胜任能力之1 分析能力
分析能力是指能以一种合乎逻辑的、系统的方式对复杂的形势进行评价，并确定最关键的需要处理的问题和要素。这种素质所要解决的问题是：“用细致的和结构化的分析方法迅速确定重要信息的能力。”
调查问卷中与这种素质相关的题目有：
1. 愿意对各种复杂的信息进行综合；
2. 能很容易的发现他人意见中的误差或错误；
3. 在收集信息时能把“假定”与“客观事实”区分开；
4. 能够找出全部相关的信息——不仅仅是出现在面前的那些；
5. 能够寻找所收集的信息中存在的缺陷；
6. 能够把信息分成具有相似质量或属性的组。
高分者的特征
得分主要在4—5分（“频繁”和“几乎总是”）表明：这样的人会对那些他们认为需要进行详细检查的情况或问题运用系统分析的方法，以便找到更深入、更好的答案。他们会在做出最终决定之前仔细地分析所有信息或假定的基本效度。
低分者的特征
得分主要在1—2分（“几乎从不”和“偶尔”）表明：这样的人不会花太多时间细察那些出现在他们面前的事实、数字、意见。他们往往会忽略所获得的信息中存在的缺陷，所以他们把许多决策都建立在了猜测的基础上。
低分者往往采用许多仅具有一些表面价值的信息。他们不会在提出问题方面花时间进行深入思考，也不会对他们所听到和看到的问题进行仔细的评价。
低分者的行动建议
低分者需要用更多的时间对重要或复杂的信息进行估价，并且要以一种合乎逻辑的、系统的方式对这些信息进行仔细分析。当这些信息有助于他们进行理解和做出高质量的决策时，他们应当进行记录或深入思考。
· 养成在遇到重要的或复杂的信息时做笔记的习惯，这样可以帮助你准确地做出反应。
· 评价收集的每条信息。通过考虑这些信息的来源、已有的假定、需要做的调整对这些信息的有效性和重要性进行评价。
· 多花些时间对出现的信息进行研究。询问更多探究性的问题，并且思考最根本的问题和可能的结果。
· 从别人的意见或观点中寻找误差和错误。不要从仅仅具有“表面价值”的资料中提取重要信息。
· 多花些时间收集背景资料和附加信息，这样有助于增强对主题的理解。为了便于分析，设法对你收集到的信息进行分类或整理。
评估项目：愿意对各种复杂的信息进行综合
在开始正式或非正式地解决问题之前，个人要先根据即将发生的情况对数据、假定、意见及其他类型的信息进行筛选和评价。在整个解决问题的过程中都要进行这种筛选或评价。问题解决者必须对他所听到的信息进行评价，然后把各条信息综合起来，最终形成一个条理分明的总结，以便得到最清晰的结论。
评价或综合信息的最好方式是采用一种系统的、结构化的方法。用这种方法需要把每个部分都记录下来，然后再对它们进行适当的分析。通过保留有价值的摘要笔记，以及以连续的、合乎逻辑的顺序将信息进行组织来完成这件事。
另外，综合信息是很难进行的，因为每个人都会用独特的方式对信息进行综合。为得到可靠的、合乎逻辑的结论，要对所有的信息进行比较（通常用书面形式，这样有助于以后的回顾），还要把重要的或关键的“零碎信息”保留下来。
可以考虑采取以下措施：
1. 保留整个问题解决过程和决策制定过程的书面记录。记录关键的事实、假定、想法、决策及所有其他相关事项。
2. 运用逻辑性的结构对收集的信息进行评估。然后把这些信息安排在一些合乎逻辑的题目下，或者把相似、相关的问题集中起来（可能需要提前进行这种思考）。
3. 在问题和观点之间建立联系，这样就可以从收集到的资料中得到新的信息。
4. 避免在讨论、结论、决策中随便引入数据。除非你对这些数据的效用很有把握，否则尽量不要引入。可以把一条信息与另一条信息联系起来，或者把它们与大范围的情境相联系，或者干脆把它们全部放弃。
评估项目：能很容易地发现他人意见中的误差或错误
你可能对许多问题和决策都进行过相当多的信息收集和分析。信息过多比信息不够更可以成为一个问题。因此需要开发识别混杂在一起的信息的能力，以及开发确定琐碎信息中关键部分的能力。同时要能识别人提供的信息哪些有价值，哪些没什么价值。
运用这种能力，将别人提供的有用的和不太有用的信息进行分类，对其他人在问题解决过程中出现的想法的质量进行分析和评价，这是很关键的。要能从其他人的观点中发现误差和错误。这是把注意力集中在问题上，从而使问题变得明晰的另外一种关键方法。因此，要避免对那些建立在不可靠、不正确的结论基础上的想法或建议进行讨论。
可以考虑采取以下措施：
1. 仔细倾听讨论中所有的要点或观点，随时集中注意力，并且要重视复杂的信息。
2. 在有助于理解事实和意见的地方做记录，这些记录能帮助你确定应当复查或质疑的信息。
3. 通过问问题来阐明、解释、详细说明那些看起来是错误的或者与其他的事实、证据想矛盾的观点。
4. 保持这样一种有益的怀疑，即把信息视为需要加以证明的事实。当对观点或陈述有所怀疑时，让那些人解释他们是如何确定这些观点或陈述的。
n 评估项目：在收集信息时能把“假定”与“客观事实”区分开
假定是多数错误产生的根源，然而我们的想法却受到假定的严重影响。我们都曾经经历过沟通方面的挫折，这是因为人们对信息进行了假定——“假定”安排与上星期一样，“假定”时间一样，“假定”每个人都理解了等。虽然不确定的状态令人烦恼和沮丧，但它通常比以未接受检验的信息、假定为基础制定决策或解决问题造成的损失小得多!
我们很少能拥有解决问题所需的全部相关信息。为了减少信息中存在的缺陷，我们往往会加入一些建立在假定（有时是非常倒是的假定，但并非总是如此）基础上的不完全的、推测出来的信息。
但危险是，假如没有对这些建立在假定基础上的信息进行整理、分类、明确的标记，那么我们会把这些信息误认为客观事实。如果我们利用这样的“事实”来解决问题，那么会在想当大的程度上增加我们的风险。由于某些因素我们可能会接受这样的信息，但是我们至少应当能意识到其中包含的风险。
在这方面提高绩效的建议如下：
1. 运用形象的方法显示收集到的信息。把假设或者那些不精确的、未经检验的信息（针对无法确定的客观事实而言）标示出来。用不同颜色的力文标签或其他的图表形式来区分这两种不同的信息。
2. 开发一种标准检查表，来核实信息是否能够归类为客观事实。
3. 制定一份有关“假定”的清单，检查是否能把一些信息重新归类为事实。
4. 运用建立在假定或适当的猜测基础上的信息，并且用“R”来表示以这些以信息为基础采取行动会出现的风险。
5. 在找到解决办法之前，检查你的决策信赖于假定和推想的程度，这咱程度是相对于信赖客观事实的根据而言的。如果你的决策过多地信赖假定和推想，那么就要收集更多的客观信息。
n 评估项目：能够找出全部相关的信息——不仅仅是出现在面前的那些
复杂的问题需要我们分析大量的信息，其他人已经收集到了这些信息中的部分或多数。如果这些信息建立在无效的假定的基础上，或者与问题的关键方面无关，那么其中的一部分将会模糊、不可靠甚至不正确。在没有清晰和具体的指导的情况下，仅依赖这样的信息是很不明智的。
结构化、系统化的信息收集流程的优点是：它能够提供一份关于要部的问题以及要调查的方面的标准检查表。运用这种方法可以迅速地确认信息中存在的缺陷，然后寻找更多的信息或者对现存的信息进行核实。
我们都有偏见或成见。我们会根据各种因素来考虑其他人收集的信息，然而这些因素可以歪曲（有意地或无意地）要思考的问题，歪曲对问题采取行动的方式 。因此，能够指出缺陷和假定，严格地对他人提供的信息进行咨询，就成为熟练的问题解决者的标志。
在这方面提高绩效的建议如下：
1. 设法成为一个前瞻性的信息收集者，不要仅仅被动地接受其他人收集到的信息。保持一种好奇心，多问些问题，并且随时准备对那些公认的看法提出挑战。
2. 开发你自己在信息收集方面的检查表，运用这个表来帮助你确定何时能拥有充足的信息。首先问一些简单的探索性问题，如怎样、为什么、什么、在哪儿、什么人、什么时候。
3. 对通用的问题分析流程进行检查，并且对它进行改进，使它适合你的需求，然后把它作为寻找信息的基础。
4. 给那些为你收集信息的人一些具体的指导，以便收集和提供信息的标准能保持一致而且易于理解。
5. 制定一系列标准对收集到的信息的价值进行系统性评估，保证信息尽可能确凿可靠。
评估项目：能够寻找收集的信息中的缺陷
当解决复杂问题时，要想做出有100%把握的决策，拥有所有的信息，这几乎是不可能的。时间压力经常会要求我们马上解决问题。通常，我们要在还没有100%把握的时候就不得不做出一些答复。
这些情况是正常的而不是例外的。因此，了解信息中的缺陷可能在哪儿很关键。事实上，在问题解决的过程中要运用一项关键技能是：确认可能使问题解决办法出现偏差的猜测和假定。一旦确定了缺陷或没把握的方面，就可以对风险进行评估，然后制定应变计划来有效地管理这些风险。
在这方面提高绩效的建议如下：
1. 当面对相同、相似的问题或挑战时，保留一份为解决这类问题所做的努力的记录。记录在解决这些问题的过程中存在的缺陷和做出的假定。
2. 不要仅仅相信你的直觉。结构化的问题分析过程或决策分析过程能提供一种关于要调查的方面的客观的诊断清单，这可以使你把所有的基本方面都包括进来。
3. 努力工作从而认识自己的偏见和盲点。这些偏见和盲点经常会掩盖你想法中的缺陷，所以可能需要其他人帮你指出这些缺陷和盲点。这也就是用群体能更好地解决问题的原因——每个人都可以帮助其他人解决困难。
4. 请一些具有独立看法的人对你的想法进行评价，并且帮助你发现有缺陷或有瑕疵的想法。
5. 把寻找缺陷作为问题解决/决策制定过程中的一个明确的步骤。当你认为自己拥有了全部可收集的信息时，在你的日程中加入一个“缺陷搜寻”会议。
评估项目：能够把信息分成具有相似质量或属性的组
处理和分析信息的方式与要高法收集到真实的信息一样重要。当你已经收集了大量信息并且问题明显很复杂时，这种方式尤为重要。在解决如“部门中士气很低”之类的问题时，实际的困难之一是问题太大，很难确定从哪儿开始着手。（意识到这一点足以使我们丧失信心！）
把大的问题细分然后归类、整理，按照优先次序进行区分。这种方法可以使我们更容易找到解决问题的方法。
细分、整理、归类的最主要的好处是：这样做能极大地增强我们的控制能力以及管理问题的能力，也有助于我们确认模式、趋势，以及辨别什么是最相关的。这样，解决问题的方法也将变得清晰而明确。
在这方面提高绩效的建议如下：
1. 把所有的信息以一种可视的形式表示，运用活动挂图、白色书写板、大张的纸，以便能马上容易地看到全部内容。
2. 尝试运用贴便条的形式来代替直接记录在活动挂图上。这样做能更容易地使用信息，以及对信息进行分组。
3. 运用不同颜色的标记标出各种相关信息，然后对它们进行分组和分类。这样可以更加容易地对模式和趋势进行识别。
4. 假如可能的话，把那些“已过时的”信息保留一段时间，或者在两次会议期间保留它们。因为，不断地回顾这些信息可以产生新的想法。
5. 按照最适当的方式对个人信息进行分类或分组，以便综合你的想法。
6. 运用一种简单的投票系统对信息进行分组，并区分各组的优先次序。通过对各种不同的信息做标记来分配选票，以便快速地发现重要的组和中意选择。
