佛系职场 | 一封合格的英语Email应该包含哪些内容？
一个写好了也许没什么卵用，但是写差了会让别人笑三天的技能。
写在前面：
我曾经在曼城的当地企业实习过三个暑假和一个寒假，每天要接大量的电话，写大量的邮件，收件人有各种企业、合作伙伴、客户、公共服务提供者、同事、实习生等等。我的supervisor是加拿大人，她曾经做过很久的英语老师，由于职业习惯，她每次都会指出我的语法和词汇上的错误，我也习惯了将自己写好的邮件草稿发送给她。大概在第二年的最后，她才说，Yolanda，你现在已经可以不用先给我发草稿了，你现在已经非常棒了。我非常感谢她的帮助，感谢隔壁小哥教会我的标准伦敦音（虽然回国多年以后口音已经彻底回不去了）。工作以后，要写大量的英文报告，并与境外的公司、银行等使用全英文邮件交谈。有一次某外资银行的人见到了我，说，赵小姐，久仰大名，你发过来的邮件，跟我们以前见到的所有你们单位员工写的，都完全不一样。
今天，有人问我，商务写作和学术写作有什么区别。我觉得，区别应该主要就在说话语气和用语表达上，要更加贴近于人性化。而学术写作，要尽量表述一种客观事实。我在写这个商务英语写作系列之前也的确犹豫了很多，因为很多东西都纯粹是习惯，没有确切的答案。因此在发布之前，我也尽可能的去查找了一些参考资料，尽可能的满足于大部分人的习惯。如有疑问，欢迎随时指正。
首先我们要明确一件事情，我们现在要讨论的商务英语，并不涉及多么高大上的场合（因为本人也没有达到那么高的水准），我个人的邮件沟通对象，也最多是到了境外监管部门那一级别。我的职场英语，相比于“专业”，我更倾向于“得体”。得体的沟通，除了最基本的形式结构完整以外，相应的礼节、禁忌、表达方式都要更加契合，这样才能达到让对方觉得，哎呦，还不错哦。
所以这个佛系商务英语系列的主旨是，不求无功，但求无过。
当然我也会做更多的阅读，在与native了解更多了以后，如果有了更深刻的理解，希望有一天可以和大家分享非佛系的职场英语。
为什么我们要写邮件？
1 通知（个人就职、离职、岗位变动通知；日程安排；单位人事变动；）
2 询问（询问决策；询问时间；约会邀约）
3 报告（工作总结；会议纪要；事件概述）
4 感谢（合作结束致谢；面试结束致谢）
5 道歉（通知安排或其他邮件中存在错误信息并订正；迟到了向老板求情——别问我为什么会有这条）
邮件里有什么内容一定要填写？
收件人：直接接收信息的人。
抄送人：该信息相关者但不需要直接按照邮件行动的人、需要了解情况的相关人员（如收发件人双方的领导）。e.g.如果你是一封会议通知邮件，但是把某些参与的人放在抄送栏，资深的职场人士只会认为这个会议与他们没有关系，不会出席。
密件抄送：你想要悄悄告诉但不想让收件人知道的人（喂，快停下你现在的邪恶想法！），比如写邮件告状的时候悄悄地加上你领导的名字什么的嘿嘿……咳咳！用法常见于，需要使收件人互相之间并不知晓彼此的信息。如，在发送收件人超过10人以上的群发面试通知时，收件人选择本部门公共邮箱，将所有接收方的地址放在密件抄送栏中，收到以后的效果，就不会显示任何其他收件人的联系方式了。另一种常用方法为，一些重要邮件需要抄送某些相关内部部门或者公共邮箱进行备份、筛查，可以写在抄送栏，若不想被收件人知晓，则写在密件栏。
主题：简洁明了，字数不能过长，写明最重要的意图，短语为主
#划重点#通用基本常识（并非绝对！！一定要看你单位情况！！万一你部门领导是个甩手掌柜特烦你给他发邮件呢！！！）
1 有多个收件人时，等级越高，地位越尊贵的人，置于前置位。
2 等级和部门之间的界限一！定！要！明！确！本公司内部，跨部门正式邮件及阶段性邮件（平时沟通邮件视领导习惯）抄送双方部门一把手/负责人。跨公司正式邮件及阶段性邮件（平时同上）抄送双方项目负责人及双方参与者。日常工作邮件视涉及范围抄送。不要越级汇报抄送，尤其是投诉和问责，甩锅要注意影响。
3 主题一定不能空着，但是要注意长度。一般以10个单词以内为宜，并且最好是把关键单词提前，不然标题太长对方列表显示会折叠。如：Appointment detail - schedule on 1st Sep conference.
正文部分包含什么？
1 称呼
2 问候
3 首句说明邮件主题。控制在两句以内。如：I am writing to inform you the schedule of the comming events.
4 如对方并不认识你，或者想让对方想起你是谁，第二句要自我介绍。如：My name is xxx, senior analyst from xx Company.
5 如有和该主题直接相关的附件，可在第三句立刻指出。如：Please find my CV from the attachement.
6 换行开始主题写作。每段尽量控制字数，主题换行，每段第一句概括。如：The event will last for 3 hours. We meet at 9.00 am ....
7 结束语
8 结尾问候
9 署名
10 签名
#划重点#通用基本常识
1. 邮件里，尽量使用简短清晰的句子，花里胡哨的从句啊谚语啊俚语啊尽量少写或者不写，除非必要！
2 写完一定要反复查看！语法其次，毕竟你不是native，不影响理解的情况下对方都能理解。拼写错误一定要不得！！如果一开始不太能接受，可以先在word里面贴一下看看。或者使用可以自动检查拼写语法的邮箱软件，如Outlook。
3 尽量少在正文中插图片和表格，很多公司内部邮箱出于安全性或其他考虑，会直接以文本/HTML形式显示，排版和图片将直接消失不见。如果一定有必要，建议在附件中单独再次添加该图片以防丢失。表格可以直接附Excel或图片形式。
4 本文中提到的正文包含部分的10个点是适用于正式/阶段性邮件，根据不同情境可酌情删减。比如紧急通知，leave a message，简短回复等都不在此列，后面会详细讨论。
5 尽量控制附件的个数。我个人习惯将附件个数控制在4个以内，这样对方可以尽量避免附件折叠。如果实在太多，建议打包压缩。
6 附件名字要修改。若附件较多或名字过长导致折叠，可以以数字命名，如：1 xxxlist 2 xxxlist，在正文中提及为：Please see attachement 1 for more information.
下期预告：8 结尾问候 | 除了Best Wishes还有哪些更合适的用法？（事实上Best Wishes也并不是什么时候都可以用的啊朋友们！）
如果有其他topic想了解请留言，不然我就不定时更新，想到哪写到哪啦<(￣3￣)>
