任务分解 结果反馈 邮件往来
过去两天因为上班的时候一直在写材料，以至于下班后一丁点儿都不想写关于上班的任何事，看到自己关注的公务员日记还是推送着公务员工作内容，想着自己还是应该每天反思一下近期工作所得和感悟的。
不知道阅读的人是更爱看我的生活随想，还是工作心得，抑或是无所谓（只要是一个人活着的轨迹就可以），可以给我留言反馈，以后可以进行偏好调整。
01 任务分解
我是一个银行文秘，但我不喜欢也不擅长写材料，至少在我的领导看来如此。同时，从小受到“我可以不喜欢，但我不能做不好”的思想影响，使得我尽管不喜欢写材料这件事，但不能允许自己真的写不好材料。毕竟身为文秘，就算大领导的重要会议讲稿可以由我的领导来挑，平日里报送监管部门的材料还是要能拿得出手的。
最终的结果是，尽管我不喜欢写材料这件事情本身，但无论出于岗位职责还是自己的责任心（好胜心？），我依然还是要写不少的材料，例如本周需要完成的一份反映我们上半年支持区域实体经济发展的材料。
当我终于坐下来打开一个空白的文档时，距离领导截止交初稿的时间只有两个小时，120分钟。框架是领导之前已经定好的，分为6个版块，这意味着如果我要按时交稿，每个版块必须要在20分钟内完成。2小时写一篇完整的、流畅的材料或许不是简单的事情，但是在20分钟内写出相关内容的300-400字却不是难事，于是我果断以20分钟为单位开始写。每完成一个版块，我都会对一下时间，如果提前完成了，就在心里默默鼓励下自己，接着赶紧去完成下一个版块；如果超时了，会确认下超出的时间，并压缩下一版块的完成时间，以确保按时完成整篇材料。
事实上将任务分解成这么细的版块，我还是首次尝试。以往的材料因为本身比较庞大，往往被我以“半天”为单位来限定，而半天之中，我总是会出现“还有时间，稍后做”、“时间有点紧，但可以尝试下”、“我的天，怎么已经这个点了”的情况。在某次阅读中看到一个提法，说是当出现完成困难时，不妨将任务分解得再细一些，简单到不好意思不去完成——例如，20分钟写300-400字，完不成总有点交代不过去。
建议大家也可以试一下，前提是确保自己规划的时间段内不要被第三方打断。事实上在日常工作中，我的领导经常承担“打破者”的角色，这次我之所以敢这么做，是因为我的领导那个半天不在……
02 结果反馈
这是今天中午在食堂吃饭时，和隔壁部门的同事闲聊时提到的。因为一同吃饭的其中一名同事，近期被提拔到了部门总经理见习助理的岗位，算是“准管理岗”了，自然就聊到了关于领导和同事之间如何相处、沟通的事项。
我怕自己的部门大主任在一定范围内已经是公开的秘密，甚至大主任本身也应该有所察觉（纯属我的个人猜测，自己的属下怕自己怕得要命，应该会有所感应吧），因此我也十分坦诚地分享了自己和部门大主任的相处困境。
其实一直以来，我对大主任的恐惧来自于前几任秘书不算完美的下场（一个出错离职、一个被退离职、一个至今在柜台、一个已主动离职、一个远嫁他省），虽然这些秘书的职业走向和大主任并没有明显的因果关系，但是不断被重复演绎后，我在内心的确是有所顾忌的。另一方面，大主任本身水平极高（70后，人大毕业，真心是学霸），在效率、学习能力、专业水准都远高于我，无论有意无意，常年积累的各种不满意都会打击到我那颗并不算太脆弱的心。
于是我就说，我挺羡慕隔壁部门的老总会时不时给出正面的反馈。即便给出的是负面的反馈，也可为下阶段进步指明了方向。我的部门大主任从我入职至今，从没有正面夸赞过我，批评也极少，大多数时候需要自己去悟——当然，我不否认，很多时候得不到反馈，我也并没有主动去和领导沟通。这一点建议大家不要学我，如果没有强大的第六感，我是活不到现在的。和自己的直属领导保持良好的沟通互动，无论对自身工作开展还是部门工作推进都有着莫大的好处。
我常常设想，如果有一天我能够成为管理者，我会及时给自己的下属一些反馈，好的不吝啬表扬，差的不拘泥批评，令当事人能够清晰了解到自己所做的工作的长处与不足，并在未来工作中加以改进和完善。
03邮件往来
因为时间的原因，很多时候，我们部门起草一些材料根本等不到数据出来，都是根据当季的经济大趋势，结合之前的业绩测算，构思出一个“预期”的数字，并在此基础上形成文字素材，数据用“XX”代替，然后再去向各个业务部门要数据。
我个人的习惯是，将文字连同需要填入的数据一同粘贴下来，通过邮件发送，主送业务部门的经办，抄送业务部门分管领导（或主要负责人），在标题里注明需要的数据截点、材料用途、反馈时限，方便业务部门根据不同的材料送阅对象选择不同口径，并在规定时间前及时提供。为了防止邮件被淹没在无数信件里，一般发完邮件后，我会给业务部门的相关负责人或者是经办打通电话，提醒一下。
看上去似乎很复杂，需要将数据一个个分离出来，粘贴到不同的邮件中，还要逐一电话通知，但这是我长期实践中研究出来的最佳模式了。
第一，邮件往来，可以留下痕迹。我们的内部邮箱一般保存三四年的数据没有问题，一般材料的数据最多追溯三年（如果要写那种追溯到5年乃至10年历史数据的，相信我，让业务部门重新提供一份会更方便），完全够用。有邮件为证，若真的数据出现问题，也方便查找具体出现纰漏的环节，换种更直白的说法，方便追责，这是自我保护的有效手段。
第二，邮件往来，不打乱既定节奏。事实上有不少业务部门的经办员比较忙碌，在我打电话通知要数据的时候，他们往往试图让我在电话里等一下，直接将数据找出来报给我。偶尔数据繁杂且时间紧急的材料，我会变通这样的做法，但是绝大多数时候，我会礼貌道谢，并建议对方仔细查看一下邮件，明确口径后再将数据反馈给我，然后挂掉电话。这里的差别是，如果是电话报数，无迹可寻，况且对方查找数据少则几分钟多则十几分钟，我只能一直等着，做不了其他的工作。七八通电话下来，小半天已经过去了。邮件对于对方和我来说都是更不打乱工作节奏的方式，对方只要在我限定的时间前回信给我即可，至于对方是一看到就处理，还是等一小时后处理，我并不关心。
以上，大约是这两天写材料时想到的三个小点。
这几天时常想起在网点上班的时候，有名同事总是对我和另一名新工说，要记得网点的压力，将来从事管理岗了，不要忘记基层员工的一些共性问题。转眼已是五年，或许因为离开网点久了，当时十分期待管理层看到并改变的问题，已经渐渐淡忘。如今我还远不是具有发言权的人，但当时那名同事说的话，我始终难以忘怀。或许我还没有力量去改变整个基层网点的工作现状，但起码可以提醒自己时时记得当前所想，若有朝一日成为了更上一层的管理者，能够更贴近部门内员工的需求，在推进部门工作的同时，也带领大家更靠近自己的梦想。
共勉。
