撰擬函稿注意事項（轉）
今天台灣還保存著一整套標準公函撰寫規矩，繼承了舊時代的傳統風格的同時也有發展。可以供閑閱之資~~~
撰擬一般函稿須注意事項
一、把握行文角色立場：
行文時，應注意把握所代表的角色立場，以及認清行文對象；其表達的方式和用語，也
應依照公文程式上的要求，不能錯置；否則，不僅會失禮，造成笑話，同時也將影響機
關單位，及其相關人員的形像與行文的目的。如：
(一)教育廳各科室以廳函報請教育部補助某項經費案，屬上行文，須以上行文
的語氣辦理，而教育部也為教育廳之直接上級單位，為尊重行政體制
應以「鈞部」「請准予」「請鑒核」語詞表達。不可使用「貴部」
「請惠予」「請查照」等平行文用語。
(二)另教育廳各單位，如以廳函廳屬各單位之案件，係代表廳長請各單位辦
理，屬下行文，稱呼以「各單位」即可，不必稱「貴單位」。另如請
於○年○月○日前送○單位辦理，即以「請送某單位彙辦」即可，不
必以請其「填妥後擲還」某單位等用語。
(三)又如教育廳行文省府各廳處及各縣市政府，屬平行文，概括期望語，應以
「請查照」「請惠辦」「特致謝忱」為宜。不可用「請鑒核」「請核
辦」，以及「貴府辦理某事值得嘉勉」等用語。
(四)附件表述，對上級機關宜用「檢陳」，平行機關可用「檢送」，下級單位
可用「檢發」「檢附」等，不可錯置。
二、注意公文內容主從地位，因果關係之安排：
公文製作處理─如知識的建構，其表述，應有層次，有組織、有條理，而非「文字的集
合」。所以公文製作，應注意程式的結構性「主從」「位階」及其「因果」關係的安
排。
(一)公文種類的選擇使用應注意其程式：簽、函、書函、箋函、簡便行文表等
公文，各有其程式與功能，製作公文時，「文別」應依案件性質內
容，適當選擇使用。
(二)公文主旨，應特別注意其「主」「從」和位階的安排，如學校函請教育廳
轉報教育部公文，請核示之出國案件和請領補助經費案件，其主旨即
可直接寫出「國立○○學校○○○○○申請出國案，轉請鑒核」「鈞
部補助○○費○○元，附領款收據，請核撥」等即可，不宜在「主
詞」之前加列轉陳、檢陳等字樣。
(三)另各項工作計畫、報告、會議名稱標題等，應先從主題表述，再以性質加
列名稱，如「台灣國立高中 (職) ○○○學年度校長會議」；「台灣
省各縣市國民中 (小) 學○○○學年度○○主任會議」「台灣省各界
慶祝○○○年度教師節大會」，以及○○○○○○「研討會」「檢討
會」「協調會」等即可，不宜再在主題之前加列「召開」「研商」
「研討」「協調」○○○會議。
三、公文也應注意人性化的處理：
公文處理，除依法行政之外，如能注入人文精神，擺脫不當用語，將更易達到公文處理
的目的。如：
(一)「貴縣○○學校○○教師參加○○○」即比「貴府所屬○○學校○○教師
參加......更合於人文精神。
(二)處理地位相當之箋函，以「大函敬悉」即可，不必自謙到自我矮化的地
步，如「承囑」遵照等，均非所宜。
(三)教育廳對於學校或民眾之請求，函復時如果不准或不同意，亦應委婉說
明，使對方感到被尊重，很溫馨，知道教育廳巳盡了力，而不宜使人
看了公文之後，有冷峻、或打官腔之感才好。
四、文意合乎情理邏輯：
文意應通順合理，避免含混不清、語焉不詳等情事。如：
(一)簽公文說明段中常見：根據......「會議紀錄」辦理即太籠統，應改以根
據「......會議決議事項」或「研討結論」辦理，才合情理及邏輯。
(二)另文稿偶見「依據規定辦理」等字，而未寫明依據什麼規定，自屬不宜，
而應予敘明規定之內容重點才合情理。
(三)教育廳各單位簽之主旨：檢陳教育部「......實施計晝」，「某會議紀
錄」呈閱後文存等，請鑒核等，不妥應有幕僚意見才對。
(四)民眾陳情省長移教育廳處理之公文，其中之或程序轉折，宜予敘明，如經
省長辦公室或省府聯合務中心案移本廳辦理等，均應按實情敘明。
(五)縣市政府行文教育廳，而以府函答復者，「說明」段應敘明「依據本府教
育廳案陳貴府○○號函辦理。」
五、主旨力求具體扼理：
公文「主旨」段，重在說明案情之中心思想、目的與期望，而非陳述「理由」。如「為
加強......事，請填報......」，便是「倒果為因」，不對，而宜寫成「請填
報......，以加強......工作。」
(一)公文「主旨」，以敘明案情重點為主，不宜引述公文字號，及公文之層轉
經過，亦不宜僅述來文主旨，而以「復如說明」作為主旨，否則等於
沒有主旨；況來文主旨常有對本單位不諒解者，引述作為本單位公文
主旨自是十分不妥；另有，主旨以「復如說明 」，而說明又如附件
之情形，則更為不妥。
(二)公文「主旨」宜力求具體扼要，如「貴府函為貴屬○○國中申請補助○○
經費案，復如說明，請查照。」可簡化為「貴市○○國中申請補助
○○經費案……，復請查照。」其中「函為貴屬」之文字均屬多餘
(三)要求受文者辦理事項訂有期限者，應在「主旨」段內敘明，而不宜寫在
「說明」段
(四)本廳刊登省公報之公文，有訂頒法令或計晝者，此種案件可於主旨段法令
計畫名稱之前僅寫「公布、訂定○○辦法( 計畫 )」即可，不必寫
「檢送( 檢附 )○○辦法一份」。
(五)簽之主旨中，仍應加祈示語，例如「○校請撥○○經費○○元，請核示或
請鑒核」
(六)有關各項補助經費多少元，應於簽的「主旨」或「擬辦」欄敘明，以求內
容完整。
六、處理公文應有自己的立場，不可隨對方音樂起舞：
(一)來文如有問題或用字不妥，本單位不宜照引，而應予以修正。如若干單位
來函之「主旨」常有指責、批評以及累贅、因果不分等情形，於引用
時，即應加以修正，或簡化一語帶過，以避免造成自我調侃之窘境。
(二)來文所敘事實或理由，擬辦公文須引用時，應避免將對方之意思，變成本
單位之意思。如：某教師陳情其夫( 亦為教師 )與人有不正常關係，
檢察官認證據不足以不起訴處分，認為法律無法伸張正義，要求本單
位主持公道等。本單位( 教育廳 )函復時，其中「認為法律無法伸張
正義」等字，即不宜照引，否則會被誤認成係本單位的表達或意見。
七、注意遺詞用字及標點符號：
(一)民意代表託辦事項，函請縣市政府辦理時，可用「卓處」等字；但函復民
意代表時，則不宜用本單位巳「函請○○縣政府卓處」，此處之「卓
處」可酌情改以「研處」、「參處」或「酌處」。
(二)文稿內稱廳屬機關學校職員或教師，可用「該員」，亦可用「某師」稱
呼；但稱呼一般民眾時，則不宜用「員」，而應用「○○君」或「先
生」、「女士」等。稱呼學生亦不宜用「員」，可用「○○同學」、
「李生、張生」，或學生○○等十五人(名)。
(三)以「簡更行文表」函復時，文未之「復請查照」等字可省略，以資簡化。
(四)注意標點符號之使用，常見應用「；」號或「。」號之處，亦用「，」
號，有些人員好像只會用「、」號與「，」。如此標點符號之使用，
似有混淆不清之感，不妥。又如國小教師每班編制「一.五人」，而
寫「一、五人」。就十分糟 。
八、答復各界人士請託及民眾陳函件：
(一)根據來函答復者：應於○○吾兄勛鑒之後，加列○月○日大函敬悉。有人
接下去寫囑補助○○學校興建○○經費事，其中「囑補助」用詞，似
有未妥，為避免過謙及有接受關說之疑慮，宜於「敬悉」之後改為：
關於或查○○學校興建○○，請補助經費事，本廳……。較為適當。
(二)電話或來訪託辦案件，即勿須以「○月○日承 (抬頭) 囑某事」寫法呈
現，可逕寫「關於某事如何處理」即可。
(三)以「書函」函轉民眾陳情、投訴或請託答復案件，有下列模式可資參考：
1、以條列式函轉者，其第一段應敘明全案內容，如：一「某人陳情
案，請依權責查(研) 處逕復。」如須副知者，則加副知單
位。第二段則僅寫：二「檢附原函影本」即可。
2、以一段完成者，請加「主旨」。如：「主旨：某人陳情乙案，附
原函影印本，請依權責查明妥處逕復。」
3、亦有「主旨」再加「說明」者，則應按主旨說明二段式結構分段
撰寫。
4、以條列式擬辦復函者，第一段敘明來文文號最後加敬悉二字即
可，不可寫為「復○○號函」。
九、公文關鍵性用語的正確使用：
(一)關於「敬悉」「備悉」「誦悉」「閱悉」「收悉」等應注意使用的對象與
情形。
(二)「洽悉」「知悉」並非公文處理常用語言以不用為宜。
(三)「關於」「有關」「相關」為敘述事實之開頭用語。要注意就案件情形酌
予選用。
(四)「查」「經查」「復查」「至」「至於」「又」為引述法令規定或事實真
相等，常用及連續使用的語詞，應適當運用。
(五)「函示」「函釋」「函規定」「函為」「函以」「函略以」等用語之分辨
及審慎使用。
(六)「乙案」「乙節」「乙事」所指內容各不相同，應依需要選用。
(七)「嗣經」「旋經」「復經」「前經」「業經」「業巳」「經巳」「屢經」
「迭經」等應注意其使用的適當時機。
(八)「報奉」「報經」「轉據」「轉准」「案據」「奉交下」「案移」等詞語
善加運用，可使公文順暢簡潔有力。
十、其他
(一)教育廳文稿常見「核定補助學校各項工程項目及經費名冊」等字，而事實
上所謂「名冊」只是一張表而巳，故此處不宜稱「名冊」，而宜稱為
「一覽表」或「分配表」。
(二)公文標號的層次應按規則辦理，如「說明」、「辦法」須分項條列，項目
次序應為：一、二、三、......，(一)(二)(三)......，1、2、
3、......、(1)(2)(3)......。
(三)有關首長辦公室( 如省府機要室、廳長室等) 交辦各單位之託辦案件，函
復時引述之日期，應以來函日期，而非省府機要室、廳長室登記收發
文之日期。
(四)「簽」或「函稿」寫至最未頁後端，請預留首長批示位置，不可另加空白
頁請為簽章。
(五)會簽用印等應留有餘地，以避免造成無法簽註及用印之困擾。會簽單位如
在三個以上時，均請其在「簽後」會章，以免會簽單位或核章人員
(包括廳長用印) 有無處會簽和用印之困擾。簽註意見時，如不宜在
稿後簽註，即應另以便條簽註，以利核閱。
(六)公文如有附件，請加標示「附件一」、「附件二」等，以便查閱。
(七)承辦人及股長對於文稿內之計畫、要點等名稱、受文者姓名、數字、文號
等，應切實核對，避免錯誤。二層決行之公文，各單位核稿（判）人
員應特別慎重，避免錯誤，更不宜先發後簽。
撰擬一般函稿須注意事項
一、把握行文角色立場：
行文時，應注意把握所代表的角色立場，以及認清行文對象；其表達的方式和用語，也
應依照公文程式上的要求，不能錯置；否則，不僅會失禮，造成笑話，同時也將影響機
關單位，及其相關人員的形像與行文的目的。如：
(一)教育廳各科室以廳函報請教育部補助某項經費案，屬上行文，須以上行文
的語氣辦理，而教育部也為教育廳之直接上級單位，為尊重行政體制
應以「鈞部」「請准予」「請鑒核」語詞表達。不可使用「貴部」
「請惠予」「請查照」等平行文用語。
(二)另教育廳各單位，如以廳函廳屬各單位之案件，係代表廳長請各單位辦
理，屬下行文，稱呼以「各單位」即可，不必稱「貴單位」。另如請
於○年○月○日前送○單位辦理，即以「請送某單位彙辦」即可，不
必以請其「填妥後擲還」某單位等用語。
(三)又如教育廳行文省府各廳處及各縣市政府，屬平行文，概括期望語，應以
「請查照」「請惠辦」「特致謝忱」為宜。不可用「請鑒核」「請核
辦」，以及「貴府辦理某事值得嘉勉」等用語。
(四)附件表述，對上級機關宜用「檢陳」，平行機關可用「檢送」，下級單位
可用「檢發」「檢附」等，不可錯置。
二、注意公文內容主從地位，因果關係之安排：
公文製作處理─如知識的建構，其表述，應有層次，有組織、有條理，而非「文字的集
合」。所以公文製作，應注意程式的結構性「主從」「位階」及其「因果」關係的安
排。
(一)公文種類的選擇使用應注意其程式：簽、函、書函、箋函、簡便行文表等
公文，各有其程式與功能，製作公文時，「文別」應依案件性質內
容，適當選擇使用。
(二)公文主旨，應特別注意其「主」「從」和位階的安排，如學校函請教育廳
轉報教育部公文，請核示之出國案件和請領補助經費案件，其主旨即
可直接寫出「國立○○學校○○○○○申請出國案，轉請鑒核」「鈞
部補助○○費○○元，附領款收據，請核撥」等即可，不宜在「主
詞」之前加列轉陳、檢陳等字樣。
(三)另各項工作計畫、報告、會議名稱標題等，應先從主題表述，再以性質加
列名稱，如「台灣國立高中 (職) ○○○學年度校長會議」；「台灣
省各縣市國民中 (小) 學○○○學年度○○主任會議」「台灣省各界
慶祝○○○年度教師節大會」，以及○○○○○○「研討會」「檢討
會」「協調會」等即可，不宜再在主題之前加列「召開」「研商」
「研討」「協調」○○○會議。
三、公文也應注意人性化的處理：
公文處理，除依法行政之外，如能注入人文精神，擺脫不當用語，將更易達到公文處理
的目的。如：
(一)「貴縣○○學校○○教師參加○○○」即比「貴府所屬○○學校○○教師
參加......更合於人文精神。
(二)處理地位相當之箋函，以「大函敬悉」即可，不必自謙到自我矮化的地
步，如「承囑」遵照等，均非所宜。
(三)教育廳對於學校或民眾之請求，函復時如果不准或不同意，亦應委婉說
明，使對方感到被尊重，很溫馨，知道教育廳巳盡了力，而不宜使人
看了公文之後，有冷峻、或打官腔之感才好。
四、文意合乎情理邏輯：
文意應通順合理，避免含混不清、語焉不詳等情事。如：
(一)簽公文說明段中常見：根據......「會議紀錄」辦理即太籠統，應改以根
據「......會議決議事項」或「研討結論」辦理，才合情理及邏輯。
(二)另文稿偶見「依據規定辦理」等字，而未寫明依據什麼規定，自屬不宜，
而應予敘明規定之內容重點才合情理。
(三)教育廳各單位簽之主旨：檢陳教育部「......實施計晝」，「某會議紀
錄」呈閱後文存等，請鑒核等，不妥應有幕僚意見才對。
(四)民眾陳情省長移教育廳處理之公文，其中之或程序轉折，宜予敘明，如經
省長辦公室或省府聯合務中心案移本廳辦理等，均應按實情敘明。
(五)縣市政府行文教育廳，而以府函答復者，「說明」段應敘明「依據本府教
育廳案陳貴府○○號函辦理。」
五、主旨力求具體扼理：
公文「主旨」段，重在說明案情之中心思想、目的與期望，而非陳述「理由」。如「為
加強......事，請填報......」，便是「倒果為因」，不對，而宜寫成「請填
報......，以加強......工作。」
(一)公文「主旨」，以敘明案情重點為主，不宜引述公文字號，及公文之層轉
經過，亦不宜僅述來文主旨，而以「復如說明」作為主旨，否則等於
沒有主旨；況來文主旨常有對本單位不諒解者，引述作為本單位公文
主旨自是十分不妥；另有，主旨以「復如說明 」，而說明又如附件
之情形，則更為不妥。
(二)公文「主旨」宜力求具體扼要，如「貴府函為貴屬○○國中申請補助○○
經費案，復如說明，請查照。」可簡化為「貴市○○國中申請補助
○○經費案……，復請查照。」其中「函為貴屬」之文字均屬多餘
(三)要求受文者辦理事項訂有期限者，應在「主旨」段內敘明，而不宜寫在
「說明」段
(四)本廳刊登省公報之公文，有訂頒法令或計晝者，此種案件可於主旨段法令
計畫名稱之前僅寫「公布、訂定○○辦法( 計畫 )」即可，不必寫
「檢送( 檢附 )○○辦法一份」。
(五)簽之主旨中，仍應加祈示語，例如「○校請撥○○經費○○元，請核示或
請鑒核」
(六)有關各項補助經費多少元，應於簽的「主旨」或「擬辦」欄敘明，以求內
容完整。
六、處理公文應有自己的立場，不可隨對方音樂起舞：
(一)來文如有問題或用字不妥，本單位不宜照引，而應予以修正。如若干單位
來函之「主旨」常有指責、批評以及累贅、因果不分等情形，於引用
時，即應加以修正，或簡化一語帶過，以避免造成自我調侃之窘境。
(二)來文所敘事實或理由，擬辦公文須引用時，應避免將對方之意思，變成本
單位之意思。如：某教師陳情其夫( 亦為教師 )與人有不正常關係，
檢察官認證據不足以不起訴處分，認為法律無法伸張正義，要求本單
位主持公道等。本單位( 教育廳 )函復時，其中「認為法律無法伸張
正義」等字，即不宜照引，否則會被誤認成係本單位的表達或意見。
七、注意遺詞用字及標點符號：
(一)民意代表託辦事項，函請縣市政府辦理時，可用「卓處」等字；但函復民
意代表時，則不宜用本單位巳「函請○○縣政府卓處」，此處之「卓
處」可酌情改以「研處」、「參處」或「酌處」。
(二)文稿內稱廳屬機關學校職員或教師，可用「該員」，亦可用「某師」稱
呼；但稱呼一般民眾時，則不宜用「員」，而應用「○○君」或「先
生」、「女士」等。稱呼學生亦不宜用「員」，可用「○○同學」、
「李生、張生」，或學生○○等十五人(名)。
(三)以「簡更行文表」函復時，文未之「復請查照」等字可省略，以資簡化。
(四)注意標點符號之使用，常見應用「；」號或「。」號之處，亦用「，」
號，有些人員好像只會用「、」號與「，」。如此標點符號之使用，
似有混淆不清之感，不妥。又如國小教師每班編制「一.五人」，而
寫「一、五人」。就十分糟 。
八、答復各界人士請託及民眾陳函件：
(一)根據來函答復者：應於○○吾兄勛鑒之後，加列○月○日大函敬悉。有人
接下去寫囑補助○○學校興建○○經費事，其中「囑補助」用詞，似
有未妥，為避免過謙及有接受關說之疑慮，宜於「敬悉」之後改為：
關於或查○○學校興建○○，請補助經費事，本廳……。較為適當。
(二)電話或來訪託辦案件，即勿須以「○月○日承 (抬頭) 囑某事」寫法呈
現，可逕寫「關於某事如何處理」即可。
(三)以「書函」函轉民眾陳情、投訴或請託答復案件，有下列模式可資參考：
1、以條列式函轉者，其第一段應敘明全案內容，如：一「某人陳情
案，請依權責查(研) 處逕復。」如須副知者，則加副知單
位。第二段則僅寫：二「檢附原函影本」即可。
2、以一段完成者，請加「主旨」。如：「主旨：某人陳情乙案，附
原函影印本，請依權責查明妥處逕復。」
3、亦有「主旨」再加「說明」者，則應按主旨說明二段式結構分段
撰寫。
4、以條列式擬辦復函者，第一段敘明來文文號最後加敬悉二字即
可，不可寫為「復○○號函」。
九、公文關鍵性用語的正確使用：
(一)關於「敬悉」「備悉」「誦悉」「閱悉」「收悉」等應注意使用的對象與
情形。
(二)「洽悉」「知悉」並非公文處理常用語言以不用為宜。
(三)「關於」「有關」「相關」為敘述事實之開頭用語。要注意就案件情形酌
予選用。
(四)「查」「經查」「復查」「至」「至於」「又」為引述法令規定或事實真
相等，常用及連續使用的語詞，應適當運用。
(五)「函示」「函釋」「函規定」「函為」「函以」「函略以」等用語之分辨
及審慎使用。
(六)「乙案」「乙節」「乙事」所指內容各不相同，應依需要選用。
(七)「嗣經」「旋經」「復經」「前經」「業經」「業巳」「經巳」「屢經」
「迭經」等應注意其使用的適當時機。
(八)「報奉」「報經」「轉據」「轉准」「案據」「奉交下」「案移」等詞語
善加運用，可使公文順暢簡潔有力。
十、其他
(一)教育廳文稿常見「核定補助學校各項工程項目及經費名冊」等字，而事實
上所謂「名冊」只是一張表而巳，故此處不宜稱「名冊」，而宜稱為
「一覽表」或「分配表」。
(二)公文標號的層次應按規則辦理，如「說明」、「辦法」須分項條列，項目
次序應為：一、二、三、......，(一)(二)(三)......，1、2、
3、......、(1)(2)(3)......。
(三)有關首長辦公室( 如省府機要室、廳長室等) 交辦各單位之託辦案件，函
復時引述之日期，應以來函日期，而非省府機要室、廳長室登記收發
文之日期。
(四)「簽」或「函稿」寫至最未頁後端，請預留首長批示位置，不可另加空白
頁請為簽章。
(五)會簽用印等應留有餘地，以避免造成無法簽註及用印之困擾。會簽單位如
在三個以上時，均請其在「簽後」會章，以免會簽單位或核章人員
(包括廳長用印) 有無處會簽和用印之困擾。簽註意見時，如不宜在
稿後簽註，即應另以便條簽註，以利核閱。
(六)公文如有附件，請加標示「附件一」、「附件二」等，以便查閱。
(七)承辦人及股長對於文稿內之計畫、要點等名稱、受文者姓名、數字、文號
等，應切實核對，避免錯誤。二層決行之公文，各單位核稿（判）人
員應特別慎重，避免錯誤，更不宜先發後簽。
