商务信函用语

红豆泥

来自: 红豆泥(素心钧行,白贲无咎,一笑而过。) 2011-03-17 16:26:19

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  • 红豆泥

    红豆泥 (素心钧行,白贲无咎,一笑而过。) 2011-03-17 16:26:47

    第一段落 边陈述写信目的,边设定整体。
    ●收信
    我们收到了您1998年4月14日的来信。
    We have received your letter of April 14, 1998.
    We have received your letter dated April 14, 1998.
    我们收到了您的咨询函,非常感谢。
    We thank you for your inquiry.
    We have received your letter and thank you for your inquiry.
    我们非常高兴从您的来信中获悉……
    We are pleased to learn from your letter...
    From your letter we have learned that...
    我们收到了您1998年5月23日的来函查询,非常感激。
    We are grateful for your inquiry of May 23,1998.
    我们已经收到了您1998年6月6日的来信。
    This is to acknowledge your letter of June 6, 1998.

    ●回信
    我非常愉快地回复您1998年8月18日的来函查询。
    We are pleased to respond to your inquiry of August 18, 1998.
    We are pleased to answer your letter of August 18, 1998.
    以下是就您1998年10月21日来信的回函。
    We are writing in response to your letter of October 21, 1998.
    We are writing with reference to your letter of October 21, 1998.
    这是对您1998年10月29日来信的复函。
    This refers to your letter of October 29, 1998.
    这是对您1998年11月4日来信给予的答复。
    This is in response to your letter of November 4, 1998.

    ●从来信中得知
    我们高兴地从您的来信中得知……
    We are happy to learn from your letter that...
    From your letter we have learned that...
    我们很遗憾地从您的信中得知……
    We regret to learn from your letter that...
    We are really sorry to learn from your letter that...
    我们为我们的差错向您表示真诚的歉意。
    We would like to offer our sincere apologies for the mistake. *“从内心发出的歉意”,用sincere apologies表示。
    得知……真是太好了。
    It is nice to know that...
    It is nice to learn that...
    It is nice to hear that...
    为……我们很遗憾。
    It is regretted that...
    It is regrettable that...

    ●联系
    我们非常愉快地通知您……
    We are pleased to inform you that...
    We are excited to inform you that...
    We are happy to inform you that...
    我们想通知您……
    We would like to inform you that...
    我们非常荣幸地通知您……
    We take pleasure in informing you of... *用于转达好消息时。
    We take pleasure in informing you that...
    我们很遗憾地通知您……
    We regret to inform you that... *通知的内容不太好时。
    我们抱歉地通知您……
    We are sorry to inform you that... *比用regret的语气要婉转。
    请允许我通知您……
    Please be advised that... *好、坏消息均可以用。

    ●随信附上
    随信附上……
    We will enclose... *enclose “装入信封”。
    随信附上……的复印件
    We are enclosing a copy of...
    ……复印件随信一并寄上。
    There is a copy of... attached to this letter. *attach 有附上“大件的东西和主要东西”的语气。
    Attached, please find...
    附上了你要的……
    Attached you will find...
    附寄在内的是一份……的复印件。
    Enclosed is a copy of...
    Enclosed, please find...
    A copy of...is enclosed.

    ●寄给……、请(对方)寄出……
    我们将寄给你……
    We will send you...
    We are sending you...
    We will mail you...
    我们非常高兴地寄给你……
    We are pleased to send you...
    We are happy to send you...
    我们另外再把合同书寄给您。
    We are sending you the contract separately.
    您能将……寄给我们吗?
    Would you please send us...? *虽是口语,但给人有礼貌的感觉。
    如果你能将……寄给我的话,我们将非常感谢。
    We would appreciate it if you would send us... *表示对对方的感谢之情。If you would send us是假设条件句,意思是“我不知您是否能给我寄来,如果能寄来的话……”,这是对对方相当尊重的说法。

    ●认为对方收到了自己的信件
    几个月前,我们曾就……事给您写了一封信。
    Some months ago we wrote you regarding... *regarding “关于……”。
    就……事我们至今没有得到您的回音。
    So far, we do not seem to have received word from you... *催促什么事情时。
    如果在1998年12月1日前还得不到您的回音的话,……
    If we do not hear from you by December 1, 1998...*语气有些严厉。
    有关……事,我们还未收到您的任何回音。
    So far, we have not received word from you... *so far “至今为止”。
    So far, we have not received any word from you...

    ●因回复迟了而表示歉意
    很抱歉未能尽早给您回信。
    We apologize for not replying to you earlier.
    未能及时给您回信,我们深表歉意。
    We are sorry for not answering your letter sooner.
    We are sorry for not replying to your letter sooner.
    We are sorry for not responding to your letter sooner.
    久未回信,让您久等了。
    Thank you for your patience. *patience “忍耐,耐心,耐性”。

  • 红豆泥

    红豆泥 (素心钧行,白贲无咎,一笑而过。) 2011-03-17 16:27:55

    3(商业信函用语)结束部分

    结束段落 边总结信函,边向对方抛“球”,以便联系到下次行动。

    ●请求回函

    如能尽早回复,我们将不胜感激。
    We would appreciate an early reply. *比较直率的表达方式,要注意是发给谁的。
    我们期待着您满意的回答。
    We look forward to your favorable reply. *也可用于客人。favorable 表示“好意的,喜欢的”。
    我们盼望着不久能听到您的回音。
    We look forward to hearing from you soon.
    如果就此事您能尽早回信的话,我们将衷心感谢。
    Your prompt attention to this matter will be appreciated. *prompt “迅速的,敏捷的”。
    Your prompt attention in this matter will be appreciated.
    回信请寄到上述地址。
    Please write us at the above address.

    ●请多关照

    我们希望您能……
    We hope that you will...
    在此方面如果能够得到您的合作我将非常感谢。
    Your kind cooperation in this respect is greatly appreciated.
    Your kind cooperation on this issue is greatly appreciated.
    我们希望能够继续得到你们的合作和支持。
    We hope we can count on your continued cooperation and support. *只限用在对方比较熟悉的情况下。count on “指望”。
    我们期待着您的……
    We look forward to your...
    我们确信我们的请求将……
    We trust our request will... *trust 包含了hope(希望)和believe(相信)两个词的意义。

    ●表明热情、诚意;要求合作

    我们期待着当……的那一刻。
    We are looking forward to the time when...
    请您不必客气,尽管与我们联系。
    Please do not hesitate to contact us. *hesitate “犹豫,踌躇”。
    Please do not hesitate to call us.
    我们渴望在……方面给您以援助。
    We are always anxious to assist you in... *be anxious to “渴望,想……”。
    We are always willing to assist you in...
    如果您有什么问题的话,请不必客气,尽管与我们联系。
    Should you have any questions, please do not hesitate to contact us. *在商业书信中常用,最好能记住。
    If you have any questions, please feel free to contact us. *比上一句更为口语化。

    ●表示谢意

    谢谢您提醒我们注意此事。
    Thank you for calling this matter to our attention. *call somebody's attention “促使……注意”,该句多用于受到抱怨时。
    非常感谢您给予我们的合作。
    Thank you very much for your cooperation.
    谢谢您提供给我们这样服务的机会。
    Thank you for the opportunity to be of service.
    我们感谢能有这样的机会去……
    We appreciate this opportunity to...
    Thank you for this opportunity to...
    很高兴和你们保持贸易关系。
    It is always a pleasure doing business with you.
    It is always a pleasure serving you.
    It is always a pleasure to serve you.

    ●表示歉意

    请接受我们诚挚的歉意。
    Please accept our sincere apologies. *最后再一次重申,表达自己的歉意。accept “(就……给予)承认,接受”。
    我以我个人的身份为……向您赔礼道歉。
    I want to extend my personal apologies for...

    ●应酬话

    我们预祝您在新的一年里将更加辉煌和成功。
    We wish you a bright and successful New Year.
    我们确信今后……将继续不断地增加。
    We trust that an increase in ... will continue in the future.
    We trust that an increase in sales will continue in the future. (我们确信今后销售量将继续不断地增加。)

  • 红豆泥

    红豆泥 (素心钧行,白贲无咎,一笑而过。) 2011-03-17 16:28:22

    (商业信函用语)结语

    ●敬上

    谨致问候
    Yours (very) truly, *用于商业。

    谨致问候
    Sincerely yours, *稍带亲近的感觉,用于商务信函或给朋友的信中。

    谨致问候
    Cordially, *稍带亲近的感觉,用于商务信函或给朋友的信中。

    谨致问候
    My best regards, *带有个人的语感,用在给朋友写信时。

    谨致问候
    With best regards, *带有个人的语感,用在给朋友写信时。

    谨致问候
    The very best to you, *带有个人的语感,用在给朋友写信时。

    谨致问候
    Best wishes, *带有个人的语感,用在给朋友写信时。

  • 红豆泥

    红豆泥 (素心钧行,白贲无咎,一笑而过。) 2011-03-17 16:30:15

    中文商业商务信函的写作格式
      如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
      (1)开头
      开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。

      (2)正文
      信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括:
      ①向收信人问候;
      ②写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等;
      ③该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法,向对方提出要求等。如果既要向对方询问,又要回答对方的询问,则先答后问,以示尊重;
      ④提出进一步联系的希望、方式和要求。

      (3)结尾
      结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

      (4)署名
      署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。

      (5)日期
      写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要,不要遗漏。

  • 红豆泥

    红豆泥 (素心钧行,白贲无咎,一笑而过。) 2011-03-17 16:40:53

    中文书信内容的结构,主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

    1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称,主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、

    尊卑关系、长幼关系等而定,一般都用“敬语+称谓”的形式组成。如:“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如:“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。



    2、启词 启词是信文的起首语,可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”;

    思怀式的“久不通信,甚为怀想”、“去国半载,谅诸事顺遂”等;赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等;承前式的“上周曾发一传真件,今仍具函,为×× 事”,“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象,不论内容,一律以“您好”为书信之启词,实在极不恰当。此外,公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”;“顷闻、顷悉、顷获”;“欣闻、欣悉、欣逢、值此”,以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语,以提领全文。



    3、正文 正文是书信的主体,是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁,并注意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不可显侮蔑轻慢之意。



    4、酬应过渡 正文结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信,经过此次合作,双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡,如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”,或“肃此专呈、肃此奉达”,也有 “特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”,以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。



    5、祝颂词 书信的最后,写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同,

    书信内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样。一般说来,有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等,有时,因过渡词含有明显的祝颂义,也可省去祝颂词。



    6、签署 书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如“老王、小

    王、小李、张主任、赵经理”等,而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天,许多书信都以计算机制成,但即使已打印了姓名,仍应再以手书签署一遍,这既表信用,亦示诚意。对某些特殊对象,署名后应有具名语,如“谨上、谨呈、敬述”等,以表示对受件者的尊重。



    7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不可缺了这一项。日期必

    须准确,表现出写信人的负责态度,而万一记错日期,也许会因此而误事。



    中文书信行款规范



    1、字迹端正清晰,易于认辨。不写错别字,不写错句。单字不成行,单行不成页。



    2、一页纸上至少有三分之一是话语长度跨两行以上的,不宜满页尽是长度不跨行的短句。



    3、礼仪性的贺信、唁函、邀请书等不宜太长,但不能少于100字,书写时亦应注意在整页纸上的布局合理,不能一页大纸上就两行小字,这既不美观于样式,又乏诚意于情分。



    4、不可用红墨水、红圆珠笔或铅笔写信。



    5、对境外华语地区通信,要兼顾当地汉语书信的表达习惯。



    6、信笺折叠应是文字面朝外,受件人称呼朝外。信笺折叠宜简单地横竖对折,不宜折成燕子状、花瓣状,这种折叠法不宜用于工作信件,会影响工作信件的严肃性。



    7、信封使用要按国家邮政总局的有关规定,不可随意印制或改制。信封书写也应按我国邮局规定的规范行事。收件人姓名后可用“钧启、公启、安启、亲启”等,但倘为明信片、则应用“收”字,明信片的寄件人后也不能写“缄”而应写“寄”。

      8、邮资要付足,不要寄欠资信,以免因退回补足邮资而造成时间上的延误,邮票贴法要规范,但勿与地址太近,以免盖邮戳时将门牌号码遮住,造成投递麻烦。邮资总付的信件,要与邮局相关部门妥善交接。航空信的标签要明显。

  • 红豆泥

    红豆泥 (素心钧行,白贲无咎,一笑而过。) 2011-03-17 16:41:28

    中文书信礼仪的格式及举例
    提称语,用在对方称呼后面,表示尊敬——
    父母:膝下、膝前、尊前、道鉴
    长辈:几前、尊前、尊鉴、赐鉴、道鉴
    师长:函文、坛席、讲座、尊鉴、道席、撰席
    平辈:足下、阁下、台鉴、大鉴、惠鉴
    同学:砚右、文几、台鉴
    晚辈:如晤、如面、如握、青览
    女性:慧鉴、妆鉴、芳鉴、淑览
      
    祝愿语——
    父母:恭请福安,叩请金安
    长辈:恭请崇安,敬请福祉,敬颂颐安
    师长:敬请教安,敬请教祺,敬颂海安
    平辈:顺祝
      
    署名——
    对长辈:叩禀敬叩拜上
    对平辈:谨启鞠启手书
    对晚辈:字示白谕

    开头语
      惠书敬悉,情意拳拳。 接获手书,快慰莫名。 昨得手书,反复读之。
      谕书敬读,不胜欣慰。 拳拳盛意,感莫能言。 顷接手示,甚欣甚慰。
      久不通函,至以为念。 前上一函,谅已入鉴。 喜接来函,欣慰无量。
      顷奉惠函,谨悉一切。 顷接手示,如见故人。 得书甚慰,千里面目。
      得书之喜,旷若复面。 数奉手书,热挚之情,溢于言表。
      顷奉手教,敬悉康和,至为欣慰。 久未闻消息,唯愿一切康适。
      手书已接多日,今兹略闲,率写数语。
      
      钦佩语
      奉读大示,向往尤深。 喜接教诲,真解矇矣。 大示拜读,心折殊深。
      谨蒙悔语,用祛尘惑。 大作拜读,敬佩之至。 顷读惠书,如闻金石良言。
      久钦鸿才,时怀渴想。 德宏才羡,屡屡怀慕。 蒙惠书并赐大著,拜服之至。
      
      思念语
      分手多日,别来无恙? 岁月不居,时节如流。 别后月余,殊深驰系。
      一别累月,思何可支? 海天在望,不尽依依。 别后萦思,愁肠日转。
      离别情怀,今犹耿耿。 别来良久,甚以为怀。 近况如何,念念。
      前上一函,谅达雅鉴,迄今未见复音,念与时积。
      
      
      问候语
      春寒料峭,善自珍重。 阳春三月,燕语雕梁,想必心旷神怡!
      当此春风送暖之际,料想身心均健。 春日融融,可曾乘兴驾逰?
      春光明媚,想必合家安康。 时欲入夏,愿自珍重。
      赤日炎炎,万请珍重。 渐入严寒,伏福躬无恙。
      入秋顿凉,幸自摄卫。 汗暑无常,伏维珍重自爱。
      
      
      自术语
      敝寓均安,可释远念。 阖寓无恙,请释悬念。 贱体初安,承问极感。
      贱躯如常,眷属安健,聊可告慰。 微恙已愈,顽健如往日,免念。
      
      
      祝贺语  
      欣闻……,谨寄数语,聊表祝贺。 谨以至诚,恭贺你们……
      喜闻…… ,由衷快慰,匆致此函,诚表贺意。
      
      
      致歉语
       惠书敬悉,甚感盛意,迟复为歉。 音问久疏,抱歉良深。 久未通函,甚歉。
      
      结束语
       草率书此,祈恕不恭。 匆此先复,余后再禀。 特此致候,不胜依依。
      临书仓卒,不尽欲言。 谨申数字,用展寸诚。 书不尽意,余言后续。
      诸不具陈。谨申微意。 请长纸短,不尽依依。 言不尽思,再祈珍重。
      日来事忙,恕不多谈。 专此奉复辟。 手此奉复。 敬候回谕。

    祝颂语
    对长辈
    敬祝 安好|敬祝 健康|敬祝 全家平安
    敬祝 近安|恭请 全安
    敬祝 新禧(元旦)|敬祝 春禧(春节)
    敬祝 痊安(病愈后)……
    对同志或平辈
    此致 敬礼|祝你 工作顺利|祝你 进步
    祝你 安好|祝你 健康|祝你 愉快|祝你 成功
    即颂 时祉(旧)|并颂 时绥(旧)|此颂 近祺
    即颂 著安(搞写作的)|即颂 教祺(任教师的)
    即颂 近佳|即颂 学安|即颂 近好
    即颂 春禧|即颂 暑安|即颂 秋安|即颂 冬安
    祝 俪安(夫妇二人)
    祝 新年快乐|祝 早日康复(病中)……
    对组织或领导
    妥否 请批示|并请 函复|请 批示

    请 指正|请 指教|请 指示

    请 教正|此致 敬礼……
    对晚辈
    望 努力学习|祝你 进步|祝 工作好

    祝 愉快|祝 幸福|祝 近安|祝 健康……

    书信中敬称称呼对方表明尊重。可以用古代的爵称,君、公等,也可在称谓前加敬字,或者称字和号。对于一些我们非常敬仰的有一定学术地位的长者,比如社科院的庞朴先生,学术界一般都称他为庞公。夫人这个词是专用来称对方或他人妻子的,绝对不能称呼自己的妻子为我夫人。称呼对方的儿子为令公子,也称令息,息就是子息的意思。称对方为贤兄、仁兄、台甫、台鉴。一般来说称对方的字号比称名字尊重。他还举例说,电视剧《铁齿铜牙纪晓岚》中纪昀和纪晓岚混称是错的。
    书信中绝对不能出现我你他字样,如果非要用就需要用一些词代替。比如“你”可以称为某某仁兄,某某砚兄或称阁下。他举例说,他有一位同学是北大的博士,和女朋友第一次鱼雁传书,那女孩在信封上也称他为某某砚兄。在信中称自己应该为在下、小弟。信中的“他”应该用“渠”来代替。古人“自谦而敬人”的做人原则在书信中表现为对别人用敬称的同时自己用谦称。比如古代皇帝都称孤道寡,这就是谦称。称自己的妻子为内子、内人、拙荆,绝对不能说夫人。称自己给别人的东西应该用“菲”、“芹”、“寸”、“薄”。比如薄酒一杯,聊表芹献。请人家吃饭叫做略具菲酌。

    信封
      左上方填写邮编及收信人地址;信封中间居中写收信人姓名,加上称呼。它可以是写信人对收信人的称呼,也可以是邮递员对收信人的称呼。后者为王力先生的观点,实际上邮递员只认为是写信人对收信人的称呼。收信人后面没有称呼是不礼貌的,属于格式上的错误。信封右下方为寄信人地址及邮编。

    正文
    ①称呼:顶格,有的还可以加上一定的限定、修饰词,如亲爱的等。
    ②问候语:如写“你好”、“近来身体是否安康”等。独立成段,不可直接接下文。否则,就会违反构段意义单一的要求,变成多义段了。
    ③正文。这是信的主体,可以分为若干段来书写。
    ④祝颂语。以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写,一是紧接着主体正文之后,不另起段,不加标点;二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行,顶格书写。后应该加上一个惊叹号,以表示祝颂的诚意和强度。
    称呼和祝颂语后半部分的顶格,是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写,行文涉及对方收信人姓名或称呼,为了表示尊重,不论书写到何处,都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法,为现代书信所吸收。
    ⑤具名和日期。写信人的姓名或名字,写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系,如儿×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行写日期。
    如果忘了写某事,则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”,再另起行书写未尽事宜。

    名人书信
    鲁迅致母亲:
    母亲大人膝下,敬禀者,日前寄上海婴照片一张,想已收到。小包一个,今天收到了。酱鸭、酱肉,昨起白花,蒸过之后,味仍不坏;只有鸡腰是不能吃了。其余的东西,都好的。下午已分了一份给老三去。但其中的一种粉,无人认识,亦不知吃法,下次信中,乞示知。上海一向很暖,昨天发风,才冷了起来,但房中亦尚有五十余度。寓内大小俱安,请勿念为要。海婴有几句话,写在另一张纸上,今附呈。
      
      专此布达,恭请
      
      金安。男树叩上广平及海婴同叩一月十六日

    毛泽东致老师符定一(澄宇)先生

    澄宇先生夫人道席:
      
      既接光仪,又获手示,诲谕勤勤,感且不尽。德芳返平,托致微物,尚祈哂纳。世局多故,至希为国自珍。
      
      肃此。敬颂
      
      教安。不具。

      受业:毛泽东

  • 红豆泥

    红豆泥 (素心钧行,白贲无咎,一笑而过。) 2011-03-17 16:43:57

    第一章 书 信

    我国历史文化悠久,是有名的礼仪之邦,人们的社会产交往和思想感情交流,大多通过一定的礼仪形式和一定的文化活动方式来进行。在实际生活中,每个人都经常使用到一系列的应用文,如传统的书信、名片、柬贴、启事、题诗题词、对对联等,现代的如电报、传真、特快专递、电子邮件等。这些应用写作包含着丰富的礼仪内容,具有中华民族浓厚的文化色彩。

    第一节 书信简述

      书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。“信”在古文中有音讯、消息之义,如“阳气极於上,阴信萌乎下”(扬雄:《太玄经·应》);另外,“信”也有托人所传之言可信的意思,不论是托人捎的口信,还是通过邮差邮递的书信,以及近年出现的邮寄录音带、录像带、电子邮件等都具有这种含义。

    用语言文字向特定对象传递信息和进行思想感情交流的信,一是有运用文字述说事情原委和表达自己思想感情的能力;二是具备相应的书写工具;三是有人进行传递。亲笔给亲戚朋友写信,不仅可以传达自己的思想感情,而且能给受信人以“见字如面”的亲切感;科技不断进步,又相继出现了电话、电报、邮寄录音带、录像带、电子邮件等交流信息的手段,可以预见,未来电子邮件这一新兴的手段会被越来越多的人运用。

    随着社会的发展,人与社会的关系也在进行重新建构,书信的运用除传统用法,即公函私函之外,一个新的发展动向便是原先私函类中因为个人需要而向政府机构、企事业单位、知名学者等个人所发的事务性的信件,这一类信件的使用量逐渐增多,值得注意。我们将其称为个人公文。

    二、书信的构成

      书信由笺文积封文两部分构成。

      笺文即写在信笺上的文字,也就是寄信人对收信人的招呼、问候、对话、祝颂等等。笺文是书信内容的主体,书信的繁简、俗雅及至其他方面的风格特征,几乎都由内容主体决定。

      封文即写在信封上的文字,也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等等。封文是写给邮递人员看的,使邮递人员知道信从哪里来,寄往哪里去;万一投递找不到收信人,还能将信退给寄信人。

    完整的书信应该是笺文封文俱全,并且将笺文装入写好封文的信封内,然后将口封好付寄的。

    三、书信的写法

    书信虽然是一种个人性很强的运用文,写法上也比较灵活,但书信还是应该遵循一定的要求,最基本的可概括为以下二点:

      (—)必须合乎规范

    书信写作规范突出地表现为两个方面,一是书写格式的规范,二是书信语言的礼仪规范,这两种规范都必须严格遵守,否则就会出乱子,闹笑话。

    (二)言之有物,通情达理

    “信”字本身含有信任之义,这要求书信不论写给谁看,所述之事都要实在,所表之情都要率真,所讲之理都要通达。  

     

     

    第二节 书信笺文的写作

    一、信笺的款式

      现在通常使用的信笺有横竖两种款式。

    竖式信笺,又称中式信笺,是我国传统的信笺款式。竖式信笺的选用有日渐减少的趋势,尤其是青少年中,已很少使用,但是在年长者的书信往来中还常常使用,在港、台等地区及海外侨胞的中文书信中,竖式信笺仍使用很普遍。

    横式信笺,又称“西式”信签,是今天常用的款式。

    二、笺文的结构及其写作规范

     笺文实际上是一种书面谈话,既然是谈话,就要先向谈话对象打招呼,打招呼要讲礼貌;接着要说两句对对方表示尊重成亲爱的话;接下来要有几句应酬语自然地引出谈话的正题;再接下来才是正文;正文完了之后,还要说上几句结束谈话的应酬语;然后向受信人报自称并署名;最后写明谈话的时间。就总体来讲,笺文的结构如下表所示:















    1. 称谓

    # 提称语

    # 启事敬语

    # 开头寒暄语






    五、正文






    六、结尾应酬和敬语

    七、问候祝颂

    八、自称、署名、礼告敬辞、时间(也可加写信地点)

    九、附候与补述

     

      (—)称谓

      称谓,是寄信人对受信人的称呼,它表示双方的关系,在信笺第一行起首的位置书写。我国习俗素来重视人伦、名分,所以,在交际活动中应该特别重视称谓妥当,写信时尤其如此。笺文中的称谓包括名字(或号)、公职位、私关系(包括血统关系及亲戚关系)、尊词等等。上述四者,在有的信中单独使用,如“主席”、“妈妈”、“大哥”、“爷爷” 等;在有的信中则两项联合使用,如“希哲老师”、“母亲大人”、“王涛先生”、“春生儿”等等。在实际使用中,四者如何结合,值得注意。

      1.关于名、字、号的选用

      受信人是晚辈,信可以称名。除此以外,凡有字号的,都要称“字”或“号”;也可以从受信人的字号中选一个字,下面加一个“公”或“翁”、“老”等。

    依照习俗,对名、字、号的选用有下列原则:

    1. 对儿女称名不称字号;称学生可称字,也可称名或号。

    2. 对尊亲不称名号,直写表示关系的称呼,有的在称呼下加尊词“大人”。

    3. 对尊长以称字号为敬,字号下加书职位、称呼或尊词。

      2.关于公职位称谓的选用

      公职位,即在社会(包括国家机关,社会企、事业单位及社会团体、企业公司等)中的职务、职称、地位。如主席、总理、部长、局长、校长、主任、经理、董事、会长、秘书长、理事等等。如果受信人有过两种以上的职务(或职衔),甚至同时身兼数职,这就需要选择一个适当称呼。选择的原则是视书信内容与受信人的哪个职位关系密切。如受信人从前是寄信人的老师,现在当了局长,而寄信人的书信重点叙师生情意,那么这封信的称谓就应以表示师生关系为宜。在此需要说明的是,中国人的社交礼仪十分重视师生、同学、同乡等早年的情谊,民间习俗无论对方职位、境遇有何变迁均以早年交情为重点,如上例中的受信人虽然是局长,但因为曾经有过师生关系,写信人哪怕是公事,选用“老师”作为公职称谓的习俗依然十分流行。

      3.关于私关系称谓的选用

    所谓私关系的称谓,即表示发信人与受信人之间在家族、亲戚、世交领域内相互关系的称呼。如祖父母、曾祖父母、父母亲、叔、伯、兄、弟、姐、妹、姑、舅、姨、岳父母、内兄、内弟、外祖父母、世伯、世侄等。对上述这些称呼选用的原则有二:一是确切表示受信人与发信人之间的关系;二是要合于习俗,令受信人感到自然、亲切。

     

    Sxfw002家族关系称谓表

    称呼对象


    称呼(称谓)


    对此自称


    对他人称其

    家族中人


    对他人称自己

    家族中人



    父亲的




















    令祖






    家祖





    父亲的伯(叔)






    伯(叔)祖






    侄孙






    令伯(叔)祖






    家伯(叔)祖





    生养











    男(或儿)

    女儿









    父(严、尊)



    母(慈)



    父亲的




















    令伯






    家伯





    父亲的




    叔父

    婶母









    叔父



    婶母


    叔父



    婶母

    兄(哥)

    兄妻


    兄 哥

    (或某)

    嫂 嫂






















    弟妻


    弟 弟

    (或某)

    弟妹 妹




    姊、姐






    弟妹






    弟妹

    姊(姐)




    姊(姐) 姐

    (或某)

    妹 妹














    家姊

    舍妹

    丈夫


    夫子(或夫君)

    某某(单称名

    或字)




    某某(单称名

    或字)


    某先生

    (或尊夫君)


    外子

    妻子


    吾妻(或贤妻)

    某某(单称名

    或字)




    某某(单称名

    或字)




    夫人




    内子(人)






    儿 儿

    吾 (或某某)

    女 女







    郎(或公子)



    媛(或爱)










    兄(弟)




    侄(或侄儿)

    侄女


    伯(叔)父

    姑 母






    侄女






    侄女



    儿子的




    儿 孙

    儿孙(或某某)

    女 孙女













    孙女






    孙女



    侄儿的






    贤侄

    孙女




    伯(叔)

    祖母




    令侄

    孙女




    舍侄

    孙女



    侄 媳




    某某

    贤媳(或 )

    某某儿




    伯(叔)祖






    令侄 媳






    小侄 媳





    丈夫的 亲




    公 父

    (或 亲)

    婆 母


    媳(或儿)









    公爹



    婆母



    丈夫的伯(叔)




    父(翁)

    伯(叔)

    母(或婶母)


    侄媳


    父(翁)

    令伯(叔)

    母(姑)


    父(翁)

    家伯(叔)

    母(姑)

    注:

    1、对他人称自己家族中已故的尊辈,将“家”字换成“先”字,如先祖父(或先祖考)、

    先祖母(或先祖妣)、先父(或先考、先严),先母(或先妣、先慈)、先兄、先姊;

    2、对他人称自己家族中的平辈或晚辈,将“舍”字换成“亡”字,如亡夫、亡妻、亡弟、亡妹等;

    3、称他人时加贤、爱等词,自称时加愚;表格中的“某某”代字或号。

     

    Sxfw003亲戚关系称谓

    称呼对象


    称呼(称谓)


    对此自称


    对他人称其

    家族中人


    对他人称自己

    家族中人

    姐(妹)

    父亲的

    姐(妹丈)









    侄(或内侄)

    侄女(内侄子)




    令姑






    家姑





    母亲的






    外祖








    孙女




    令外祖






    家外祖



    兄(弟)

    母亲的

    嫂(弟媳)













    甥女




    令舅








    舅母

    姐(妹)

    母亲的

    姐(妹丈)













    甥女




    令姨






    家姨



    伯(叔)

    父亲的表

    嫂(弟媳)




    表伯(叔)








    侄女


    伯(叔)

    令表

    伯(叔母)


    伯叔

    家表

    伯(叔)母



    母亲的表

    嫂(弟媳)




    表舅








    甥女




    令表

    舅母




    家表

    舅母



    妻子的 亲











    子婿(或婿)






    岳母






    岳母



    妻子的伯(叔)






    伯(叔)岳




    侄婿




    令伯(叔)

    岳母




    家伯(叔)

    岳母



    兄(弟)的岳



    公爹

    姐(妹)的

    婆母




    姻伯(叔)








    侄女


    令亲


    舍亲



    儿子的岳





    女儿的






    亲家






    姻愚






    令亲家






    敝亲家





    的丈夫




    姊(姐)



















    令姊(妹)丈


    家姊丈

    舍妹丈

    姑 兄

    家的

    姨 嫂


















    令表






    家表





    妻子的




    兄 兄

    内 (或)

    弟 弟




    婿






    令内






    敝内





    妻子的 丈


















    令僚婿


    敝连襟



    妻子娘家

    侄女




    贤内

    侄女


    姑丈




    令内

    侄女




    舍内

    侄女



    女儿的






    贤外

    孙女




    外祖






    令外

    孙女




    舍外

    孙女



    姐妹的








    甥女






    舅母






    外甥






    甥女

    女儿的丈夫


    贤婿






    岳母


    令婿


    小婿



    表兄弟的






    贤表

    侄女


    伯(叔)

    愚表

    伯母(叔母)




    令表

    侄女




    舍表

    侄女



    姻亲家的

    侄女




    贤姻

    侄女





    令亲


    舍亲

    注:亲戚中的姻伯、姻叔、姻兄、姻侄等,均指联姻的亲戚中无一定称呼者,如弟兄的岳

    父母、内兄内弟、姐妹的公婆、姐妹丈夫的兄弟,乃至妻子的表兄弟等。

     

    Sxfw004师友世交关系称谓

    称呼对象


    称呼(称谓)


    对此自称


    对他人称其

    师友世交


    对他人称自己

    师友世交



    老师的






    太师




    门下晚生




    老师(男老师)

    老师的妻子


    老师(或吾师)

    师母


    生(或学生、

    受业)


    业师



    师母


    业师



    师母

    老师(女老师)

    老师的丈夫


    老师(或吾师)

    师丈(或某

    先生)


    生(或学生)


    业师



    师丈


    业师



    师丈



    世交的叔(伯)






    世叔(伯)








    侄女






    世交的




    兄 兄

    世(或吾)

    姊 姊


    弟 弟

    世(或吾)

    妹 妹


    令友


    敝友

    比自己年长

    的同学




    学长(或学)




    弟 弟

    学 (或)

    妹 妹


    贵同学


    敝同学

    比自己年幼

    的同学









    学兄 兄

    (或)

    学姊 姊


    贵同学


    敝同学

    自己的学生




    仁棣(或学 )




    小兄

    (或友生)

    愚姊


    令高足


    门人



    学生

    注:

    1. 世交中的平辈人,如果交情比较深,则称吾兄(或某某兄)、吾姊(或某某姊)、某弟、某姊更为亲近;

    2. 世交中的叔伯之分,视双方父母年龄大小而定。

     

     

      4.关于尊词的选用

    尊词是表示发信人对受信人的尊敬之情而附加的称谓词语,它在表示发信人与受信人的关系方面不表示很实在的内容,主要表示对受信人尊敬的感情和态度。以前贯用的尊词如“大人”等,国内现在很少用了,一般直呼表示关系的称谓即可。但需要说明的是,在台、港、澳和海外华人中,传统用法依然流行。

    现在常用的尊词有“同志”、“先生”、“女士”、“吾兄”、“仁兄”等等。尤其是“先生”,用得极为普遍,弹性极大,对没有适当称呼的受信人,用“先生”称呼他,一般不会错。“吾兄”、“仁兄”普遍用于对平辈的尊称。

    关于称谓的知识与选用的学问,不仅在书信中需要,在其他礼仪性的应用写作中都需要。对于重人伦、讲名分的中国人来讲,称谓之说是一个不小的文化系统,上表家族关系称谓表、亲戚关系称谓、师友世交关系称谓可使人一目了然地看出人伦间各种关系的称人和自称。

    (二)提称语

      提称语是用来提高称谓的语词。有的提称语除提高称谓之外,还有请受信人察阅此信的意思,如“赐鉴”、“青鉴”等。提高称谓,也就是对受信人进行尊敬抬举的意思,如“希圣老师尊鉴:”。我国传统书信中常用的提称语很多,使用时要特别注意与称谓的配合。

    在礼仪简化的现代生活中,提称语常常被省略。省略提称语后,在称谓下加冒号“:”,如“希圣老师:”。

     

    Sxfw005书信中请察阅敬语

    应用对象


    常 用 敬 语

    尊长


    尊鉴、赐鉴、钧鉴、崇鉴

    师长


    尊鉴、台鉴

    平辈


    台鉴、大鉴、惠鉴

    晚辈


    青鉴、青览、收览

    政界


    钧鉴、台鉴、勋鉴

    女性


    芳鉴、淑鉴、懿鉴(年高者)

    夫妇


    俪鉴

    宗教


    道鉴

     

    Sxfw006常用礼告敬语

    应用对象


    常 用 敬 语

    直系尊亲


    谨禀、敬禀、叩禀、叩上

    上辈


    谨上、敬上、拜上、敬启、谨启、谨上、谨肃、肃上

    平辈


    敬启、拜启、谨白、上

    晚辈


    手书、手谕、字、示

     

    Sxfw007传统称谓敬语

    应用对象


    常 用 敬 语

    祖父母、父母


    膝下、膝前

    长辈


    尊前、尊右、尊鉴、慈鉴、赐鉴

    老师


    函下、帐下、左右、吾师

    兄弟、姐妹


    手足

    平辈


    阁下、足下、台右、台鉴、惠鉴、大鉴、执事、同志

    平辈年幼者


    青览、青盼、如握、如晤、如见、如面

    同学


    研右、砚席、文几

    小辈


    知悉、见悉、阅悉、亲阅、亲览、收回、收览

    长辈女性


    懿鉴、懿座

    平辈女性


    妆阁、妆次、绣次

    文人


    史席、著席、撰席

    新进


    英鉴、伟鉴、台席

     

     

     

      (三)启事敬辞

    启事敬辞,即表示开始叙说事理的敬辞。常见的启事敬辞“敬禀者”,意思是说:“我恭敬地禀告的事情如下。”

    Sxfw008传统启事用语

    应用对象


    常 用 语

    祖父母、父母及上级


    叩禀者 叩肃者 谨禀者 谨肃者 敬禀者 敬肃者

    尊长


    谨启者 敬启者 兹肃者

    通常使用


    启者 兹启者 迳启者

    请求时使用


    敬恳者 敬托者 兹恳者

    丧家讣告时使用


    哀启者

      

      (四)开头应酬语

    开头应酬语是在述说正事之前,写几句问候、寒暄之类的话,以导引正事。开头应酬语属客套话,现在大多用“您好”,然后连接正文。

    现代礼仪简捷明快,但却过于单调,传统礼仪虽然繁杂,但自有一番人伦亲情,详见下表,相信达者在二者之间可以找到一种文化的延续。

     

    Sxfw009传统寒暄用语

    分 类


    常 用 语

    人事叙别


    用于父母


    自违慈训,倏忽经旬。 叩别尊颜,已逾数月

    用于尊长


    揖别尊颜,瞬经匝月。 不瞻光霁,数月于兹。

    疏逖德辉,忽经一捻。 睽违道范,荏苒数年。

    用于师长


    不坐春风,倏经旬日。 奉违提训,屈指月余。

    不亲讲席,瞬已经年。 疏奉教言,寒喧几易。

    用于平辈


    不奉清谈,忽将一月。 揖别丰标,瞻圆几度。

    不亲乏宇,裘葛已更。 睽违丰采,数易春秋。

    用于女性


    不亲懿表,瞬已浃旬。 奉违闺范,倏尔逾时。

    自隔壶仪,年华如驶。 忆别芳颜,星霜几换。

    用于文官


    不瞻福曜,又复经旬。 睽违钧宇,萱荚屡新。

    拜逖钧颜,倏将一载。

    用于军官


    自违幕府,蟾月几圆。 不瞻旌节,忽已经年。

    自共事而别


    某地共事,长荷云情,别来星序频移,未由一晤。

    自同学而别


    忆自某校研摩,获亲麈海,别后山川间隔,时序频迁。

    自送行而别


    忆昔行旌远指,趋送长途,别来物换星移,几经屈指。

    自迎接而别


    忆某停车某市,荷蒙握手言欢,别后岁秩迁流,不觉星霜几易。

    承送行而别


    忆某驱车某处,荷承把袂流连,别后天各一方,彼经停云两地。

    承赐物而别


    忆某地握手,畅叙情怀,别时依依不舍,荷以厚仪相贶,至令篆腑,感何可言。

    承赐饯而别


    昔日把晤,盛意频叨,临赋骊歌,复承赐宴,离人未散,早已心镌。

    节令叙别


    自春别及夏


    东风握别,倏届朱明。 忆风雨别离,正绿野人耕

    之候,乃光阴迅转,目下已是碧荷藕熟之时。

    自春别至秋


    知已阔别,春复徂秋。 赋别离于昔日,杨柳依依,

    数景物于今晨,蒹葭采采。

    自春别至冬


    春初话别,倏忽岁寒。 鸟弄春园,折杨柳而握别,

    驿驰冬岭,抚梅萼以增怀。

    自夏别至秋


    麦天一别,容易秋风。 昔听蝉鸣青槐,方摅别意,

    今睹鸿飞紫塞,顿起离思。

    自夏别至冬


    不通闻问,经夏涉冬。 炎日当空,方赋离情于凉

    馆,寒风吹沼,忽牵别恨于灞桥。

    自秋别至冬


    自经判袂,秋去冬来。 玉露初凝,迩日别离不舍,

    雪梅将绽,今宵感概偏多。

    地点叙别


    自京中分别


    忆京华把袂,饫聆麈谈,明月清风,至今在目。

    自省会分别


    忆于某省会聚首,快我私衷,自赋河梁,又经久别。

    自县城分别


    相聚邑中,时亲教益,自经握别,离索殊增。

    自乡中分别


    奔走四方,久离乡井,从此远隔,顿觉阔疏。

    自他乡分别


    忆自某乡把晤,同馨情怀,分别以来,徒深饥渴。

    自旅馆中

    分 别


    昔日旅邸聚谈,叠荷殷殷关注,嗣认睽违两地,顿觉

    岁序推移。

    自火车上

    分 别


    忆昔日邂逅相遇于车上,接领教言,别后却山河远隔,

    不觉数年。

    自船上分别


    自同舟某地,借挹兰芳,别后相违,寒暄数易。

    自近处分别


    不亲淑度,倏忽迩时,咫尺相违,如遥百里。

    自远处分别


    关河修阻,跋涉维艰,忆隔光仪,递更节序。

     

      (五)正文

    正文是笺文内容的主体,也即书信所要说的事,所要论的理,所要叙的情。

    正文的写作,除要求语言通顺、条理清晰之外,还须注意措辞得体。书信叙事论理与一般文章不一样,只要事真理直即可,须根据受信人的特点及发信人与受信人的特殊关系来进行措辞,这方面的要求无定格定式,都凭作者根据自己的理解、体会等全部交际经验去处理。

      (六)结尾应酬语和结尾敬语

      写信对人叙事论理,说完正事就结束,收得太急,显得不太礼貌,因此要说上一两句客气话,就象平常至朋友家聊天,临告辞之前需要说几句过渡,完了再告辞。书信中如“临书翘企,敬候佳音”、“因故迟复,请谅”、“恕不详叙,望早日面谈”等等。

      结尾应酬语的写作原则与开头应酬语同,须从正文内容引出,要简捷自然,不落俗套。一般来讲,从书信中心内容自然引出的结尾应酬语就比较活泼和谐。

    结尾敬语,敬告对方谈话到此结束,与前段的启事敬辞相呼应。前头用“敬启者”,后面“敬此”、“肃此”;如果前头用“兹复者”,后面则用“专此”、“草此”之类。我国传统的信函书札中结尾应酬语和结尾敬语很多,并且人们还在根据书信内容的需要不断创新。

    Sxfw010传统结尾应酬用语

    应用对象


    应用环境


    常 用 语










    临书


    谨肃寸禀,不尽下怀。

    肃此奉陈,不尽欲言。

    请教


    乞赐 指示,俾便遵循。

    幸赐 清诲,不胜铭感。

    请收


    伏祈 莞存。 伏望 哂纳。

    候复


    乞赐 钧复。 恳赐 钧复。

    申悃


    肃此、敬此、肃此奉禀、肃此敬禀。

    保重


    寒流来袭,伏请 珍卫。

    寒暖不一,千祈 珍重。










    临书


    临纸神驰,不尽欲言。 专此奉达,不尽所怀。

    请教


    乞赐 教言,以匡不逮。 如蒙不弃,乞赐 兰言。

    请托


    如承 俯诺,实济燃眉。 倘荷 通融,感激不尽。

    请收


    敬希 鉴纳。 至祈 台收。

    候复


    幸赐好音,不胜感激。

    申悃


    特此奉闻。 草此。

    申复


    专此敬复。

    申贺


    敬申贺忱。 用申贺悃。

    申谢


    肃此敬谢。 用申谢忱。

    辞谢


    敬抒辞意。 敬达辞忱。

    感谢


    感荷 隆情,永志不忘。 私衷铭感,何可直言。

    请鉴


    伏乞 鉴察。 伏祈 垂鉴。

    敬祈 明察。 并祈垂照。

    馈赠


    土产数包,聊申敬意。 附呈薄仪,聊申下悃。

    谨具芹献,借祝 鹤龄。 薄具菲仪,用申贺敬。

    保重


    秋风多厉,珍重为佳。 暑气逼人,诸祈自卫。

    吊唁


    恭陈唁意。 借申哀悃。

    居丧人


    节哀保重


    伏祈 节哀顺变。 还乞 稍节哀思。

     

     

    (七)问候祝颂语

    书信中说完正事之后,向对方表示问候与祝颂,皆属礼貌之举。常见的问候祝颂语有很多,现代的如“向您全家问好”、 “祝身体健康”、“祝你进步”、“祝你成功”等等。传统的如给长辈写信用“敬请×安”或“敬颂崇棋”;如果给平辈写信,一般则用“即请大安”、“顺颂时棋”,假如给晚辈写信,只用“即颂”、“顺问”即可。

    Sxfw011传统请安用语

    应用对象


    常 用 语

    祖父母、父母


    敬叩金安 敬请福安

    尊长


    恭请福安 敬请康安 顺请福履 顺叩崇祺

    敬请崇禧 虔请崇安 恭请福绥

    老师


    敬请讲安 虔请诲安 肃请麈安 祗叩教安

    上级


    恭请德安 敬请勋安 祗请钧安

    平辈


    祝你安好 此颂曼福 即请道安 敬颂台安 敬颂大安

    顺颂时绥 即颂时祺 此颂时祉 敬候佳祉 即颂佳胜

    即颂近祺 此祝康吉 即候日祉 顺候起居 并祝安健

    小辈


    顺询近祉 此询近佳 即问近好 即问日佳

    文化人


    敬候撰安 敬祝著安 即颂著祺 敬请文安 即颂文祺

    祗请著安 祗颂道安 顺颂撰安 即颂文址

    女性长辈


    敬颂壶安 敬候坤祺

    女性小辈


    此询壶佳 即询闰好

    商人


    即请财安 顺颂筹安 顺颂商祺

    旅途者


    敬请旅安 顺请客安 顺颂旅祺 顺候旅祉

    贺喜信


    敬请俪安 恭贺燕喜 顺贺大喜

    贺年信


    敬贺年禧 敬贺年禧 顺贺新祺 顺贺新禧

    季节


    敬请春安 即颂春祺 并颂春禧 顺候夏址

    此颂暑安 即候夏安 即请秋安 顺颂秋祺

    并请秋安 敬颂冬绥 此请炉安 即请冬安

     

     

     

     

     

     

    (八)自称、署名、礼告敬辞及时间

      笺文结尾,要写上发信人的名字和写信的时间。需要注意的是,应在名字之前加上相应的自称,名字之下要选用适当的礼告敬辞。

      自称,是对受信人的自称,如给祖父母写信时自称“孙”(或“孙女”),给老师写信时自称“学生”,给哥哥写信时自称“小弟”(或“小妹”)等等。一封信中的自称与开头所书受信人的称谓是相呼应的,它们之间反映着写信人与受信人之间的关系,有时还反映特殊的感情或自谦。

    书信中署名的一般运用规律如下:

    1. 直系尊亲给子孙写信时不署名,只写“祖父示”、“父(母)字”即可;

    2. 给家族中或其他关系中特别亲近的人写信时署名但不写姓,只写名或字,如“男伟”、“女儿迎峰”、“挚友洪东”、“愚兄晓林”等;

    3. 其余关系用全姓名,如“学生林涛”、“同学赵白帆”等。

      关于礼告敬辞,如 “学生赵白帆敬启”、“男伟叩”、“鲁迅启上”等,这些便是自称、署名、礼告敬辞三者联用的形式,其中的“敬启”、“叩”、“启上”等,即所谓礼告敬辞,也叫做“末启辞”。

    礼告敬辞的使用应切合写信人与受信人之间的关系。

    时间是书信写作必不可少的内容,按常规,都把写信的时间写在最后,在礼告敬辞之下;如果省略掉礼告敬辞,则时间便写在署名之下。

    Sxfw012传统礼告用语

    应用对象


    常 用 语

    直系尊亲


    谨禀 敬禀 叩禀 叩上

    长辈


    谨上 敬上 拜上 敬启 谨启 谨上 谨肃 肃上

    平辈


    敬启 拜启 谨白

    晚辈


    手书 手谕 字 示

     

    (九)附候语及补述语

      附候语是附带问候的辞令。给亲朋写信时,如果与受信人的家人或身边朋友、同事也有交情,或者写信人的家人及身边朋友、同事也认识受信人,往往在信中附带致以问候,表示思念及之情。所以,附后语通常有两种情况:

      1.写信人附带问候受信人身边的亲友

      例如:

        ①令尊前乞代请安(附带问候受信人的父母)

        ②令兄处乞代候(附带问候受信人的兄长)

      2.写信人代自己身边亲友问候受信人

      例如:

        ①广平及海婴随叩(附带代妻儿行礼问候)

        ②家父嘱笔问候(附带代父亲问候)

      附候语的写作应特别注意三点:一是要注意称谓的恰当,二是另行写起,三是力求简练。

      补述语,即信写毕之后又要补充说明的话语。补述语一般用“又及:”、“又启:”加以提示。补述语不宜过长。

    Sxfw013传统信札附带问候用语

    应用对象


    常 用 语

    请受信人代

    为问候长辈


    令尊(堂)大人前,乞请叱名请安。

    某伯(叔)处,烦叱名问候。

    请受信人代

    为问候平辈


    某兄处,祈代致候。

    某友处,祈代致候。

    附带问候

    受信人的晚辈


    顺候 令媛近佳。

    顺问 令孙康壮。

    代长辈附带问候


    家严(慈)嘱笔问候。

    某伯处嘱笔问候。

    代平辈附带问候


    某兄(弟姊妹)嘱笔问候。

    某兄附笔道候。

    代晚辈附带问候


    小儿(女)侍叩。

    小孙随叩。

     

     

     

     

     

    三、笺文写作的注意事项

    (—)避免俗话套话

      态度端正,立意诚恳,述实在之事,多肺腑之言,少虚饰,勿卖弄。

      (二)措辞得体

      准确把握双方之间的关系,恰当地运用称谓及各种礼貌语言,语气要合乎身分,语言风格要适应对象特点。

      (三)注意书写形式

    抬头是在行文中对言及的人、事、物表示尊敬的一种书写形式。常用的抬头形式有两种,即平抬与挪抬。

    平抬,即在行文过程中,遇有须表示尊敬的词语抬至与各行开头齐平的位置另行接写。但行文中平抬过多,往往造成笺文形式上的零乱感,所以人们又创造了挪抬的形式。

    挪抬,即将要表示尊敬的词语,在原行中与上文空一格写。

      在行文中,对抬头的处理应酌情而定,其使用原则有二:一是看有无必要,二是照顾笺文的整齐美观。一般说来抬头不宜过多,要避免一行中有两次以上的挪抬;平抬更应尽力减少,平抬过多,没有几行写到底,笺文显得头重脚轻,令人觉得虚浮。

    侧书,是用来表示谦逊的一种书写形式,在书信行文中,凡写到自称或与自称有关的事物时,想表示提及这些内容时的谦逊态度,则将有关这些内容的词语做侧书处理。侧书即不正书,以表不敢居正之意,竖行的侧书写在行中右侧,字略小于上下文字;横行的侧书写在行间的上侧,字略小于前后文字。

    侧书的几点注意事项:

      (1)首侧余不侧。

    (2)生侧死不侧。我国有“亡者为大”的礼俗,按身分地位位应该侧书的人,如果已经死亡,则不再侧书;

    (3)人名不分落两行。

    现代书信已经不大注重这些,诸君自斟。

    第三节 书信封文的写作

      所谓封文,即写在信封上的文字。

      封文的项目如下:

      (1)受信人的地址(包括住址或服务机关、学校、厂、店等及其邮政编码)。

      (2)受信人的姓名。

      (3)发信人的地址、姓名。

      如果托人带信,还要在信封上书写托带语和拜托词。

      

    一、信封款式的选用及写作

      我国目前通用的信封有两种款式:一种是竖式(又称“中式”),另一种是横式(又称“西式”)。

      竖式信封封文内容分为左、中、右三路,右路写受信人地址,中路写受信人姓名,左路写发信人的地址、姓名。

      竖式信封的使用日渐减少,这一方面是邮局普遍采用计算机分检,另一方面也因为同国外习惯不同,因此如果要选用竖式信封,需考虑投寄及受信人的文化背景,不必泥古。

      横式信封封文内容分上中下三路横书,上路写受信人的地址,中路写受信人的姓名,下路写发信人的地址、姓名。贴邮票的位置,一般在右上角。

      寄往国外的书信封文写作除须用寄往国家的文字书写(有的也可用英文书写)外,还有格式的明显区别,国外一般的规则是:封文左上方依次写发信人的姓名、地址(包括邮政编码)、国名(这三项内容也可写在背面封口上)右下方依次写受信人的姓名、地址(包括邮政编码)、国名;右上角贴邮票。

    二、封文写作中的礼貌语言

    封文写作中还有一些文饰成分,这就是礼貌语言。

    一般来讲,封文中的礼貌语言在邮寄书信和托人带交的书信之间有明显不同。

      (—)邮寄书信封文中的礼貌语词

      邮寄书信是将笺文封好投寄邮局进行传递的,因此,封文中的礼貌语言还涉及邮递员与受信人的关系。邮寄书信封文中的礼貌语词有三部分:一是对受信人的称呼,二是启封辞,三是缄封辞。下面分别谈谈三者的写作注意事项。

    1. 对受信人的称呼

    许多人习惯在受信人的名字之后加上私人关系称谓,如“某某某 父亲收”、“某某某 爱妻收”,这是错误的用法。

    封文中受信人姓名下的称呼不同于笺文中的称谓,它不是发信人对受信人的称呼,而是邮递员(送信人)对受信人的称呼。称呼的选用依受信人的社会职位而定,一般来讲,对无职衔的高龄尊长称 “老先生”、“女士”,对有职衔者,可称职衔,也可称“老先生”或“先生”,对女性则称“女士”;对普通长辈及平辈,有职衔者可称职衔,也可称“同志”、 “先生”、“女士”;对晚辈一般不称职衔,而称“先生”、“女士”。

      2.启封辞

      启封辞是请受信人拆封的礼貌语词,它表示发信人对受信人的感情和态度,所以,在郑重严肃的书信中,应该精心选择运用。一般说来,对高龄尊长用“安启”、“福启”;对普通长辈用“钧启”、“赐启”、“道启”等;对平辈,则可依照受信人职业、性别等等不同,在“启”字之前加适当的修饰词,如对军人用“勋启”,对教师用“文启”,对女士用“芳启”等等;对晚辈一般用“启”或“收启”就可以了;对居丧者则须用“礼启”。

      启封辞在比较简单、随便的书信中可省略,也可以简化为“启”,只不过简化、省略后就显得毫无感情色彩了。

      3.缄封辞

      缄,也即封闭之意。缄封辞表现发信人封信时的感情和态度,给长辈写信宜用“谨缄”;对平辈用“缄”即可;对晚辈一般用“手缄”。

      在一般不需要感情色彩的书信中,只用一个“缄”字即可。

      对不封口的书信(如明信片、信简、贺年片、柬帖以及托人带交的便信便条等),封文中不写“启”、“缄”,因为不存在拆封和封闭的问题。

      (二)托人带交的书信封文中的礼貌语言

      托人带交受信人的书信,其封文的内容与结构形式同邮寄书信有些不同。托人带交书信有两种情况:一是带信人知道受信人的地址和姓名,二是带信人不知道受信人的地址和姓名,两种情况下的封文写作大不相同。

      第一种情况,带信人是熟人,知道受信人的地址和姓名,封文中就没有必要再写受信人的地址了,至于受信人的姓名,则可视带信人与受信人的熟悉程度而决定姓名全写,还是只写名字与称呼。发信人的地址、姓名,也没必要写在封文中,因为托熟人带信一般是考虑比邮寄方便、稳妥、迅速而为,不用防备信送不到受信人手中再退还发信人的情况发生。在这种情况下,书信封文的内容有下列几项就可以了:附件语、托带语、受信人姓名和称呼,收件辞、发信人署名及拜托辞、发信时间。

      1.附件语

      附件,是指托人带交书信的附件,也就是说,除托人带交的书信之外,附带有其他物品。如有,须附以简明的语言说明随信托带物品的名称及数量,以便受信人如数查收,如果没有随信托带物品,自然也就无附件语了。

      2.托带语

      托带语是发信人对带信人表示拜托之意的语言。托带语中反映的人际关系有三层:一层是发信人与带信人的关系,另一层是受信人与带信人的关系,再一层是发信人与受信人的关系。托带语的写作应依上述三者的关系不同而选用不同的词语。

      托带语一般分为两段,前段是发信人向带信人表示拜托之意如“敬请”、“敬烦”,这两个词语中都有“敬”字,反映着带信人是发信人的长辈,或者是需客气的平辈,如果对晚辈,就不能用 “敬”字了。托带语的后段是发信人嘱托带信人对受信人要做的举动,它反映着带信人与受信人的关系,如“面呈”、“吉便带交”。这两个词语中的核心成分是 “呈”和“交”,其他词语是核心的修饰成分。一般用法,受信人是带信人的长辈时用“呈”,平辈则用“交”;如果带信人是受信人的长辈,则用“饬送”、“掷交”。至于“呈”和“交”的前面用何种修饰,根据需要而定,如“面呈”、“面交”、“掷交”等。

      受信人姓名的写作,与邮寄书信的封文有些不同;称呼则不同于邮寄书信。如果带信人是熟人,受信人的姓名不必写姓,甚至姓名都不写,直写称呼,如“家父大人”、“家兄收”、“舍妹收”、“小女收”等等。当然,如果带信人不是熟人,就应在写托带语的同时,将受信人的地址、姓名写详细。

      这里重申一遍,托人带交的书信封文中受信人姓名下的称呼,是发信人对带信人说的,不是直对受信人的称呼,近似第二节称谓表中的“对他人自称”。因此,选用称呼时,要特别注意发信人与带信人的关系。

      4.收件辞

      收件辞与邮寄书信封文中的启封辞书写位置相同,意义相似。如“台收”,“检收”。收件辞的核心成分是“收”,所以用“收”而不用“启”,是因为托人带交的书信一般不封口,对封口的信则应选用启封辞。

      收件辞的书写规则是:如果托带信之外有附件,收件辞应写“检收”、“查收”;如果没有附件,则在“收”字前适当运用礼貌语加以修饰,对长辈用“赐收”,对平辈用“台收”等,对晚辈用“收”即可。

      5.发信人自署与拜托辞

      发信人的自署与拜托辞是发信人对带信人说的,须依二者的具体关系加以选用。一般来说,姓名全署显得比较疏远、比较客气;仅署名字显得比较亲密。拜托辞主要依尊卑长幼关系变化,如果带信人为长辈,用“敬托”为宜;如果是平辈,则宜用“拜托”,如果是晚辈,则用“托”即可。

      7.发信时间

      托人带交的书信不通过邮局,所以无邮戳表明传递的起止日开始传递的时间。发信时间一股字体略小于自署与拜托辞的字,写月日即可。

    三、书信类个人公文

    随着社会的发展,人与社会的关系也在进行重新建构,书信的运用除传统用法,即公函私函之外,一个新的发展动向便是原先私函类中因为个人需要而向政府机构、企事业单位、知名学者等所发的事务性的信件,这一类信件的使用量逐渐增多,值得注意。我们将其称为个人公文。

    这一类信件同传统信件中的私信有很大不同,它不是亲友之间的通信,与受信人很可能不认识,通信的目的不是告之性而是事务性的;它同事务性公函也不同,公函是机构之间的通信(详见行政类),个人公文的发信人与公函主体不一样。同时,在某一类公函中,有时也不以公函名誉发信,而往往以私人名誉进行联系和勾通,待取得一致之后,才进入公文运行程序。如某公司有可能同另一公司进行某种合作,但两家公司在此之前从未打过交道,彼此也互不认识,在这种情况下,如果直接与公司名誉进行联系,往往会显得唐突和冒昧,在没有更好的联系办法的情况之下,先以公司经理的名誉向对方经理进行联系,再决定下一步的取舍,是比较恰当的选择。

    就个人而言,假如他的专业知识对某公司的某种产品可以拿出切实可行的技术升级方案,这也存在一个如何取得联系、如何进行勾通接洽的过程,这时候所运用的,就是事务性的信件。

    个人公文的写作与传统信件和公函的写作有密切的关系,但不同之处也是明显的。其结构与书信结构一样:

     















    一、称谓

    二、提称语

    三、启事敬语

    四、开头寒暄语






    五、正文






    六、结尾应酬和敬语

    七、问候祝颂

    八、自称、署名、礼告敬辞、时间(也可加写信地点)

    九、附候与补述

     

     

    1. 称谓

    这有两种情况,一种同受信人素不相识,也不知道对方的文化背景,这时称呼应该是姓名之后加先生(或女士);另一种情况,虽然不认识对方,但通过报刊等传媒已经了解到了对方的文化背景,如一些知名人士,这时称呼便可以有所变化,如某某老师、教授、经理、部长等。

    2. 提称语

    因为是第一次联系,这一部份建议采用现代书信的简捷格式,不必过多劳神。当然也可以斟情使用。

    3. 启事敬语

    直截了当用“您好”即可。

    4. 开头应酬语

    这一部份很重要,这是给人的第一印象,但也容易形成呆板的模式,因此应该力求简捷,不必拖泥带水,一般自我介绍一下(不必详细,如果需要,可将自我介绍作为附件),并表达冒然打扰的歉意,如“素不相识,冒然打扰,请见谅”之类,再简单得体地说一说仰慕原由,然后立刻转入正文。

    5. 正文

    因为是首次联系,在此应对此次联系的目的有一个简单明了的总介,最好是一两句话概括说明一下,切忌绕山绕水,让人生厌。然后才可以比较系统地谈一下自己的初步设想,但不必在此把整个方案罗例出来,具体方案应作为附件另附,因为对方有可能将你的方案交由有关部们研究,如果不另附,就只好连同你的信件一起供众人传阅,这可能会很不方便。

    6. 结尾应酬语和结尾敬语

    如同普通书信一样,应说上一两句客气话,然后用“敬候 回音”之类收束。

    7. 问候祝颂语

    在次可用一些笼而统之的祝颂语,如“顺颂商祺”、“顺致教安”等类。

    8. 自称、署名、礼告敬辞及时间

    自称在次可以省略,直接署上姓名时间及可。

    9. 补述语

    此处与书信不同,不必加附候语,而补述的内容也比较固定,在左侧顶行写清楚自已的通讯志址、住址、工作单位、邮编、电话及可。也可以在此注明附件件数和名称。

    Sxfw014个人公文

    ×××先生:

    您好!

    我是昆明飞熊多媒体有限责任公司的经理飞熊,素未生平,冒然打扰,唐突了,请见谅。 目前我们正在进行编辑的《中国办公室》已经进入尾声,此次联系,为的是想向您请教一下,同时看能否有机会同贵公司的《中国计算机操作平台》进行某种您认为适当的合作。 先生和《中国计算机操作平台》被视为中华民族软件产业的旗帜,一直深受国人的敬重。我是学中文出身的,十多来年的文稿生活,一直以《中国计算机操作平台》为伴,现在回想起那些寂静的夜晚,《中国计算机操作平台》优美的界面透过冷冰冰的计算机,让我感觉到了许多独处时光的惬意。

    目前《中国计算机操作平台》正受到来自WORD和盗版的极大压力,此事颇令国人关注,相信在强烈对抗中的《中国计算机操作平台》能够有惊人之举,早日摆脱不利局面,进入市场的良性循环状态。

    我的公司年成立一年多点,规模很小,主要定位在电子出版上,也作了一些初步尝试,深感创业艰辛,盗版可怕。我曾在《计算机报》看到刊载您的观点:对中国软件而言,最大的支持就是各级政府、国有企业事业单位和国人使用正版软件。

    当时《中国办公室》的编辑工作已进行到尾声,就有了同先生联系并请教的想法。

    WORD和《中国计算机操作平台》等软件都提供了一些办公室文档模块,但存在着很大的专业化问题(详情请参阅附件),首先是政府公文不符合规定,其次是类别相差甚远,再次是使用不方便。当初之所以确定这个选题,起因还是由于传统出版,在图书出版中,一本不起眼的应用文往往卖得不错,联系起公司的背景,心想如果搞一个专业化的党政、企事业单位办公室行政和管理、个人应用文方面的光盘,我想结局不会太差,因此就动手了。编辑工作可在9月份全部结束,表格、模板有四百种左右,文字二百万。

    在编辑上,将根据分类标准建立一个全面、丰富、实用的办公室资料库,以供查询和学习。这是一次对中国古今公文的大整理,想必会有很大的实用性。

    同先生的观点一样,我们也认为国家党政部门、企事业单位和国人应该是正版软件的重要使用市场,既然如此,开发直接针对这些部门的软件当是首要之事。我一直认为财务软件在选题方面很成功,很少有人愿意在这方面冒使用盗版的风险——大部份人对盗版软件还是心存疑虑,俗话说不怕一万,就怕万一,而真正使用盗版甚至以此牟利的,恰恰就是懂技术的人员,他们能不加思索地告诉你什么版本的盗版软件最可靠。

    沿着财务软件的思路,全国各地正在进行税务软件的开发,这方面看来国税软件有可能统一,地税软件恐怕只能是诸候割据了。我一直很奇怪,为什么没有人注意到咱们国家汗牛充栋的古代公文(诏、令、旨、奏、章、表等等),直到今天的现代公文(报告、请示、命令、指令、批示、批复、公报、公告、布告、决定、决议、通知、通报、函、简报、章程、条例、规定、办法、细则、调查报告、计划、措施、制度、议案、会议纪录、会议纪要、总结等等),从唐宋以降,直到今天,下情上达、上情下达,都是以此为枢纽的。

    更为有利的是,目前党政机构、企事业单位普遍实现办公自动化,许多重要部门如办公厅已经一人一部电脑,这是一个非常巨大的市场。

    《中国办公室》软件在选题论证之初我心里就一直有着盗版的阴影,同清华大学的几个朋友仔细商量过多次,所能想到的招数就是采取低价位并同硬件捆绑销售。但我不甘如此。

    我曾经对WORD和《中国计算机操作平台》中的办公模块进行过很仔细的研究,我一直试图了解程式员在设计之初的思路,我最后得出的结论是他们太随意了。

    请原谅我的坦率,我既然写这封信,那是下决心寻求合作了,冒昧之处,请多多包涵。

    《中国计算机操作平台》曾经一度独霸天下,成为文稿处理的首选,直到今天都还拥有非常可观的机关占有率,而《中国办室》的首选对象就是党政部门,就我而言,合作是上策。这已经不是“稳妥”,而是借船出海了。同时我也认为这是《中国计算机操作平台》重新占领主要市场的方法之一。

    我学文而涉足一个高科技行业,家人都很为我担心。但我却另有看法:大多数软件,包括WORD和《中国计算机操作平台》都是为一般人服务的,这些人90%都不是技术人员。只要能够设身处地,我想应该有一个好的结局。

    技术发展到今天的地步,软件开发确实应该延伸一步,为用户(一般用户和特定用户)设身处地想一下了。从实用角度而言,售后服务很容易不着边际,并不是每个人随时都需要售后服务,与客户接触最多的不应该是销售和维护人员,事实上也不是,而是企业风度,策划的主导思想。

    还记得改革开放不久,中国产品在海外屡屡惨败的事,那并非质量问题——质量很好,而是包装问题。此后终于引发了一个崭新的边缘性行业的兴起:装璜。

    我现在想说的“包装”并非仅仅指的是外表,甚至不是外表。

    微软到今天有如此巨大的市场份额,真是技术超人一等吗?相信业内人士另有独见。但我认为,它的“包装”工夫绝对一流。直到今天,还有相当大一部分人在拱猪、接龙、挖地雷。大部分非计算机专业的人员对电脑依旧陌生,但当他们发现如此高技术的东西竟然可以用来玩如此简单而有趣的游戏,始而惊喜,继而亲切,然后乐此不疲。

    微软的噱头确实不少。

    当软件高手在面对挖地雷游戏嘿嘿嘿傻笑的时候,很少有谁想到过,这才是微软的真功夫:它亲切、友善、随和,当然技术也过得去。

    前几天一位朋友给我的便携机安装了WIN98,当他将界面打开,把他配置好的狮子界面指给我看,并在一连串叽哩呱啦的背景声音之后哈哈大笑:“你听听,这是什么声音?!”他满脸是一副好玩、惊羡甚至得意的样子。这朋友是一位软件好手,曾参加过我省几个大的软件工程,后来在一家公司打工,成绩斐然。我看着他纯真而惊奇万分的面孔,我知道比尔·盖茨为什么成功了。

    功夫在诗外。

    一分轻松、一丝喜悦、一缕会心的微笑,偶尔少女般的幻想或者顽童般的恶作剧,美国式风度,再加上过得去的技术支持,这就是比尔·盖茨和他的微软。

    这几年出现了许多使人心念一动的事情。记得当我第一次看到“轿车美容厅”时,不禁大为愕然,继而一笑:洗车店变成美容厅,也不见得有什么高明。但当我知道它的服务远不止洗洗车打打蜡而是有更丰富的内容时,我倒确实琢磨了一下。也许取名“轿车美容厅”太过哗众取宠了一些,没有比尔·盖茨那么友善和得体。当轿车还是中国人一个遥远的梦时,为轿车进行“美容”更是令人匪夷所思的事情。正因为如此,也许我们也从没有考虑过为软件,具体说为《中国计算机操作平台》“美容”?

    微软的成功真是技术的成功?我是外行,但我就明显感觉到《中国计算机操作平台》的文件存起速度远远高于WORD。其实从使用者角度而言,《中国计算机操作平台》和WORD都各有优势与不足,鹿死谁手,大可一搏。

    “ 包装”也好,“美容”也罢,这都有些词不达意,也许用“软件的文化背景”能更为接近一些。微软除了在美国一贯的天马行空之外,在中国也一直进行着“本地化”,我想所谓的“本地化”应该不仅仅只是英译汉,恐怕还应该有一些“本地”的习惯、习俗、文化。国产软件是国人自己开发的,但能否说国产软件天生就具有 “本地化”特征?

    技术是中性的,看它附着在什么东西上,或者说,看它能让什么东西附着上来。这就如同电视机是中性的,电视台却千差万别,电视节目更是五花八门,千奇百怪。

    软件就是计算机的“电视节目”,软件是技术,但如果只是技术,那就有所局限了。正如同电视节目不是电视机,更不是摄影机,如果非要将电视节目弄成电视机或摄影机,那大家只好微软了。

    这是其一。其二,“软件节目”毕竟不是电视节目,但只要承认它是“节目”,剩下的问题就好办。

    作为纯技术的计算机已经涉及各行各业,一方面,计算机技术的发展势必要接触人类文化,另一方面,作为现代社会的个体,也无可迥避现代技术,特别是计算机技术,就如同电视机的普及首先是因为技术的突破,其次是因为电视节目的日愈丰富,技术同文化的日渐结合为这两个不同的产业带来了革命性的变化和发展,并因此改变了人类娱乐和休息的方式。今天的计算机技术正在迅速走向这条发展之路,并且因为计算机技术的无限可能性,这种发展的前景几乎是不可穷尽的,必将深刻地改变人类的生存状态。

    说到“接触”,正巧前几天我装修房子,一位医生朋友告诉我用草酸清洗地板,他说:“草酸稀释溶液均匀撒在地板上,不要忙着清洗,让它们彻底接触透。”

    当时一听我笑了。现在不禁想到,技术如何同文化“接触透”?或者说,文化如何同技术“接触透”?不接触恐怕不行,关键是怎么“透”。

    ×(姓)先生,以上零零散散的想法是我的一些体会,请您指正。如果您对我的提议有兴趣,具体合作方式,请直言不讳。敬请回复,谢谢。

    顺颂商祺!

     

    飞熊 启上

    1998年10月9日于昆明

    通讯地址:×××××××××

    家庭住址:×××××××××

    邮政编码:××××××

    电 话:×××××××××

    附件:

    1. 自我介绍

    2. 选题策划

     

    附件1:

    自我介绍:

    姓名、性别、年龄、简历等情况。

     

    附件2:

    《中国办公室》选题规划

     

    中国公文历史悠久,运用广泛,在日常生活和工作中有相当重要的作用,但因为时代以及受众的不同,使得中国运用文一直未能形成完整的学科,显得比较零散。同时,国门打开之后,由于中国公文自成体系,同国际贯例有巨大的差距,也给交流带来一定障碍。

    有识之士已经意识到这个问题,如 WORD和《中国计算机操作平台》等软件都提供了一些办公室文档模块,但存在着很大的专业化问题,首先是政府公文不符合规定,其次是类别相差甚远,再次是使用不方便。

    此次编辑以整理并形成计算机分类方式的文件为主,兼顾资料性和参考性。这将是一次对中国古今公文的大整理,必将取到有益的作用。

    由于中国运用文一方面异常重要,另一方面也非常庞杂繁复,既要考虑到历史文献的价值及翻译工作,更要考虑到今天的实用性,给编揖工作带来很大困难,下一步计划在1999年底,在现有编揖基础上,进一步完善运用文理论和体例,真正成为中国办公室的资料库、参谋者。

    一、编辑原则

    (一)文稿编辑分类:

    正文类:

    1、政府公文类;

    2、企事业公文类;

    3、个人信函类。

    附录类:

    根据分类标准建立一个全面、丰富、实用的办公室资料库,以供查询和学习。

    (二)方式:按计算机分类方式准备材料

    按概论、分论、范文、表格、模块准备,便于系统集成。

    二、内容规划

    (一)行政及企事业公文

    (1)公文类:

    报告

    请示 命令 指令 批示 批复 公报 公告 布告 决定

    决议

    通知

    通报



    简报

    章程

    条例

    规定

    办法

    细则

    调查报告

    计划

    措施

    制度

    议案

    会议记录

    会议记要
    总结

  • 红豆泥

    红豆泥 (素心钧行,白贲无咎,一笑而过。) 2011-03-17 16:45:24

    中文书信内容的结构,主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

    1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称,主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、

    尊卑关系、长幼关系等而定,一般都用“敬语+称谓”的形式组成。如:“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如:“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。



    2、启词 启词是信文的起首语,可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”;

    思怀式的“久不通信,甚为怀想”、“去国半载,谅诸事顺遂”等;赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等;承前式的“上周曾发一传真件,今仍具函,为×× 事”,“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象,不论内容,一律以“您好”为书信之启词,实在极不恰当。此外,公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”;“顷闻、顷悉、顷获”;“欣闻、欣悉、欣逢、值此”,以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语,以提领全文。



    3、正文 正文是书信的主体,是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁,并注意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不可显侮蔑轻慢之意。



    4、酬应过渡 正文结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信,经过此次合作,双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡,如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”,或“肃此专呈、肃此奉达”,也有 “特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”,以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。



    5、祝颂词 书信的最后,写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同,

    书信内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样。一般说来,有“即颂时绥、敬颂台安、此致敬礼、谨祝万事如意、诚祝生意兴隆”等等,有时,因过渡词含有明显的祝颂义,也可省去祝颂词。



    6、签署 书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如“老王、小

    王、小李、张主任、赵经理”等,而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天,许多书信都以计算机制成,但即使已打印了姓名,仍应再以手书签署一遍,这既表信用,亦示诚意。对某些特殊对象,署名后应有具名语,如“谨上、谨呈、敬述”等,以表示对受件者的尊重。



    7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不可缺了这一项。日期必

    须准确,表现出写信人的负责态度,而万一记错日期,也许会因此而误事。

  • 红豆泥

    红豆泥 (素心钧行,白贲无咎,一笑而过。) 2011-03-18 10:09:49

    (商业信函用语)正文部分

    中间段落 叙述信函的主题。必要时可以分成数段展开议论。
    ●叙述事情
    我们被告知……
    We are told that...
    我们从青木先生那儿了解到……
    We understand from Mr. Aoki that...
    我们察觉到……
    We observed that...
    We found out that...
    We discovered that...
    我们希望提醒贵方注意……
    We would like to call your attention to... *用于必须说出很严重的事情时。
    我们想利用这次的机会就……事提醒您。
    May we take this occasion to remind you that... *有礼貌但语气严厉。用于欠款到期不还等情况时。
    May we take this opportunity to remind you that...

    ●转达希望
    我们希望您能……
    We hope that you will...
    我们希望收到……
    We hope to receive...
    我对……很感兴趣。
    We are interested in... *适用于索取资料时。
    我们渴望知道……
    We would be interested to learn...
    如果您能告诉我们……,我们将不胜感激。
    We would appreciate it if you will let us know...
    We would appreciate it if you would let us know...
    We shall appreciate it if you would let us know...
    我们能麻烦您将……寄给我们吗?
    May we ask you to send us...?

    ●致谢
    非常感谢您为我们提供的一切。
    We thank you for your offer.
    您……,我们不胜感激。
    I appreciate very much that you...
    对贵方的大力合作我们万分感激。
    We appreciate your cooperation and... *cooperation “合作”。
    We thank you for your cooperation and...

    ●感到遗憾
    得知……,我们感到很遗憾。
    It is regretful to learn of...
    我们抱歉地通知您……
    We are sorry to inform you that...
    为……,我们深表遗憾。
    We are very sorry that...
    我们遗憾地通知您……
    We regret to inform you that... *We are sorry...带有说话人犯有过失的语气。而用We regret和regret则不清楚过错是在哪一方。
    It is regretted that...

    ●表示歉意
    就……,我们表示歉意。
    We apologize for...
    We deeply apologize for... *更加强调。
    We sincerely apologize for... *更加强调。
    我们对……感到非常抱歉。
    We are very sorry for... *比We apologize for...的语气要婉转的道歉方式。

    ●抱怨
    怨言对对方来讲绝对不是一件使人愉快的事情,所以在表达方式上有必要下一番工夫。
    我们不得不遗憾地通知您……
    We are sorry to inform you that...
    我们不得不很遗憾地提醒您……
    We very much regret to have to remind you of...
    我们请求您对……给予注意。
    We invite your attention to... *用于引起别人注意时。attention “注意”。
    We would like to call your attention to... *比较礼貌的说法。
    我们想提醒您注意……
    May we remind you that...?
    May we take this occasion to remind you that...? *语气较委婉,“借此机会我想就一问题提醒您的注意”。
    我们想指出……
    We wish to point out that... *wish to... 虽然缓和了“我认为……”的语气,但是说法仍然比较直接。point out “指出”。

    ●祝贺
    我们非常高兴地获悉……
    We are delighted to learn that... *用于私人的或和对方很熟的情况下。delight “非常高兴”。
    衷心地祝贺你……
    Congratulations on your...
    We would like to offer our congratulations on your...

    ●吊唁
    刚刚惊悉××不幸逝世,我们深感悲痛。
    We have just learned with profound sorrow of the passing away of... *profound “发自内心的”,sorrow 表示“悲痛”。
    对××的不幸逝世我们深感痛惜。
    We wish to express our deep regret over the passing of... *death 也可以代替passing, 但是death说法太直接,最好避开。
    请接受我们诚挚的哀悼。
    Please accept my sincerest condolences.

    ●同意
    我们同意你们关于……的意见。
    We agree with you on...
    We agree with you on the following issues... (我们同意以下几点。)
    我们完全同意您信上所提出的所有问题。
    We are in full agreement with the points raised in your letter. *raise 表示“提出质问、异议”。
    We are in complete agreement with the points outlined in your letter.
    我们非常高兴能有机会……
    We are very pleased to have the opportunity to...
    We are very pleased to be in a position to... *较绕圈子的说法。
    我们非常高兴地……
    We will be delighted to...
    We will be delighted to meet with you on June 4, 1998. (我们非常高兴地期待着能在1998年6月4日见到您。)

    ●陈述自己的见解
    我们认为……
    We think that...
    We believe that... (我们相信……)
    We understand that... (我们理解……)
    我们强烈地感到……
    We feel strongly that...
    We feel strongly that our products are the best. (我们强烈地感到我们的产品是最好的。)
    我们所理解的是……
    It is our understanding that...
    We understand that...
    我们对……完全没有异议。
    We do not anticipate any objections to...
    We do not anticipate any objections to your proposal. (我们对贵社的提议没有任何异议。)
    我们找不到任何理由……
    We can see no reason why... *直译是“我们不明白为什么必须……的理由。”Why以下是说话人认为不太合适的事情。“我们一向不认为……”、“我们对不那样做没有异议”、以这种煞有介事的语气使对方感激。

    ●反驳对方
    我们不清楚您到底是怎么想的。
    It is not (quite) clear to us what you had in mind.
    It is not clear to us what you meant.
    It is not clear to us what you intended.
    使我们担心的一点是……
    The one point that concerned us (a little) was... *concern “担心,在意”。
    The one point that troubled us was...
    我们对……感到担心和挂念。
    We have become concerned with regards to...
    We have become concerned with regards to the shipment schedule. (我们对装船的日程感到担心和挂念。)

    ●中立的答复
    我们正在……过程中。
    We are (now) in the process of... *in the process “正在……,……正在进行中”。
    We are in the process of reviewing your suggestion. (我们正在重新研究贵社所提出的方案。)
    我们非常重视……
    We value ... highly.
    We value your suggestion highly. (我们非常重视贵社所提出的建议。)
    我们非常感谢您提出的这件事。
    We thank you for raising the issue. *内容可能是好,也可能是坏。
    您的建议将由……进行讨论。
    Your suggestions are being followed up by...
    Your suggestions are being followed up by our committee. (您的建议将在我们委员会进行讨论。
    Your suggestions are being reviewed by...

    ●否定的回答
    我们希望您能理解我们这次行动的理由。
    We hope you will understand our reason for this action. *表达不利于对方的事情时,重要的是在表达方式上下工夫。
    我们很难接受……
    It would be difficult for us to accept... *还有商量余地的情况下。
    It would be difficult for us to accept the revision to our shipping schedule. (就我们的装船日程来说,再作修改会是很困难的。)
    非常遗憾,我们不能……
    We regret that we are unable to... *已没有商量的余地。
    We regret that we are unable to alter our pricing schedule. (很遗憾,我们不能更改价目表。)
    除……之外,没有选择的余地。
    We have no alternative but to... *用于最后阶段的信函中。alternative 是指“替代的手段、方法”。
    因此,我们采取的立场是……
    Consequently we are in the position to... *后接否定性的内容。consequently 表示“最终结果地”。

    ●我方的行为和说明
    我非常高兴地向您推荐……
    We are pleased to recommend...to you.
    我们与……有非常亲密的关系。
    We work closely together with...
    我们已经得知……
    We are also told that...
    修改后规定……
    The amendment provides that... *amendment “改正”。
    The amendment provides that you can no longer ship after the tenth of each month. (更改后的规定是每月10号以后不能装船。)
    以下的条件表明……
    The following conditions show that... *用于否定的内容时。
    The following conditions show that each shipment must arrive before noon. (以下的条件表明各种货物必须在正午以前送到。)
    这种变更意味着将会推迟……
    The effect of this change will be to delay...

    ●表明谢意和希望
    我们非常感谢本次交易和……
    We appreciate your business and...
    We appreciate your patronage and...
    ……还有对贵方的友好表示感谢。
    ..., and wish to thank you for your kindness.
    我们非常感谢你们提供的意见。
    We would appreciate receiving your comments.
    We would appreciate it if you could send us your comments.
    我们非常欢迎你们提出宝贵意见。
    We shall be interested in receiving your comments.
    We shall be interested in hearing your comments.

    ●显示热情和诚意
    我们确信……
    We are confident that... *confident “确信的”。
    我们就……的可能性表示极大的热忱。
    We are enthusiastic over the possibilities of... *enthusiastic “热心的,狂热的”。
    我们非常欢迎此事有所发展。
    We welcome this development very much. *development “(形势等)进展,发展”。
    我们将继续做我们所能做的一切。
    We will continue to do all we can to...
    We will continue to do all we can to develop a stronger working relationship between our companies. (为了使我们两家公司的商务关系更加紧密,我们将做出我们所能做的一切。)
    我们将竭尽全力地……
    We will do our utmost to... utmost “最大限度”。
    We will do our utmost to develop new markets. (为开发新市场我们将竭尽全力。)
    为了扩大……,我们将付出最大的努力。
    We shall do whatever we can to extend...
    We shall do whatever we can to extend our service. (为了扩大服务,我们将付出最大的努力。)
    我们将一直地努力提供给您我们最优惠价格。
    We will always endeavor to offer you our most favorable rates. *endeavor “认真地努力”。
    就……一事,请您尽管放心。
    You may rest assured that... *rest assured 为短语,“放心”。
    You may rest assured that your shipment will arrive on time. (贵公司的货物将按时到达,请放心。)
    You may be certain that...

    ●通知、希望得到通知
    我们希望就此事今后经常保持联系。
    We wish to keep you fully informed on this matter.
    We wish to keep you fully posted on this matter.
    在本项目实行之际,烦请通知我们一声。
    Kindly inform us when this is put into effect. *put into effect “实施,实行”。
    Kindly notify us when this is put into effect.
    Please let us know when this is put into effect.

    ●对否定性回答的补充
    我们相信您能够理解我们的立场。
    We feel certain you will understand our position in this matter.
    尽管如此,我们将做我们所能做的一切……
    Nevertheless, we will do everything we can to... *nevertheless “然而,尽管如此”。
    对于……,就我们来说,没有异议。
    There is no objection, as far as we are concerned, in...
    There is no objection, as far as we are concerned, in raising the prices. (就提高价格一事,我们完全没有异议。)
    为作为今后的参考,我们已将此事存入了我们的文档。
    These have been placed into our files for future reference. *for future reference 表示“为了作为今后的参考”。

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