robotor的GTD心得

作者：robotor 这一次的GTD第二遍读，是在应用了GTD一年之后，omnifocus 9个月之后的第二遍读。主要结合ominifocus有针对性的重新读了一遍GTD。历时10多天，感觉收获颇大，记录如下。2012.11.10 一些特殊说明： 以下所说omni专门指ominfocus iphone上的版本，mac上的我还没用过呢。不过所有人多说必须结合mac上的版本一起用，omnifocus才能发挥最强大的作用。 contexct指上下文、情景等。由于context在很多书里面的翻译不一致，所以本文一律采用英文。 清单：全书关于清单的描述是比较混乱的，个人认为，初学者很容易混淆。实际上我到现在也没有完全理解书中的某些地方的清单到底指的是project，context还是NA。 整本书实际上可以用这个五个单词概括：CPORD－Collect Process Origanize Review Do，接下来分别说明一下。 一、Collect 本阶段对应书中的内容是第二章的2.1、第四章和第五章。 如果你想迫切的改变现在，那么建议你直接看第四章，按照里面的要求，直接做就行了。 首先明确的是，都需要收集什么？就是一切你可以想到、收集到的物品、事情、想法，统统放到桌面上。 收集的时间： 需要专门空出至少1－2天的时间进行材料的收集工作。 收集的空间： 单位办公区、家、车。 收集的工具： 书中的内容还是有一点过时的，实际上我个人的做法是：笔、纸、智能手机（最好是iphone）、电脑、办公用品。 办公用品书上推荐的有，即时贴、夹子、订书器、文件夹、日程表、废纸篓。 收集的方法： 收集的内容首先是客观环境的收集，家、单位、车，这三个地方必须进行整理。这方面的书可以参考《整理的艺术》和《超级整理术》。我的这个工程进行了大概1年多。 在办公室里，用纸壳把抽屉分隔成几个独立的小的空间，这样可以分类放置物品而不混乱。在办公桌上使用抽屉式文件台，可以分层放置文件。办公物品的摆放我个人有一个原则，就是最多两个动作，就应该能拿到你想要的办公物品。所以办公物品尽量不要落在一起，找的时候还要再翻。简单例子，动作一、打开抽屉；动作二、拿出工具。 电脑文件的存放必须分类放置，自己设定一个适合自己的规则。包括文件夹和文件的命名，都需要遵循一定的规则，这样方便查找。查找软件推荐使用everything，可以非常迅速按关键字查找文件。鼠标软件推荐StrokeIt，结合手势，可以提高鼠标的使用效率。浏览器推荐使用chrome。 家庭内部也必须进行功能分区，对每个功能区进行定位，放置相应的物品。 收集阶段完成之后，面对的就是你需要全部处理的事务了，下一个步骤就是加工Process和Origanize。 二、Process、Origanize 处理阶段：清空任务篮 原书用的是工作篮，我个人更倾向于任务篮。尤其是第一次进行GTD的时候。你收集的内容肯定包括工作之外的事务，所以，在处理阶段应该包括这一部分事务的处理。 所谓清空，事实上并不意味完成你所收集到的全部工作和行动。它指的是识别你搜集到的每样东西，确定他是什么，它意味着什么，他需要你进行什么样的行动。 在实际执行的过程中，通常我们区分不清楚Process和Origanize之间的差别。整个组织整理的工作和处理的工作是同步进行的，而不是一个单独的过程，随着你的处理工作的不断进行，这个组织管理的系统也会得到检验并逐渐完善。 首先对收集的材料（stuff）进行分类，标准如下： trash垃圾－丢弃 someday/maybe将来也许－context Reference参考资料－evernote Projects项目 Waiting等待－context calendar日程表－moni中的预测 Next action下一步行动 对于立刻判断出是Trash垃圾的，必须毫不犹豫的丢弃，放入废纸篓。开始的时候，往往无法迅速判断收集的东西是否应该丢弃，那么我的原则是放到一个专门的地方，等到有时间的时候再去处理。坏处是需要重复进行Process和Origanize的过程，效率降低了。实际上，这些东西长时间的呆在原来的地方，而你又从来不用，基本上就可以确定是丢弃的东西了。 对于someday/maybe，是指那些现在不需要做，将来也许某一天做的事情。按照下面的关于context的设置进行分类整理。 对于Reference参考资料，他们并不要求你采取任何行动，但他们有对某些项目和主题具有潜在的价值，今后还可以提供一些极为有用的信息。这类stuff主要是选择一个合适的工具存放他们。我的选择是放在evernote里面，也可以在omni里设置一个文件夹专门放置。个人建议如果Reference是比较多的资料，应该放在evernote里面，然后复制其笔记链接，记录到omni的资料夹里，想看的时候就可以打开evernote看了。 对于Projects项目，就是将其按照一个一个项目进行分类整理。 对于waiting等待，就是那些你只关心结果而不是过程的stuff。可能是你交代给别人的事，也可能是你等的一个电话等等。总而言之，就是需要别人给你反馈的stuff。这类stuff按照不同的项目，都设置在wait的context中。 对于Calendar日程表，根据GTD的要求，有确定时间的NA才能放到calendar中，注意项目是不能放入calendar中的。这个利用omni，当时记录在omni中，在omni的预测当中，可以看到当天及以后必须要做的事情。其余的事情可以根据个人的时间、地点安排，在项目和context中找到并完成。 对于NA，实际上指那些只需要一个步骤就能完成的行动，比如给某某回电话，但是这个电话什么时间回又没有确定的时间，只要回就行。这类stuff放到一起，然后再按照项目和context进行分类处理。 context： 所谓context就是完成该行动所需要的工具、地点、相关人员等等。 phone outside office home 人：老板、同事、配偶、助手、孩子、律师 meeting 开会的动作 read/veiw wait 等待 someday/maybe将来也许 对于phone，是电话清单，所有需要打电话的动作都设定在这里。 对于outside，是外出清单，需要外出的动作都设定在这里，也可以设定一些小的context，比如超市等经常去的地方。 对于office，是在办公室。需要在办公室的环境或条件下才能进行的NA或Projects，都设置在这里。 对于home，是在家里。需要在家里的环境或条件下才能进行的NA或Projects，都设置在这里。 对于人，是指Projects或NA不要某个人才能进行的时候，比如向领导汇报工作。 对于meeting，如果经常开会，可以设置一个。 对于read/view，是阅读／回顾 主要针对阅读而言，在空闲的时候，可以看一眼这个context，就可以迅速决定看什么。比如一直想看的或者读了一半的书，又或者是参考资料。这个context的好处是避免在有空闲时间的时候，不知道读什么好的窘境。 对于wait等待，是那些你不关心过程只关心结果的事情（或者说是由别人负责的事情），你的任务就是定期回顾这个清单，检查完成情况，并决定是否需要你执行某个行动以推动事态的发展。 所谓someday/maybe，就是你想做而又没有明确的想法，比如什么时间去做、怎么做的事情，有可能只是一个概念，比如想学习法语，这样的事情放在将来也许清单里面。当一旦你有了空闲时间的时候，就可以打开这个context，看一下上面的事情，选择一个进行进一步的思考，或者进一步的行动，这样才能最大效率的使用零散时间。当自己有想做的事情，可以记录到这里。 每个人的context都是不一样的，需要在使用的过程中探索出最适合自己的分类。有的context是可以重复的，比如你再out的里面有一个maybe context，还有一个专门的maybe context，前一个专门用来记录外出的将来也许清单，后一个记录别的。 context可以是一个大类，然后再从中分出一个小类。比如computer，如果经常不能上网，那么既需要computer有需要online的就需要单独设置一个online context，以防止在computer中还要区分不同的NA是否有online的。 对于stuff和context中的重复的类别，我一开始也很困惑，有些stuff不知道是做项目好，还是context好，这个只能在实际应用中自己摸索了。我到现在也不是能十分清楚的说明白这个问题。 在某个工作（项目）结束之前，你可能在不同的context里跳来跳去。比如，你可能在需要给买方打电话，要求他们出具一个具体的工程方案（phone context）。打完电话之后，你要得做的事情是等候他们提出方案（wait context）。当你接到方案之后，你就要找时间看看（read/view context），看完之后，你可能把方案交给领导，由他最后拍板（在此进入wait context）。一个项目中的NA需要用不同的context进行分类，才能高效的处理。这个时候GTD软件就起到了不可替代的作用。 我使用的是omnifocus，据说是最符合GTD思想的GTD软件，没有之一。 在omni中，项目是单层结构的，项目内不能嵌套项目的，不过项目里的动作可以嵌套另外一个动作。这个具体的作用我不是很清楚。context是可以嵌套的，一个context里面还可以再设置一个，在设置行动时，所有的context都可以被设置，不论是一级还是二级的context。 项目的设置有顺序和平行，顺序的项目中，第一个动作是加粗黑色字体，之后的动作是灰色的，当第一个动作完成后，下一个动作自动编程加粗黑色字体。平行的项目中，所有的动作都是加粗黑色字体。这两种就我目前的应用看，没看出什么区别来。希望可以有高人指点一下。 项目Projects： 如果事情需要一系列的行动才能达到目标或结果，就是项目（Project）。比如工作（job）这个项目，肯定不能一下子就完成了。 无法执行，能执行的都是行动，这是项目和NA的最根本区别 不能有具体的细节或方案。 Projects除了可以是实际的工作、任务之外，也可以是为你的想象力创建的一个清单：想干……、想看……，只要是你想做的、希望达到的目标等等，都可以成为一个项目。 在具体的项目执行之前，需要对项目进行规划。 项目规划的三个模式： 自然式计划模式 非自然式计划模式 应激式计划模式 自然式计划模式是最符合一般人思维规律的计划方法，通过这个方法基本上可以解决一般问题的处理。 自然式计划的技巧 定义目标why 界定成功：成功对于自己是什么，你自己内心最想要的 建立决策标准：知道目的才知道如何决策 调配资源：达到目标需要多少资源而自己能提供多少资源 给与动机：为什么要这么做 阐明重点：目的的重心 拓宽选择：有没有别的选择，也许能想出更好的目的 比如目标是熟练掌握英语。 定义原则 原则是什么？ 如果遇到与原则冲突的时候如何处理 ？如果是自己怎样处理？如果是别人怎样处理？ 比如上一个目标的原则是一切以这个为中心开展工作学习生活。 张望前景/结果 聚焦于某一点 阐明结果 比如成功了可以和外国人无障碍的交流、多挣工资、考试成绩更好等等。 头脑风暴/集思广益how 捕捉你的想法。 不判断、不质疑、不评价、不批判，追求数量不追求质量，把分析组织工作置于次要位置上。 这个地方可以运用各种思维方法和工具，没有固定的模式，比如思维导图等。对你的目标进行分析、总结。 比如学习英语你要思考的问题，包括听、说、读、写。使用什么工具（iphone背单词、pc练口语等等）使用什么教材，使用哪种方法，有什么成功的经验可以借鉴，时间上如何安排，能否找到一个志同道合的伙伴一起学等等。 组织整理 使用甘特图能够按时间注明工作的发展进程，以及一些相对独立的或相关的时间，并明确它们与整个计划之间的相互关系。 比如上例，可以把学习英语分解到每天的哪一个时间段，分别从听、说、读、写进行安排。听主要利用看美剧，说主要利用背诵和tell me more，读主要利用SSS方法读牛津书虫，写主要利用supermemo背单词。 下一步行动 什么是清单？ 清单根据我的理解就是每个项目、context和calendar都是一个清单，需要你执行的动作（NA）就记录在里面。通过Process和Origanize之后，所有的NA都应该记录在这里面，然后就是Do和Review了。 各种参考资料的管理系统： 一般性参考资料的归档系统 特殊资料的归档 名片册和通讯簿 图书馆／档案馆式的归档系统 以上全部使用evernote进行归档分类，通讯簿的一部分可以利用手机的通讯录，目前使用的是iphone。 经过以上的Process和Origanize，就可以进入到下一步骤了Do。 三、Do 具体的Do的过程，一定是一个步骤就能完成的行动。在这个阶段，必须按照前一个阶段的分类进行具体的执行，如果发现还有需要分解或进一步分类的行动，说明上一个阶段完成不好。需要重新完成第三阶段。 GTD关于Do的核心思想前提：2分钟原则。就是说，一个NA如果在2分钟之内可以完成的话，必须立刻、马上完成。从时间成本上看，你需要记录和回顾再去执行，不如直接在2分钟之内完成这个NA。 这个原则在实际应用过程中，会和番茄时间的break冲突，我个人的感受是，如果你是一个深受拖延症所累的人，那么就打断番茄时间，把这个冲突NA做了。好处是不会让行动拖延下去，坏处是很可能做起事情来像无头苍蝇，乱作一团。坚持2分钟原则，形成习惯之后，在从新的高度（1万英尺以上）思考，就会进步更大的。 执行Do的过程，选择最合适行动的方法如下： 确定某一时刻具体行动的“四标准法”Four Criteria Model 情景context 有多少时间time available 有多少精力energy available 重要性priority 以上四个标准按照先后顺序进行筛选，最终确定某一点的具体行动。例如在外边（5件事情）context－30分钟只能做3件（time available）－精力不足只能做2件（energy available）－选最重要的先做（重要性） 评估每日工作的“三分类法”Threefold Model 执行事先安排好的工作 处理突发事件 安排自己的工作 每天的工作无非就是这三种状态，按照这三种状态来进行工作的安排还是很有裨益的。以上方法从空间上面对事务。首先安排事先安排好的顺序进行事务处理（利用番茄时间），如果有突发事件，按照番茄时间的处理办法进行处理，最后处理完上面的事务后，在安排新的工作。 总体检视工作的“六级回顾法” 5万英尺＋：人生 4万英尺：3－5年的展望 3万英尺：1－2年的展望 2万英尺：责任范围 1万英尺：当前的项目/目标 跑道：目前的行动 以上三种Do的方法，基本涵盖了执行的阶段的方法，从时间、空间等各个方面考虑，基本上可以毫无后顾之忧的进行工作学习了。第3种方法部分需要在下一个阶段进行。 项目的控制： 有两种项目需要我们进行某种形式的安排策划： 那些你已经决定了下一步行动，却仍然吸引你注意力的事务 还有那些你刚刚想到的新点子，或者发现了一些新细节的项目 对于上面的2种项目，不论你是如何思考的，最主要的是如何记录下来。所以，辅助项目计划的工具和架构就应运而生了。 思维和书写工具 书中推荐的笔、纸、黑板、白板、计算机。我个人现在基本上在外面用手机，在单位或家里就用平板和电脑了。 辅助架构 word、visio、omnifocus、思维导图工具等。 书中推荐的所有纸质资料的存放都需要一个文件夹或者相关的办法，甚至备忘录还有一个43folder网站。不过现在基本上可以用evernote完全代替了。再配合一台扫描仪，把纸质的资料扫描到evernote里面，利用evernote可以在图片和pdf搜索的功能，方便查找。扫描仪的具体讲解可以看《整理的艺术》 四、Review 回顾在这里的定义非常的宽泛，不但指定期的回顾，也包括了每次行动前对各种清单的浏览。 当你需要牛奶是一件事情，而当你到了商店时能回想起这个需要就是另外一回事情了。所以，你需要有不同的清单，方便你在恰当的时候对其进行回顾。 需要一个项目清单（在omni的项目中），一个日历（在omni的预测里面），一个NA清单（在omni的context中）和一个待他人处理清单（在omni的wait context中）。 回顾Review的流程： calendar－omni的预测 项目清单 NA wait、someday/maybe、Projects 首先对日程表进行浏览回顾，按照时间安排逐项完成。 其次是对下一步行动清单，这类清单的内容是一些预先确定下来的具体行动，一旦有时间就应该实施。配合不同的context，在合适的context情况下，完成里面的行动。 对于wait、someday/maybe、Projects的行动，根据个人需要定期查阅即可。 weekly review： 收集散落的纸片 这相当于开始的collect阶段。 整理笔记 收集所有日志、会议记录和记事本上的内容，提炼出行动、项目、等待、calendar等进行归类。 过往的日程 检查日程表上过往日期的工作，重新进行加工处理。 即将到来的日程 为下一周的日程安排，查缺补漏。 清空大脑 把大脑中的一切事情都写下了。 回顾项目清单 注意评估所有项目、目标和愿景。重新估计当前进行中的项目：检查项目清单，有否可以转移到将来也许中的。 回顾“下一步行动”清单 清除系统中已经完成的行动（不是删除而是标记为完成）。 回顾等待清单 回顾相关的核查清单 回顾“将来／也许”清单 回顾悬而未决和辅助资料 搜集你的奇思怪想和新奇点子 回顾的时间和地点 回顾的过程即使一个熟练掌握GTD的人也需要1个小时以上。所以，建议每周五的下午专门留出2个小时用于每周回顾。 以上就是我这次的笔记，实际上书中的内容丰富得多，一部分是我已经掌握了，就没有在这里反映，一部分我没有掌握的，就没有写，比如核查清单。还有一些实际上也是自己的一个设想，比如扫描仪，我也买不起啊。 参考书目： 《Getting Things Done》（洋葱修订奇客审核版） 《番茄工作法》 《超级整理术》 《整理的艺术》