OA办公软件应用的四个难题与对策

      对中国企业来说，通过应用OA办公软件来加强企业治理，提升管理水平和办公效率已经成为一件非常普遍的事情。OA办公系统在帮助中国企业提升内部管 理方面发挥了巨大的作用，但其应有的价值和潜力，还是没有被充分发挥出来。虽然成千上万的企业已经实施了OA办公系统，但是对应用中遇到的一些问题却显得缺少对策。有些问题是个性化的，有些则比较共性。金企业整理了四个有代表性的问题。
   1、领导者不能持续支持
   有人会觉得奇怪，既然领导者不支持，怎么能采购OA办公软件呢。其实，的确有很多企业，在领导者的指示下采购了OA办公系统，又因为领导者不能够持续的关注和支持，而无法用好系统。
   万先生认为，这时候，需要项目负责人站出来，他要找到系统应用的切入口。这个切入口应该是公司管理的重点和痛点，然后通过OA办公系统找到解决的办法，形成一个有目标、有办法、有过程、有预案的报告向管理者汇报。
    管理者最喜欢的就是下属提出解决办法，而不是罗列问题。当他看到这份有理有据的报告时，即使报告不是很完美，也不见得一定能解决问题，但也会非常乐意去尝试，必然会全力以赴、自始至终的支持项目负责人，去实施报告中的内容，这样系统的应用也就水到渠成了。
    项目负责人需要清楚的是，自己是项目的直接负责人，把系统用好，是自己的责任，自己的担当，自己能力的体现。只要认真想办法，把OA系统放到企业管理的角度，放在解决实际问题的角度，而不是为了应付使用，就容易获得管理者的支持。
    在获得领导者的认可后，项目负责人还应该在执行过程中请管理者多参与、多监督、多支持，及时向其汇报工作进度和成果，相关的会议也尽量邀请他参加。这样既能够保持领导者的热情，也能够在企业内形成应用OA系统的良好氛围。
    2、员工抵触
    什么样的员工容易抵触OA办公软件呢?主要是一些老员工、中层主管、业务人员，以及个人利益受到影响的员工，他们会以各种理由来为自己开脱，比如太忙、没时间、年纪太大、系统不好用等。
    对这类群体，万先生认为可以用“胡萝卜加大棒”的方式来解决。“胡萝卜”就是好处和甜头，要给这些人设计好贴身的应用，应用的数量不要多，难度也不 要大，要容易使用，效果明显。要让他们亲身感受到OA办公系统非常好用，可以帮助自己省时、省力的工作，他们自然也就爱上系统了。
    对员工取得的成绩，要及时表扬或表彰，以在企业内部打造良好的使用环境，争取赢得主流意见的支持。
    “大棒”就是制度和规则，企业应该制定OA办公系统的使用制度，明确要求什么事情需要通过OA办公系统来进行，做好了有什么奖励，做不好有什么惩 罚。比如要求所有的申请全部在线上审批，不接受线下申请，并对审批时限提出明确要求，这样大家就必须多上系统，很快能养成习惯了。
    金企业认为对OA办公软件这种新生事物来说，员工需要有一个了解、熟悉、习惯、依赖的过程。对项目负责人来说，应该尽量把这个过程缩短，这就要缩短实施周期，设置好阶段目标，循序渐进，不要试图一步到位，把实施周期拖得太长，这样很容易导致员工的气馁和抵触。