潮汐
2023-10-24 08:42:37
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北京
之前写文章回顾工作8年的收获，提到我“打磨出一套daily routine(每日例行活动)，快速进入工作状态，提高时间使用效率”，有网友好奇，每日例行活动怎么打磨出来的，这个问题很有价值，值得专门写写。介绍如何打磨每日例行活动前，请先想一想，自己怎么安排每天的工作与生活？2种常见的安排方式：- 其一，被事务牵着走，冒出一件处理一件，像救火队员般，不断地去救场，疲于应付，无法自主安排工作，常常觉得累
- 其二，自主安排工作，判断好事务的轻重缓急，制定计划，掌控工作节奏，对突发事务，按优先级插入计划表，按部就班，有章法地展开各项工作。
无需过多比较，我们能直观地意识到，第二种方式更好。如何从被动应付，转变到自主规划工作生活呢？方法很多，意识到自己可以主动规划是最重要的。工作前3年，我像救火队员一样，在诸多杂事中奔忙，经常觉得累，但没太多实质业绩。后来，我逐渐意识到工作方式有问题，开始观察各项工作的类型，哪些重要需要优先做，哪些不重要可以放一放，哪些紧急需要尽快做，哪些不着急能晚些做；也观察自己的状态，哪些工作适合早上做，哪些工作下午做效果更好，尽量在合适的状态做合适的任务。慢慢地，探索出了适合自己的工作安排，逐步掌握了工作节奏，能更好地安排自己的精力，处理工作越来越从容。接下来，结合我的经验谈谈，什么是每日例行活动(daily routine)？为什么一套良好的每日例行活动能提高生产力和生活质量？每日例行活动是一系列每天重复的日常活动和任务，它们通常按一定的时间表或顺序展开，以帮助个人完成日常生活的职责和需求，可以近似理解为许多习惯和时间的配套组合。人的生活随太阳升落周期重复，早上起床洗漱，通勤，到达办公室开始工作，中午吃饭休息，下午继续工作，傍晚下班、吃晚饭，回家休息娱乐，晚上睡觉，第二天再重复。工作中也类似，日复一日地需要处理许多相似的任务。由于生活和工作都有许多每天重复的事务，设计一套每日例行活动来应对它们，能更好地规划和组织自己的一天，类似计算机中的“批处理”逻辑。- 其一，统一规划工作和生活，合理安排精力分配，保证重要的事有足够投入。
- 其二，减少疲劳决策。如果手里有3项工作，每次开始工作前，都需要想先做哪项，做选择、权衡、犹豫纠结的过程会消耗大脑精力，于事无益。例行活动会统一决策什么时间做哪类工作，减少大脑消耗。
- 其三，形成良好习惯，减少每次启动工作时的阻力。养成习惯后，身体会提醒自己，“到了做某项工作的时候，快去吧”，能大大减少“啊，不想做”的情况。
- 其四，节省时间，提高生产力。合理规划可以减少干扰因素，提高时间利用率。
- 其五，良好的工作规划能提升自己的底气，减少压力和焦虑。因为有了良好的规划安排，为各项工作留出充足时间，临时抱佛脚的情况会减少许多，对工作的掌控感会大幅提升，有助于减少压力和焦虑感。
良好的每日例行活动好处多多，接着，我们看如何设计适合自己的每日例行活动，分为四步：1）观察任务类型、明确优先级；2）观察自己不同时段的状态；3）设计每日例行活动，匹配任务和合适的时段；4）践行每日例行活动，观察效果并逐步迭代。这里需要先回顾总结过去的工作生活，对任务进行分类，再观察一段时间，验证分类是否齐全、准确。以我为例，我的任务可以分为5类，注意，此处我盘点时，“任务”涵盖工作和生活，指所有我需要投入精力做的事务。大家可以选择不同范围。- 体力型工作：健身、采买食材、做饭、洗碗、家务、洗漱、喂猫、铲猫砂、陪猫玩
- 知识型工作：写工作方案、写报告、回复复杂邮件、做调研、学习新知识和技术
- 沟通型工作：催项目进度、答疑解惑、指导同事、开会、和朋友练习英语、和家人朋友聊天
- 事务型工作：回复简单邮件、走审批流程、维护历史文档、组织会
- 创意型工作：写文章、构想新方案、探索其他职业可能性
分类后，需要判断各类工作对自己的意义和优先级。判断意义时，需要跳出一时一事的局限，着眼长期目标，围绕长期收获和提升幸福感，来明确其价值。整理后发现，对职场熟练工的我而言，学习新知识和技术、练英语、健身、探索其他职业可能性最重要，陪猫玩和做饭、沟通可以继续加强，其他保持现状即可，事务型工作尽量统一处理，提高效率。不同人会有不同的任务划分和价值判断。观察在早上、下午、夜间不同时段，处理重要工作时，自己在哪个时段精力充沛，头脑旺盛，反应敏锐；也关注哪个时段精神容易疲惫倦怠。如果你在起床后能很快进入专注状态，处理复杂工作效率高，那你可能是“早晨型人”；如果你在晚上头脑活跃，那你可能是“夜晚型人”；如果你在上午和下午工作状态都不错，没有明显的晨间、夜间效应，那你可能是“白天型人”，我是“白天型人”，下午2点容易犯困。了解自己精力旺盛的时段，有助于更好地安排工作。对不同时段精神状态的详细介绍，可以参考丹尼尔·平克的《时机管理：完美时机的隐秘模式》第一章（后续章节不推荐，价值低）。有了前2步的观察后，就可以大刀阔斧地设计自己的例行活动了。核心思想是，给每类任务匹配适当的时段，保证在精力充沛时完成重要工作，疲惫时充分休息，累了换换脑子，精力一般时处理简单工作。我是“白天型人”，工作时间里，知识型工作约占50%时间，沟通占30%，事务型和创意型各10%，体力型工作主要发生在业余时间。与下午相比，上午精力更充沛，所以上午安排最重要的任务——安排学习新知识和写工作方案，如果工作方案不急，上午学习，下午写工作方案；此外上午留一点时间处理最紧急的沟通工作。下午大头是知识型工作和沟通，穿插一些事务型工作，如果有需要，创意型工作也在下午。我典型的一天如下：早上8点半醒来，喂猫、铲猫砂，洗漱，9点左右出门去公司，到公司后，先梳理今天的工作安排，再边吃早饭边浏览邮件和消息，只挑最重要的回复几条；然后开始学技术或写方案，通常我会在上午处理完一天最重要的事项；中午吃饭，饭后去散步或健身，下午休息一会儿，2点开始处理简单事务，3点开始深度专心工作，穿插开1~2个会，6点到6点半与同事沟通讨论，6点半结束工作。饭后回家处理体力型工作、和家人聊天、娱乐消遣，休息。设计好每日例行活动后，需要长期实践每日例行活动，这一步最难。没有实践，再好的方案也是纸上谈兵。一开始可能觉得没效果，坚持2周左右，能明显觉得开始工作时阻力减小。我的建议是，可以试试写记录日志，记录下自己每天的例行安排，同时也记下在哪个时段做了什么事，感受如何，慢慢地能看到一些效果。在练习时，如果在某个时段几次感觉状态很差，可以休息休息，之后想想要不要换个任务，或者安排在该时段休息，以恢复精力。慢慢调整，摸索出适合自己的节律。- 用番茄工作法来记录专心工作的时间，我以52分钟为一个番茄钟周期，不算沟通，每天能有4个番茄钟已经是很棒的成绩。人一天专注工作的时间不太多，需要好好安排上。
- 以前觉得学新知识很重要，但全盘梳理后，发现没有给学习留专门的时间，所以没有实质进展。后来我会预留上午的时间出来，用于学习新知识和技术。每天不需要很久，重在坚持。
- 过去我早上开始工作前，会刷豆瓣和社交网络，近几年意识到，早上时间宝贵，需要留给更重要的事。豆瓣可以下午和晚上刷，那时我已经完成了大多数的工作，可以从容地享受娱乐；社交网络需要减少使用，保持距离。
- 之前早上会留蛮长时间回复同事的消息和邮件，统计后意识到在上面花的时间太多，于是改成早上只回最重要的，其余下午处理。
- 原本我会议很多，和经理沟通后，能不去的会就不去，省出许多时间。
- 梳理了我工作时的休息方式：接水、去洗手间、活动脖子、看远处风景、玩手机、和同事说话，其中玩手机不能真正缓解眼睛、脖子和大脑，有意识地减少手机使用，比如把手机放在抽屉里，去洗手间不带手机等。
洋洋洒洒三千余字，记录了我这几年主动安排工作和生活的心得。希望大家能积极探索，发挥主观能动性，更好地掌握自己的工作、生活，祝大家都能早日摸索出适合自己的每日例行活动，更好地平衡工作和生活，提高生产力和幸福感。欢迎一起讨论交流~
