被老领导评价“看过的最好的会议纪要”是怎么写出来的？

你刚刚入职不久，跟着领导一起见专家见客户开会。 领导跟你说“会上做个记录啊”。 会后，领导让你整理出一份会议纪要，分发给同事和外部专家。 与会人员个个精神抖擞，面对议题你来我往，争论不休。 你奋笔疾书，大汗直冒，笔下速度已经跟不上大家讨论的语速，早已分不清刚才到底是谁、说了什么。 你有认真想过会议纪要怎么写吗？ 拿起笔来就记记记？ 把记下来的内容稍微整理，就成为会议纪要了？ 你有没有想过，你的领导希望看到一份什么样的会议纪要？ 专家、客户拿到你写的会议纪要，对他们有什么帮助？ 什么样的会议纪要是优质的？ 1、内容详实，重点全面。 这是最基本的要求。 如果连重点内容都做不到记录全面，不能复现会议重点，那么会议纪要就失去意义了。 2、逻辑清晰，条理清楚。 忠实开会进程，做会议内容的照搬，不是好的会议纪要。 你疑惑，已经做到内容详实、重点全面，忠实会议原始内容，还不好吗？ 开过讨论会的你知道，会上大家发言，可不像写议论文，规规矩矩按顺序排框架。大家是你一言我一语，发言相互穿插进行的，要不怎么叫讨论呢。 按照进程发展，逐字记录，那不叫会议纪要，那顶多叫速记稿。 这样的会议纪要，杂乱无章，不可取。 把大家的发言巴拉清楚，梳理通顺，是会议纪要必备的质量要求，也是一般般的会议纪要跟优质的会议纪要之间最大的区别。 3、有始有终，指导行动。 开会不是目的。 开会的成果， 一是统一认识，知道项目现在处在什么状态。 二是推进行动，知道下一步大家该干什么。 所以，写明下一步行动，是一份完整的会议纪要的最终落点。 优质的会议纪要怎么写？ 第一步，记。 会上你要全神贯注，跟着会议的进程，把所有发言人的讲述重点内容，全部记录下来。 这是保证内容详实，重点全面的前提。 至于做记录的方法，手写、电子、录音转写，什么方法都可以。 关于如何打字速度跟上讲话，详见上一篇文章《不会五笔，没受过训练，我是怎么手动“速记”的？》 一个注意事项：谁说了什么，要把发言人记清楚。下一步整理会议纪要的时候，内容要跟参会人对应起来的。 第二步，写。 有了会议内容的全面记录，就等于是会议纪要了吗？ 不是。 会议的逐字记录，杂乱无章，混乱不堪。 你的会议纪要，不可以是照时间顺序的、内容的复现和信息的罗列。 你要把杂乱的信息按照某种框架进行归类整理。 以下是两个整理会议内容的维度。 1、归：按照发言人 会议上，经常是大家你一言我一语，甚至唇枪舌战，争论得不可开交。 会议纪要不能把发言人A和B的发言混在一起呈现。 你需要把发言内容按照发言人进行归类。 上面“记”的步骤里，我让你把谁说了什么记清楚，就是为了这一步能够把内容划归到人。 2、顺：按照主题逻辑顺序 开会讨论问题的时候，大家可能会来来回回往复推进议题，不同问题之间还可能相互交错。 即使按照发言人归集了内容，会议纪要仍然可能逻辑混乱，找不到重点。 你要做的是，把每个人的发言内容，按照会议议题和小问题的逻辑顺序，巴拉清楚。 会上的每个发言人，对每一个问题的发言不是同等分量的，有的人对问题A说得比较多，而对问题B一带而过甚至没有发表意见。 这个时候，就每个人的发言重点，把TA发言的内容归类到问题下就可以了。 这样的会议纪要看起来还很有层次有重点。 经过以上两步，你看出来了，会议纪要里“时间”是最不重要的维度。 虽然会议的开展是按照时间顺序发展的，但是会议纪要里的信息跟发言时间先后无关。 而是按照主题逻辑和发言人归集的。 经过了以上步骤，你的会议纪要基本成形了。 但是，别急，这份会议纪要还差一个部分，没有它，会议纪要是不完整的。 3、推：会后行动要写明，落实到人 开会不是目的，讨论出方案，会后执行才是目的。 所以，会议纪要也别忘了，把大家发言里关于项目怎么推进、后续怎么做的内容，写到每位发言人内容的最后。 在整篇会议纪要的最后，总结行动方案和任务分配，就最好了。

这样写会议纪要，有必要吗？ 当年的我，跟你一样有这个困惑。 我求学和刚工作的时候，也经常充当那个写会议纪要的角色。 求学时，导师对着我的同门说，我的会议纪要写得比他好。 好吧，导师肯定我的时候，我以为他仅仅是在鼓励我。 我当时跟你的想法一样：一份小小的会议纪要而已，有什么重要的呢。 工作后，领导拿着我写的会议纪要，严肃认真地说：“这份会议纪要，是我见过的写得最好的。” 哇塞，这个评价也太高了。 要知道，我的老领导可是二十多年的笔杆子，专门给司局级干部写稿的。而我只是个刚入职一年不到的小朋友。 是两位前辈给我的反馈，让我意识到，原来一份小小的会议纪要也有高下之分，促使我总结自己写会议纪要的方法。 虽然写会议纪要的日子已经远去，但是这套方法让我一直受用的。 即：面对一堆杂乱无章、相互混杂的信息，把它们条理化、清晰化。

杂乱的信息给人增加认知负担，而条理化的信息能够为我所用。