关于介于“学生与学者”之间的人撰写汉语电子邮件时的若干礼仪问题，想起啥写啥

隔空吵架不如随手记点儿有用的。

一、邮箱选用与发信人地址

电子邮件（E-mail）是互联网最基本的沟通手段之一，比绝大多数IM都要基本，也是一个人赛博身份最基础的标识手段。电子邮件的开放性很好，适合不同互联网使用习惯的人彼此沟通。

大多数情况下，用户需要使用一种已有的电子邮件服务。主流的电子邮件服务如qq邮箱（mail.qq.com）、网易邮箱（mail.163.com），微软Outlook邮箱（outlook.com ）等等。现在大多数人的第一个邮箱都是由微信或qq而来的qq邮箱，这本身没什么，但建议你趁势申请一个同属腾讯旗下的foxmail邮箱（原因见下一段）。同时，现在Windows服务很多都需要微软帐号，因此微软邮箱也是一种很方便且不用重复注册的服务。

电子邮箱地址一般由两部分组成，xxxx@xxxx.xxx。圈a后面是电子邮件服务地址，一般不能乱改。前面则是可以自己定义的名称。理论上讲这个名称应该和你的姓名或昵称之类有关。如果你想以真实身份与他人正式沟通，那么这个字段最好和你的真实姓名有点儿关系。当然，有些时候我们不希望在邮箱地址里暴露太多姓名信息，那么就需要一个和姓名没啥关系的电子邮箱地址。我们这里说的是学生给老师、蹲班学生给其他同仁写邮件的事情，所以会建议你准备一个和真名高度相关的邮件地址。

这时候QQ邮箱就不太好用了，因为它前半截一般是一串数字（有些人能改，我知道）。另一个问题是，发件人栏里一般除了显示地址以外，还会显示另一个可以自定义的名称。这个名称一般建议写真名（在本文涉及的情景里）。但QQ邮箱的这个自定义名称一般是QQ昵称，所以也是不太好用的。Tencent早就注意到了这个问题，因此推出了foxmail，专门供人定制用来真名上路的邮件地址。

此外，如果你出街时候用的身份是某高校或某单位的学生、教工，使用单位的邮箱无疑也会加强你的身份。这种邮箱一般会以公立单位的标识为邮件服务器域名，如pku.edu.cn ，nyu.edu，等等。当然，单位邮箱的缺点是它可能在你毕业后被单位收回。是用个人邮箱还是用单位邮箱，看你更重视公家身份还是更重视私人身份了。

总之，我们现在应该拥有了一个正式的邮件地址，例如，名称为“魏廷珍”，邮件地址为 tzwei@gov.qing 。

二、开头与结尾

如同写信一样，开头一般是敬语。倘若是学生写给老师，一般就叫“某老师”“某某老师”。倘若是同行或者同辈，礼貌一点的称呼是某某同学、某某同志、某某学友、师兄师姐，等等。后面简单问好。例如“年老师：您好！”“年学长好！”之类。

第一次写邮件，或是估计对方并没有跟自己熟到看到署名就知道是谁的话，一定要自报家门，讲清楚自己是谁、和对方是什么关系。例如：“我是魏廷珍，1699年的时候在翰林院是年学长班上的学生，最近刚刚补授湖南巡抚。久疏问候，学长最近好吗？”

在邮件正文后，一般要换1-2行，即另起一段，以问候语结尾。然后署名。汉语邮件无需加“你忠诚的”之类的词。例如“祝老师身体健康！（换行）学生 魏廷珍”“祝好！（换行）魏廷珍”。

三、正文

一般来讲，对于本文所针对的场景而言，发邮件无非就是三个目的。第一是发文件，第二是套磁，第三是问些事情。由于大多数情况下是我们麻烦别人，所以说话要客气一些。

大多数情况下，如果要发文件的话，把文件放在附件里。正文除了（二）中的开头结尾外，要简单介绍一下这份文件是什么、和对方有什么关系。如果对文件有什么提请对方注意的，也一并叙述清楚。例如：“皇上前日召见，提到学长在陕甘地方缉捕盗贼，颇有成效，阎闾肃清。遵照皇上指示，我拟定了一份关于推广学长捕盗方案的意见，麻烦学长拨冗审阅，提提意见，如何？如果方便的话，下周二之前麻烦学长返回修改稿。谢谢！”

这份处理意见则以docx文档的形式放到附件里。

这里常见的问题是，很多邮件服务器都不支持大附件（超过10M）。如果你估计对方邮件服务器比较落后，那么最好把文件先传到网盘上再把链接发给对方。还有一种常用的办法是利用网易邮箱和QQ邮箱都有的“大附件”功能，先把附件用大附件功能传到服务器上，这封邮件发送后，对方点击“大附件”的链接进行下载。

第二个常见的问题是，如果邮件正文写得太长，几千字的话，有些邮件服务会自动切掉一定长度以后的部分，导致整个邮件变成混乱字符。还有些邮件服务对正文的格式处理不好。这也是建议把文档放到附件里的原因。

套磁的话，一般正文在自报家门，介绍自己的背景后，直白地说出自己的诉求，询问对方是否能帮到自己。例如“我最近在申请陕甘总督特别奖学金，需要到陕甘地区监司以上级别的衙门学习行走。久闻学长擅长办理军务，我对学长的工作非常感兴趣，而且我的专业背景也相合。请问学长是否方便收我为学习行走人员呢？”

问些事情的话，原理也类似。总之就是讲清楚事情，说话客气些即可。

四、标题

邮件标题一般要写出最关键的需求或关键字，可以适当使用方括号把重要关键字放在标题的开头。例如“毕业论文修改稿”“[投稿][西北军务军需研究会议][湘藩李某]康熙年间湖南协饷研究”“[某某课程]请假”等等。

五、收件人与抄送

理论上讲，收件人是邮件的对话对象，而抄送对象则与邮件往还无关，仅是被告知有这么一封邮件，无需回复。对于本文所针对的情景而言，不涉及什么职场争执，抄送对大家来讲用处不太大。我有时候会把一些邮件抄送给自己的另一个邮箱，以便确认邮件是否能正常发送。但也不是必然如此。

收件人能看到抄送对象。有些邮件服务支持“密件抄送”，对收件人不可见。

六、发件前检查

绝大多数电子邮件不具备撤回功能。因此强烈建议在发信前检查一些常见问题。如：

• 标题写了吗？
• 附件添加了吗？
• 添加的附件是最后一版吗？
• 选用的发件邮箱是否合适？
• 有没有把“老师”写成“老帅”？

暂时想到的就是这些。电子邮件比微信好用得多。主要的礼仪无非就是自报家门、使用敬语、尽量简洁清晰这三点。