纸质证照？HR, 是时候销毁它们了!

证照管理在许多企业日常运营中被视为不得不做、却又无足轻重的小事，它与雇佣关系、劳动法规相去甚远，却在业务开展中无处不在，稍有不慎，它就会成为企业风险防控中的“灯下黑”，因小失大，得不偿失。

1、错过年审，证件失效

许多证书都有年审要求，有些证件到期不进行“延期”操作，会对企业管理造成损失，比如质量体系认证、工商年检等等。

2、项目申报影响甚大

A公司是一家建筑公司，企业申报项目、资质、招投标，均需使用相关从业人员的证件。此时，行政人员开始苦恼：如何知道该向哪些员工调用证件？这些证件的有效性如何确认？一旦无法调用证件、或证件信息不规范，会对申报产生影响，延误企业的业务开展。

3、证件借出，备案繁琐

S公司是一家集团公司，各地分公司、分支机构常因工作需要借用各类证照，由于之前没做好备案，一来二去，有部分证照遗失，于是，开始了漫长的“查漏补缺”工期，行政人员工作量激增；另外，当有多家分公司同时借用同一类证件时，该怎么办？

4、职位升迁，有理有据

某些企业在决定员工的职位升迁时，技能资质认证是重要的依据之一。员工到底拥有多少张证书？是何种职称？何时考取？含金量如何？该怎么查？……

检查一下，企业若有上述隐患，毫无疑问，是时候进行证照电子化统一管理了。

1、员工入职时即收集相关证照信息

在新员工入职登记表上将“个人证照”作为必填栏目，并同时要求提供复印件，行政人员及时归档、登记，以备日后查看。

2、为证照建立电子档案

创建证照管理Excel表单，将所有证照按照类别，如法定证件、从业资格证书、职业技能认证等等分类列出，标注好持证人，并设置借出归还备忘，便于查找。

3、设定提醒闹钟

在电子档案中，还应标注每一个证照的年检时间，提醒持有人设定提醒闹钟，定期年检，以防证件实效

完成上述步骤，证照管理已经达到了基本的风险防控效果，然而管理人员非但没有省心省力，反而工作量剧增，好似一个工兵，在“甄别信息”、“创建表单”、“更改信息”、“提醒年检”……各个步骤之间穿梭，万一遗漏，则前功尽弃。

其实，你还差一步——

从“电子化管理”步入“智能化管理”

4、启用i人事“证照管理”功能

免费注册中国首款智能HR管理软件——i人事，利用“证照管理”功能：创建条目→信息导入→到期提醒→搜索证件一个平台完成，管理人员只需在点击按钮，就能自动串联起所有步骤，从此“工兵”变“指挥官”，证照管理不混乱。

信息丰富，条目清晰，

证件浩如烟海，一眼找到你要的那个

i人事自动设置证照类别、不须手动填写；证件信息维度齐全：编号、时间、分类、持证人、发证机构……高级搜索一下，即可调取所需的“唯一”证件。

批量导入，统一格式模板，

快速便捷不出错

i人事后台已设置证件管理表单模板，管理人员下载填写后点击批量导入，便能开启统一智能化管理。

设定日期，自动提醒；

无需点对点人工通知

管理人员后台统一设定提醒日期，员工手机端自动查收提醒，年检不延误；证照出借记录备注分明，责任到人，不遗漏，不遗忘。

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