效率是整理出来的
来源：https://book.douban.com/review/8392586/
作为办公室工作者，常常手头同时进行几个材料或几项工作。而每个材料和工作又有各自的参考资料、工作计划……再加上时不时出现的会议通知，我们常常在堆得小山一般的文件资料中寻找一席之地进行工作。就在你继续昨天的思路，参考完了几份文字资料准备着手写点什么的时候，电话进来了——老板询问一件事情的进展。这个时候，你不得不扎回纸堆中找老板提及的那个材料，以及与之关联的其他辅助材料，以及笔记本，以及电脑中保存的关于类似事项的参考资料……
据统计，一个现代商务人士平均每天会接到大约190种信息，一年花在找东西上的时间大约是150小时。如果按照每天工作的时间是八小时来计算的话，150÷8约等于18.75，也就是说一个人一年有近十九天的工作时间花在找东西上！
所谓提高效率，就是把浪费在找东西的时间用在有产出的工作上。
这也是这本书的基石——通过整理，将资料、信息按照有规律的方式排列起来，达到“需要的东西和信息随时找得到”的状态。
一、分类是整理的基础
无论是整理书面文件还是电子信息，都要对内容进行分类，但分类不宜过细，过细一则增加查找时间二则增加分类的难度，三级目录足矣。
无论是书面还是电子信息，都记得设置一个“临时文件夹”
二、如何整理办公文件
工具：A4透明文件插页袋、口袋状的大文件夹、双层托盘、大文件柜、暂时保管箱
文件分为三个大类：近期需要用到的、需要存放起来的、不知道以后是否需要暂时存放起来
1、把操作中的文件置于A4透明文件插页袋，为了方便找寻，透明文件插页袋第一页应明确项目名称、客户、日期等，口袋状文件夹应有分类标签。
透明文件插袋最好竖着放进口袋状大文件夹。如果放进大文件夹的透明文件插袋数量很多，建议根据频度或类型进行分类。
所谓频度分类，就是在使用的过程中，每取出一份文件，归位的时候都放在口袋文件夹的最左侧，这样，使用频率高的文件就都集中在左侧了。
2、对于中途收到的还没开始处理的文件或者页数很少的文件，可以放入上下两层的托盘中。已经看过的放入下层托盘，没有明显用处的直接丢弃。
3、已办的、需要保存的文件使用大文件夹进行保存，并在文件夹外贴上标签
4、需要暂时保管的文件可以放进暂时保管箱，作者喜欢用纸箱子。这类文件千万记得到年底要进行清理，一年都没有用到过的还是丢了吧。
三、关于办公桌、名片、杂志的整理
1、办公桌：使用频率高的东西放在随手可以拿到的地方，乱点也无妨，整理的目的是提高效率，不是光洁无一物。不怎么用到的可以放进抽屉。
2、名片：虽然现在我们已经以使用智能手机为主，收到名片很少了，但作者对于名片的处理方式还是值得借鉴。他会在第一时间将什么场合遇到的名片主人、人物特征、穿衣风格等，然后定期整理名片，将那些“频繁打交道”的人梳理出来，进行二次强化。
3、书和杂志。第一原则是作好摘录，借助有道云、印象笔记、豆瓣等电化平台，进行电子归档。如果来不及作摘录，或者是杂志上比较短小的内容，可以影印或扫描成A4大小的进行归档。那么整本书或整本杂志就不会占据你大量的空间了。
四、关于电脑的整理
电脑已经是现代办公生活不可或缺的设备了，电脑用于储备的最大优势在于，使用GOOGLE桌面或是WINDOWS搜索功能，就能迅速找到你要的文件。
电脑办公需要注意的是：
1、一元化办公。避免出现工作时多于一台电脑，回家还有另一台电脑用来加班的现象，将所有的事务放在一台电脑里进行操作，这样，就不会因为多台机器更换保存不同步，而找不到文件或者忘记把文件存在哪儿了。
2、所有的电子设备都应能与电脑进行连接。千万不要买了个PDA却不能在你的一元化电脑上使用，载体越多越找不到东西。
3、进行合理的文件夹分类。三级文件夹子应该是这样的：“工作”OR“生活学习”——大分类——小分类。要重视对文件夹的起名，这将有助于之后的搜索，起名要尽量包含日期、项目名称等关键信息。
4、清理桌面。桌面的文件或文件夹过多是造成混乱的原因，作者建议桌面的文件夹不能超过10个，可以将近期正在处理的文件夹用快捷方式放在桌面上，处理完成即取消快捷。
5、及时处理邮件。这在机关里可能不是那么重要，但在商务公司，业务往来基本都是通过邮件，处理邮件的方式也是影响效率的重要方面。邮件应该要迅速阅读、及时处理。建议使用OUTLOOK的分类功能进行分类。
6、与工作无关的弹窗或邮件建议使用两个邮箱，在一天中找出一个专门的时间段阅读。
7、电子化办公一定要记得定期备份，以免文件丢失。
五、清空大脑
不知道是罗振宇还是樊登，在讲某本书时说过，人类的大脑不是用来储存和记忆的，是用来进行创意和思考的。如果用电脑对人脑进行类比的话，人脑就相当于CPU，而内存应该学会放到别的地方去。重点是，想找的时候随时都能找出来。
对于一天或是近期要做的事，不妨借助TO DO LIST进行记录以清空大脑。无论是OUTLOOK还是APP或是手账，有很多载体可以记录每个人的TO DO
此外，作为领导，每天要处理的事情很多，需要学会委托给他人。结樊登读书会领导力书籍的观点，还要培养接班人，这是重要不紧急的事，但是当你不去做这类重要不紧急的事时，重要紧急的事就会变成越来越多。
六、关于超级整理术更高层次的运用
1、设立规则。
首先是整理规则，确定了进行整理，就要遵循并定期进行整理。比如每年一次的暂保文件清理、每半年的电脑资料备份、每天的新收文件处理、邮件处理等等。可以在OUTLOOK的“任务”中使用“重复周期”进行提醒设置
其次是逻辑整理。比如在会议中，我们常常感到会议效率低，主要是三方面原因：一是参会人员不知道会议的目标是什么，没有准备地参会；二是参会人员在会议中没有职责；三是会议过程中没有落实责任人，导致会议开完了，工作却推进不下去。因此，作者给开会也设定了规则：（1）如果有需要在会前进行了解的东西，事先进行联络；（2）所以与会人员知晓会议议题；（3）制作检查目录（附后）；（4）将会议上的决定事项和重要事项当场发送给参会人员（如，制定削减成本方案，由佐藤负责，在几月几日之前）
附：检查目录
1.提高销售的战略
预测销量
销售是否如预期
如何提高销量
广告战略
2.削减成本战略
是否存在可以提高收益率的商品
是否存在高收益率的服务
是否有不必要的成本支出
有哪些工作可以外包
人工费用是否合适
……
2、用规则来判断一项新事业的可能性
这个其实已经超出了整理术的范畴，它实际上属于逻辑思考，但是在方法论上还是可以借鉴整理术，就是先确定新事业的标准，然后用检查目录的方式去看是否一一符合这些标准。
3、整理术帮助你获得的时间
整理术的核心是减少花在找东西上的时间，这样我们的大脑就有更多的时间去进行“思考类”的活动。就好比给CPU作碎片整理，当脑子里不再被不必要和乱七八糟的信息占据时，就更能集中做高效的事了。
既然我们已经通过整理术有了时间，那么，我们还需要了解自己的大脑一天中思维最活跃的时候，把这段时间集中整理出来开展困难、需要创意的工作。
小结：我们不能改变生命的长度，但是能改变它的厚度。整理术不能增加时间的长度，但可以提升时间的效能。
举报
© 本文版权归作者 斜杠中年 所有，任何形式转载请联系作者。
