味着不能进成本，企业要为没有发票多负担企业所得税；另一方面，若没有取得增值税专用发票，就不能抵扣增值税进项税额。
(三)分期付款一定要分期索取发票
采购合同一般常用的条款是：全部货款付完后，由供货方开具票据。然而在现实生活中，由于因质量问题，标准差异等原因，经常会出现销售折让，无法全部付清款项。而根据合同是无法取得发票的，这样就无法抵扣，从而会影响税负，造成多缴税。建议采购合同中约定开票事项：按实际支付金额，由供货方在收取款项后立即开具发票。
采购对象与时间选择
(一)采购对象的选择
一般选择大企业供货，如果供货方是小规模纳税人，他们不能开具增值税专用发票，就没办法抵扣增值税进项税额。在这种情况，采购方可以要求小规模纳税人到税务局代开外，或者通过谈判压低价格，以补偿无法取得增值税专用发票带来的损失。
(二)采购时间的安排
选择恰当的采购时间，一般可以降低采购成本和税收负担。企业应在不影响正常生产的情况下选择货物出现供大于求、市场过剩时进行采购。因为这种情况下，采购方往往可以大幅度压低价格，使税负转嫁给供货方。
采购运费筹划
(一)运费能否扣除
采购材料要发生运费，而运费又跟税收有着密切的联系。增值税一般纳税人购进或者销售货物，以及生产经营过程中支付的运费，可以按照7%的扣除率抵扣进项税额。
(二)自营运费与外购运费的比较
企业发生的运费对于一般纳税人自营车辆来说，运输工具耗用的油料、配件及正常修理费支出等项目，可以抵扣17%的增值税(索取专用发票扣税)。
若企业不拥有自营车辆，而是外购，在运费扣税时，按现行政策规定可抵扣7%的进项税额；同时，这笔运费在收取方还应当按规定缴纳3%的营业税。这样，收支双方一抵一缴后，从国家税收总量上看，国家只减少了4%(即7%一3%)的税收收入，即运费总算起来只有4%的抵扣率。
假设上述两种情况的抵扣率相等时，就可以求出R之值。即：17%R=4%.则R=23.53%。数值R是指当运费结构中可抵扣增值税的物耗比率达23.53%时，实际进项税抵扣率达4%。我们可以把R=23.53%称为“运费扣税平衡点”。
如果物耗比率小于23.53%，则外购运费合适；如果物耗比率大于23.53%，则自营运费合适。如果企业规模较大，有很多运输业务，把运输车辆独立出来专门成立一家物流运输公司，由该物流运输公司负责采购运输并开具运输发票，在税收上比较合算。对于小企业，若属于小规模纳税人，不允许抵扣进项税额，则最好在采购时与供货方达成协议，由供货方送货上门，货到付款。
采购结算方式
采购结算方式有很多种，企业应该尽量取得长期、大额的商业信用，同时要尽可能早地取得发票。
经常采用的结算方式有：
(一)赊购和分期付款结算方式
能够控制企业的资金支付。
(二)委托采购方式
1.受托方只收取手续费。假如供货方的材料价格为100元/单位。受托方向采购方每单位收取手续费20元。则采购方可以抵扣的增值税为：100x17%=17(元)
受托方缴纳营业税为：20x5%=1(元)
这种方式要求：受托方只收取手续费，受托方不垫付资金；供货方将发票开具给采购方(委托方)，并由受托方将该发票转交给采购方(委托方)；受托方代为结算货款，并另外收取手续费。
2.受托方按正常购销价格结算。假如供货方的材料价格为100元/单位。受托方采购后销售给采购方的价格为120元(不含税)/单位。
则采购方可以抵扣的增值税额为：120x17%=20.4(元)
受托方缴纳的增值税额为：120x17%-100x17%=3.4(元)
受托方接受委托代为购进货物，不论其以什么价格购进，都与委托方按约定的价格结算，在购销过程中受托方自己要垫付资金。这种情况下，受托方赚取购销差价，按正常的购销业务计算缴纳增值税。
根据上述分析可知，对于采购方来说，采取第二种方式较为合适。而对于受托方来说，采取委托采购收取手续费方式合适。
