使用Word尾注实现论文参考文献自动排序的方法

Word中插入尾注的功能很好地解决了在论文中按顺序插入参考文献的问题，可以方便地进行增删和重新排序。 具体步骤如下： 1．光标移到要插入参考文献的地方，菜单中“插入”——“脚注和尾注”。 2．对话框中选择“尾注”，所在位置建议选“节的结尾”，编号格式为“1,2,3”。 3．确定后在该处就插入了一个上标“1”，而光标自动跳到文章最后，前面就是一个上标“1”，这就是输入第一个参考文献的地方。 4．将文章最后的上标“1”的格式改成正常（记住是改格式，而不是将它删掉重新输入，可以全部插入完毕后全部选中统一修改），再在它后面输入你所需要插入的参考文献。 5．对着参考文献前面的“1”双击，光标就回到了文章内容中插入参考文献的地方，在下一个要插入参考文献的地方再次按以上方法插入尾注，就会出现一个“2”（Word已经自动为你排序了），继续输入所要插入的参考文献。 6．所有文献都引用完后，你会发现在第一篇参考文献前面一条短横线（页面视图里才能看到），如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，所以一定要把它们删除。 7．切换到普通视图，菜单中“视图”——“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。（word2010选择视图方式为草稿，再点击“引用”——“显示备注”） 8．在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。 9．再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。 10．切换回到页面视图，参考文献插入已经完成了。这时，无论文章如何改动，参考文献都会自动地排好序了。如果删除了，后面的参考文献也会自动消失，绝不出错。 --------------------------------------- 其他问题及解决方法： A、同一个参考文献被两处引用： 1．单击要插入对注释的引用的位置； 2．单击“插入”菜单中的“交叉引用”命令； 3．在“引用类型”框中，单击“尾注”； 4．在“引用哪一个脚注”或“引用哪一个尾注”框中，单击要引用的注释； 5．单击“引用内容”框中的“脚注编号”或“尾注编号”选项； 6．单击“插入”按钮，然后单击“关闭”按钮； 7．插入的交叉引用的格式不是上标，和插入尾注的格式不一样，需要用格式刷修改一致。 8．插入交叉引用的新编号实际上是对原尾注标记的交叉引用。如果添加、删除或移动了尾注，交叉引用并不会自动更新，这时需要手动更新：CTRL＋A全选文档，然后按F9键。 B、在文章同一处插入多个参考文献： 如果文章同一处引用了多个参考文献，需要标记为如［1-4］的格式，需要先在此处插入各个参考文献［1］［2］［3］［4］，然后选中其中的“］［2］［3］［”，将文字格式更改为隐藏，然后手动输入“-”即可。 C、尾注删除横线后存在一个无法选中和删除的空行： 删除“尾注分隔符”、“尾注延续分隔符”、“尾注延续标记”的横线后，此时如果关闭退回到页面视图的话，你会发现刚才有横线的位置都有一行空行，无法选中更无法删除。所以请在删除这条横线后，在“段落”对话框中设置“行距”为“固定值”“0.7 磅”。此时关闭后，再按“视图->页面”切换回来，空行就消失不见了。 D、插入的参考文献需要在序号上加中括号如［1］［2］［3］： 1．首先，按照普通方式插入脚尾注； 2．CTRL＋H唤出替换窗口； 3．前一个替换栏输入替换符(尾注是^e，脚注是^f，“更多”——“替换格式”里有)； 4．后一个替换栏为［^&］(这里不管是脚注还是尾注都不用变)； 5．点击替换即可完成添加中括号； 6．注意手动添加交叉引用序号上的中括号！ E、尾注后还要继续添加正文内容： 插入尾注后，尾注后面的页面都将是尾注格式，如果还要在尾注后面继续添加致谢、作者简介等正文的内容，此时需要在尾注的前面，论文正文结尾的地方点击插入-分隔符-分节符-连续（因为我们在插入尾注时已经将尾注所在位置选择为“节的结尾”）。这时就可以在尾注（参考文献）后面继续添加正文内容了，而且写的东西和尾注无关，但要注意修改后面页面的页码格式为“续前节”。 添加脚注和添加尾注的方法基本相同，可以参照以上步骤。

2012年8月毕业后，我就没有再编辑过需要标尾注的文档了，学生时代结束了。

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