快速寻找最理想的会议场地的诀窍

                
                
会议活动选择在哪儿举办是很重要的，因为举办会议的地点将会影响到活动出席的人数，会议议程的范围和性质，活动的整体氛围。下面，小淘为您介绍几个建议，希望能帮您找到理想的会场——或者至少能为下一次会议活动找到最佳的会场。
　　1、趁早入手。
预定会场一定要趁早，因为多数好的会场都会很早就被预订。如果您预订太迟的话，很难订到期望的会场，故一定要趁早入手。
　　2、预估会场的面积
参加会议的人数有多少？议程类型是什么？需要多大厅来举办？是否需要独立房间用于进行专题讨论会或研究讨论会，如果需要，那么要多大的房间？
如果有一个与活动相关的展览，能为它安排一个合理有效的位置吗？如果有一个与活动有关的社交节目，有地方举办各项活动吗？
　　3、列出所需设备。
清楚自己需要什么样的电脑和其他视听设备？是否需要上网的房间里有可用的因特网接口？视听设备的安装简单易行吗？是否有可以运送重型设备的车辆通道呢？房间适合放映数据投影吗？需要什么样的饮食供应设施？您要求与会者在自己的座位上就餐吗？在哪里提供茶和咖啡？这些都务必提前想清楚。
　　4、考虑周全，确报所有人都能进入会场。
对于需要借助轮椅的人来说，在多数会场内只有部分场地他们能够进得去。为了确保活动会场对于每个人来讲都是容易进入的，而且保证会议程序对所有与会者都是公开的。建议不选用那些出入不便的场所。
　　5、考虑您所需的会场环境。
如果您想为代表们创造大量交流与非正式讨论的机会，请务必确保已经为这些活动的进行做了很好的安排。您也许需要布置一个中心区，还要各有舒适的座椅和自助茶点。这样代表们就可以在里会面了。
　　6、全面考虑费用支出。
为避免在后期发生令人不愉快的冲突或是争论，请务必确保在同意报价时就将所有项目计入成本。
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