这位同学，听说你连个工作邮件都写不好……

                
                
已经是某公司创始人的土豪朋友L听说我在做实习生互助成长之类的事儿，找到我们，想让我们开个培训班。培训什么呢？土豪朋友说：什么基础培训什么，从正确发邮件和文档排版教起。
 
最近他们公司刚融到一笔大钱，就一掷千金报复社会请了一堆贵得要死的名校毕业生，薪资水平是之前他们请的外地二本学生兼职的一倍。但是工作没多久，土豪就大光其火。
 
“你能相信吗？我让他总结下数据邮件给我，他做了一个word文档，然后还通发了全员……”
“我让项目助理给客户发个邮件，她也不抄送我，后来开会时在客户那看到那邮件我简直想找个地缝钻进去，正文10个字啊，附件文档排版丑到爆啊！”
 
我打趣他，“你也没说要把正确的发邮件和excel表格使用这些放进考核中啊？！”他说，我以为这些他们都会啊！
                
                
对于实习生来说，基础技能确实是个坑，很容易大意失荆州。我在传统媒体工作多年后，刚进入互联网企业时仍然难免犯此类低级错误——我不小心发了一封邮件给全员，还忘记写标题……被有文字洁癖的COO同学愤怒的回复：小姐！标题不会写吗？！邮件组搞不清吗！？
 
在大公司日常工作中，邮件作为沟通工作的基本工具，在日常沟通中占据半壁江山，甚至比口头沟通更重要，它更正式，更官方，而且具备法律效力。
 
例如你负责组织了一次小组会议，或跨部门涉及分工和配合的会议，会议结束后一定要发一封邮件，把会议纪要发给所有参会人员，如邀请了高阶领导而对方没有参加，也一定要抄送到，为表谦逊结尾可以补充写“如有疏漏，请指正。”千万不要偷懒省略这一步，因为这封邮件发完，你们会议结论才算板上钉钉了，否则还都是“口头约定”或“讨论过程”而已。
 
再例如，你要去兄弟部门沟通一项配合工作，一定要先发一封正式邮件，提出工作请求，把需要配合什么说清楚，并抄送双方上司，这是最基础的礼貌。如果在私交不是很熟的情况下，冒然跑去人家那边说半天，对方一般会不耐烦解答你一堆有的没的口头问题的。
 
最基础的，涉及薪资调整、岗位调整、纠纷说明、离职申请等更复杂情况的，也一定要以正式邮件来沟通，即使口头沟通过一遍了，也一定要再发出一份邮件，每个流程每个环节都不能少，邮件是有法律效力的，对于你将来说清楚这件事很重要。
 
说了这么多工作邮件的重要性。来看个邮件示例：
                
                
这封邮件有几处错误？
 
首先，称呼太随意；哥、姐、哥们儿、姐妹儿，这种口头语言，不要用于工作邮件的称呼，咱又不是说二人转的是吧？邮件相对正式，也不需要套近乎。
 
其次，标题是几个意思？这种标题非常容易被人当成垃圾邮件删除掉。
 
最后，正文内容表述混乱。“前天说的事儿”，你都费心打了这6个字了，怎么就不能多打几个字把什么事儿说清楚，如果对方比较忙，要想半天才想得起是什么事儿。此外，正常的做法应该是在deadline到之前一到两个小时发出这封邮件提醒对方，留出让对方补救的时间，而不是马上就deadline了，才告知对方。
 
唯一还算合适的地方是个人签名还算写清楚了自己是谁。如果个人签名再没写的话，估计收到邮件的这位“哥”会非常火大，不知道谁发的想不起什么事，但是到了deadline，这位“哥”肯定会抓狂，也许会懒得继续了解是什么事儿，而会一键转发给市场部的负责人告一状。
 
修正后的邮件是这样的：
                
                
除去前文提到的错误进行了修正，还增加抄送了自己的上司“李总”和对方的相关执行人员“小思”，这样“费经理”对事件过程一目了然，并增加了重视程度，一键转发责成“小思”抓紧执行就可以了。
 
对比前后两封邮件，前一封简直是雪上加霜，会把一件简单的事情搞复杂，让工作流程上的每个人都充满怒气，并扩大了执行流程的复杂性；而第二封邮件，不卑不亢，婉转善意，既强调了事情的重要性，又申明了事情的紧急性，还把期限流程规划好，缩短了流程上每个人的反应时间。
 
像不像传说中低情商和高情商的区别？不同的是，工作邮件的高情商是可以学习和设计出来的。我不是邮件礼仪的专家，按照个人经验及习惯总结部分基础事项。
 
1、 邮件标题
要明确表明事情的内容，保证在没有语病的情况下保持最少字数。如是紧急事件或期限提醒，请标题上体现紧急度。可以用方括号【】等进行标注，例如公告、通知一类。
如：【最新】关于本月报销的注意事项及截止时间。
好的标题应该易于检索。
 
2、 发送及抄送
发送给其他部门的邮件，最好抄送自己的上司及对方的上司。如果涉及工作分配，最好把邮件中涉及的人员全部抄送到。大公司家大业大部门多，如果遇到一个涉及超多人的大项目，邮件的发送与抄送一定要搞好。通常，大项目是可以单独申请建立邮件组的，通过邮件组的方式可以解决每次都写一堆人的麻烦。
 
3、 称呼
不要以私下或者口头称呼作为邮件中的称呼，邮件中一般写职位或尊称，有的公司氛围较为开放，也可以直接写姓名。
较为正式的邮件，或存在上下级关系的，可以写 “dear 某某”，如果是平级关系，或者并不是特别正式的邮件，可以写“HI，某某”；如果收邮件的是多人或者邮件组，可以写“dear all”或“Hi, Everyone,”，如果不喜欢用英文标识，也可以写中文“各位”。
 
4、 邮件正文
先要强调，邮件体不同于其他书面类写作，最好用短句子、倒金字塔结构；切忌复杂的句式和生涩的专业词汇堆砌。
倒金字塔结构的意思是，先把要传达的中心思想或结论部分在开头说明，例如“关于某某事项的结论是……”，然后后面再附以论据和论证。
如果正文说明部分很复杂，一定要分段写，可做小标题，要编排序号。切忌一长堆文字的罗列。
活用图表，能用图表表明的就不要用文字叙述。
正文的格式最好简单简介、干净清爽，不要用花花绿绿的信纸，除去显得不够庄重外，还会影响打开的速度。无意义的装饰性图片更是要少用。
字体及颜色，一定要保持统一性。如有需强调的部分，可用“加粗”项标识。慎用颜色，颜色中通常红色用于警告、提醒；绿色用于通过、通行。
涉及时间期限的，一定要把明确的时间期限标明，如“请周四下班前回复”“本计划的执行周期经商定为……”
 
5、 个人签名
要考虑到公司内和公司外收件人的不同需求，通常以公司外人的阅读需求为准。要包含姓名、职务、联系方式。
 
综合以上，礼貌、客观、清晰、简介、分工明确、条理清晰，是一封好的工作邮件的基本特征，也是职场中的一张名片。不要偷懒，做好做到位很重要。
（快下班了，还不赶紧去发邮件！）
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