【高效办公】谈文献整理的一点点经验

本文属原创作品，转载请联系作者哦。 ================================================== phd牛太太是一个在理工科学校浸润多年的选手，在研究生5年以及工作6年的研发生涯中，查了无数的文献。 做科研嘛，总归是要知道别人都在搞些什么，自己和对方的差距有多大，以及从别人的科研中学习什么。（开放google对我们真的太重要~） 因此每周都有大量的科学文献待查。 不勤查文献的结果，就是，你像小黄牛一样写了开题报告，吭哧吭哧闷头做了半天试验，等发表研究结果的时候，被告知：您的研究成果在n年前已经被公开发表了。 （我在陶氏二面时被考官问过这个问题。但是本人郑重的回答，我的论文已经发表，所以应该是之前没有相同的研究。您说的可能是类似研究。） 恩，后果很严重哦。 ①文献整理第一步：文件夹分类 以研究生课题为例。我当时研究的是聚丙烯。 一开始可能不知道分多少文件夹好。随着阅读量的增加，不久便可以知道所研究的课题有几个研究板块。

对于包含内容更多的板块，可以有更多的子文件夹。 比如我关心的nucleator这个板块，里面的内容又再细分。又产生子文件夹。

再以工作后的文献整理为例。 工作后不再像研究生那会儿，只关心自己课题相关。 工作后需要查新的课题是五花八门。所以我是按照年份来分类文件夹的。

每年的文件夹，又根据具体课题分成子文件夹。

②文献整理第二步：建立搜索目录（excel表） 有时候你想查找过去的文献，打开文件夹查找固然可以，但是效率不高，因为有时候甚至看到题目也想不起文献的内容。 再或者，想总体看一下某个课题文献都有什么内容。这时候文件夹的方式也不太好用。难不成要打开每篇文献重新回忆一下。 我的方法是，开始搜索文献的时候不要怕麻烦。把文献按照分类，用excel表格统计一下。需要手动录入一下。 我知道现在有很多高级的文献导入方式和软件。可是由于受到版权的限制，或者文献来源的限制、网络检索能力的限制，很多文献不能自动导入到这些软件中。为了怕遗漏，我还是选择手动录入的方式。 还是以研究生时查的文献为例，介绍excel表格。 Excel的容量很大。经常看到有人把相关的内容被建立的好几个excel文件，其实完全没有必要。不方便查找。要知道每个工作簿包含了无数工作表。工作表又包含了无数表格。这么多填写内容。还不够吗？ 建立一个工作簿，按照文件夹的分类建立若干工作表。每个工作表的名称显示在下方标签栏。↓↓

对于每个工作表，在最上面一行，是文献的具体名称、来源、摘要等。↓↓

这样做excel的好处有： 1.方便文献内容的回忆。避免逐一打开文献回忆的繁琐。 2.利于写文献列表（如申请课题时需要列出查新文献）。 3.便于写文献综述。 在梳理自己的文献时，课题会有不同的分支，这里我采用了思维导图的方法。因为mindmanager经常需要版权付费的问题，我用的是国产的软件novamind5制作思维导图。 目前对思维导图的理解不深，这个软件简单容易上手。比较适合现阶段的我。 下图是我为某课题做的思维导图。也叫树枝图。 一览无余非常清晰。

※※ 当然，还有如何不同电脑上同步的问题。 我一般用同步软件（文件管理稍后介绍），将办公室电脑和家里笔记本电脑。或其他办公工具，随时同步。将这些文献检索的excel表格放在这些同步软件时，无论在哪里检索新的文献，都可以在同步工具的excel文档里更新。 ③如何在自己的汇报中引用文献 做报告（ppt）（开题、总结汇报）时常要引用一些经典的、有价值的、别人做的好模型和图表。这部分内容经常放在背景介绍部分。 还有一些网页内容的图片，直接截屏的效果比较好。粘贴在ppt上比较容易观看。 那么就请准备一个PPT文件（比word更容易复制粘贴）。 按照课题或者自己给一个关键词（日后方便查找即可）

每个ppt的内容，如果有必要再细致分类，也可以分成几部分来归类记录。 在用word写文章时，ppt中的内容不太好导入。并且ppt中总结的一般是图例。因此还可以建立一个word文档，来总结文献中有用的表达方法。 牛太太作为理工科的一员菜鸟。在写科研报告的试验部分经常遇到词不达意表达叙述不准确的时候，英语就更加不够地道。 因此但凡在阅读文献时觉得写的好的试验部分，无论英文中文，我总结到了一个word上。根据不同表征方法分类。以后自己写实验部分时，可以有大大的参考。 为了查找更加方便，设置分级标题，这样用导航窗格可以很方便的找到所需要参考的表征方法的部分。

一点点经验，和大家分享啦。 虽然当时看的慢一些，但是日后找起来会非常方便。